As organizações podem mudar de sistemas de voz tradicionais locais para suítes de colaboração integradas que aumentam a produtividade com um planejamento cuidadoso.
Muitas empresas mudaram de sistemas de telefonia PBX (ou central privada) para sistemas VoIP (voz sobre IP) há cerca de uma década. Algumas organizações mudaram para suítes de colaboração em nuvem, que incluem voz, vídeo e chat persistente. Isso permite um gerenciamento simplificado e mais recursos.
Muitas empresas ainda usam seus sistemas existentes. Esses líderes sabem que, eventualmente, precisarão de um pacote de colaboração em nuvem. Eles devem pensar cuidadosamente sobre quando, por que e como farão essa mudança para maximizar o valor de seus sistemas atuais e soluções futuras.
Quando planejar o melhor momento para a migração de colaboração
Nunca é cedo demais para planejar uma grande migração de TI. Os líderes relutarão em abandonar os sistemas existentes se tiverem acabado de investir em novos aparelhos ou outros equipamentos para oferecer suporte aos sistemas VoIP.
Um ciclo de atualização é uma excelente oportunidade para começar a remover sistemas legados e mudar para uma plataforma de colaboração em nuvem. Em vez de gastar US $ 50.000 em uma atualização, uma organização poderia planejar obter o melhor do sistema existente e então migrar para a próxima geração.
Por quê? Identifique as metas que impulsionam sua estratégia de adoção
Como acontece com qualquer grande mudança de TI, as soluções de colaboração em nuvem devem ser orientadas por resultados de negócios. A natureza unificada e a facilidade de uso das suítes de colaboração são um dos principais motivadores para sua adoção. Oferecer suporte a diferentes soluções de colaboração pode fazer com que o suporte de TI se torne opressor e prejudique a experiência do usuário. Os pacotes de colaboração em nuvem têm uma grande vantagem: eles podem ser acessados de qualquer lugar. Isso os torna ideais para trabalhadores remotos e móveis.
Organizações que usam ferramentas de colaboração em nuvem para gerenciar sua infraestrutura obsoleta são outro grande motivador. As empresas que adotam ferramentas de colaboração em nuvem podem reduzir o espaço ocupado por seus data centers e realocar a equipe de TI em outros projetos, em vez de dar suporte a hardware antigo.
A mudança para a colaboração em nuvem também permite que as organizações mudem de um modelo de financiamento de despesas de capital para adotar um modelo de despesas operacionais. Isso torna os custos mais previsíveis e gerenciáveis.
Acompanhe o progresso da sua migração
Uma fase de descoberta e design é uma parte fundamental da migração para a colaboração na nuvem. Isso envolve organizações documentando não apenas sua infraestrutura atual, mas também seus fluxos de trabalho e necessidades mais críticos. Por exemplo, líderes de TI e de negócios podem decidir adotar novos recursos, como gravação de chamadas ou suporte de bate-papo em organizações que oferecem suporte a contact centers.
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As empresas também devem abraçar um esforço vigoroso de adoção, que inclui treinamento extensivo para os usuários. As organizações costumam lançar pacotes de colaboração que não são usados porque seus funcionários não sabem como ou não veem o valor.
As organizações podem maximizar as ferramentas de colaboração em nuvem considerando cuidadosamente cada etapa.