Le organizzazioni possono passare dai tradizionali sistemi vocali on-premise a suite di collaborazione integrate che aumentano la produttività con un'attenta pianificazione.
Molte aziende sono passate da sistemi telefonici legacy PBX (o centralino di filiali private) a sistemi VoIP (voice over IP) circa un decennio fa. Alcune organizzazioni sono passate a suite di collaborazione cloud, che includono voce, video e chat persistente. Ciò consente una gestione semplificata e consente più funzionalità.
Molte aziende utilizzano ancora i loro sistemi esistenti. Questi leader sanno che alla fine avranno bisogno di una suite di collaborazione cloud. Devono pensare attentamente a quando, perché e come faranno questa mossa per massimizzare il valore dei loro sistemi attuali e delle soluzioni future.
Quando pianificare il momento migliore per la migrazione della collaborazione
Non è mai troppo presto per pianificare un'importante migrazione IT. I leader saranno riluttanti ad abbandonare i sistemi esistenti se hanno appena investito in nuovi telefoni o altre apparecchiature per supportare i sistemi VoIP.
Un ciclo di aggiornamento è un'eccellente opportunità per iniziare a rimuovere i sistemi legacy e passare a una piattaforma di collaborazione cloud. Invece di spendere $ 50.000 per un aggiornamento, un'organizzazione potrebbe invece pianificare di ottenere il meglio dal sistema esistente e quindi migrare alla generazione successiva.
Come mai? Identifica gli obiettivi che guidano la tua strategia di adozione
Come per qualsiasi importante mossa IT, le soluzioni di collaborazione cloud dovrebbero essere guidate dai risultati di business. La natura unificata e la facilità d'uso delle suite di collaborazione sono uno dei principali driver per la loro adozione. Il supporto di diverse soluzioni per la collaborazione può rendere il supporto IT travolgente e un'esperienza utente scadente. Le suite di collaborazione cloud hanno un grande vantaggio: sono accessibili da qualsiasi luogo. Questo li rende ideali per i lavoratori remoti e i lavoratori mobili.
Le organizzazioni che utilizzano strumenti di collaborazione cloud per gestire la loro infrastruttura obsoleta sono un altro importante fattore trainante. Le aziende che adottano strumenti di collaborazione cloud possono ridurre l'ingombro dei propri data center e ridistribuire il personale IT ad altri progetti, anziché supportare il vecchio hardware.
Il passaggio alla collaborazione cloud consente inoltre alle organizzazioni di abbandonare un modello di finanziamento delle spese in conto capitale per abbracciare un modello di spese operative. Questo rende i costi più prevedibili e gestibili.
Tieni traccia dei progressi della tua migrazione
Una fase di scoperta e progettazione è una parte fondamentale della migrazione alla collaborazione cloud. Ciò implica che le organizzazioni documentino non solo la loro infrastruttura attuale, ma anche i flussi di lavoro e le esigenze più critici. Ad esempio, i leader IT e aziendali possono decidere di adottare nuove funzionalità come la registrazione delle chiamate o il supporto tramite chat nelle organizzazioni che supportano i contact center.
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Le aziende dovrebbero anche abbracciare un vigoroso sforzo di adozione, che include un'ampia formazione per gli utenti. Le organizzazioni spesso implementano suite di collaborazione che non vengono utilizzate perché i loro dipendenti non sanno come o non ne vedono il valore.
Le organizzazioni possono massimizzare gli strumenti di collaborazione cloud considerando attentamente ogni passaggio.