Las organizaciones pueden pasar de los sistemas de voz tradicionales en las instalaciones a las suites de colaboración integradas que aumentan la productividad con una planificación cuidadosa.
Muchas empresas cambiaron de sistemas telefónicos PBX (o intercambio de sucursales privadas) heredados a sistemas VoIP (voz sobre IP) hace aproximadamente una década. Algunas organizaciones se han trasladado a suites de colaboración en la nube, que incluyen voz, video y chat persistente. Esto permite una administración simplificada y permite más funciones.
Muchas empresas todavía utilizan sus sistemas existentes. Estos líderes saben que eventualmente necesitarán una suite de colaboración en la nube. Deben pensar detenidamente cuándo, por qué y cómo harán este movimiento para maximizar el valor de sus sistemas actuales y sus soluciones futuras.
Cuándo planificar el mejor momento para la migración de la colaboración
Nunca es demasiado pronto para planificar una importante migración de TI. Los líderes se mostrarán reacios a abandonar los sistemas existentes si acaban de invertir en nuevos teléfonos u otros equipos para respaldar los sistemas VoIP.
Un ciclo de actualización es una excelente oportunidad para comenzar a eliminar sistemas heredados y pasar a una plataforma de colaboración en la nube. En lugar de gastar $ 50,000 en una actualización, una organización podría planear sacar lo mejor del sistema existente y luego migrar a la próxima generación.
¿Por qué? Identifique los objetivos que impulsan su estrategia de adopción
Al igual que con cualquier movimiento importante de TI, las soluciones de colaboración en la nube deben estar impulsadas por los resultados comerciales. La naturaleza unificada y la facilidad de uso de las suites de colaboración son uno de los principales impulsores de su adopción. La compatibilidad con diferentes soluciones de colaboración puede hacer que el soporte de TI se vuelva abrumador y una mala experiencia del usuario. Las suites de colaboración en la nube tienen una gran ventaja: se puede acceder a ellas desde cualquier lugar. Esto los hace ideales para trabajadores remotos y trabajadores móviles.
Las organizaciones que utilizan herramientas de colaboración en la nube para gestionar su infraestructura obsoleta son otro factor importante. Las empresas que adoptan herramientas de colaboración en la nube pueden reducir la huella de sus centros de datos y reasignar al personal de TI a otros proyectos, en lugar de admitir hardware antiguo.
El cambio a la colaboración en la nube también permite a las organizaciones alejarse de un modelo de financiación de gastos de capital para adoptar un modelo de gastos operativos. Esto hace que los costos sean más predecibles y manejables.
Realice un seguimiento del progreso de su migración
Una fase de descubrimiento y diseño es una parte clave de la migración a la colaboración en la nube. Esto implica que las organizaciones documenten no solo su infraestructura actual, sino también sus flujos de trabajo y necesidades más críticos. Por ejemplo, los líderes empresariales y de TI pueden decidir adoptar nuevas funciones como la grabación de llamadas o el soporte por chat en organizaciones que brindan soporte a los centros de contacto.
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Las empresas también deben adoptar un vigoroso esfuerzo de adopción, que incluye una amplia formación para los usuarios. Las organizaciones a menudo implementan paquetes de colaboración que no se utilizan porque sus empleados no saben cómo o no ven el valor.
Las organizaciones pueden maximizar las herramientas de colaboración en la nube al considerar cuidadosamente cada paso.