يمكن للمؤسسات الانتقال من أنظمة الصوت التقليدية في أماكن العمل إلى مجموعات التعاون المتكاملة التي تزيد من الإنتاجية بالتخطيط الدقيق.
تحولت العديد من الشركات من أنظمة الهاتف PBX القديمة (أو تبادل الفروع الخاصة) إلى أنظمة VoIP (نقل الصوت عبر IP) منذ حوالي عقد من الزمن. انتقلت بعض المؤسسات إلى مجموعات التعاون السحابية ، والتي تتضمن الدردشة الصوتية والمرئية والدردشة المستمرة. يسمح هذا بإدارة مبسطة ويسمح بمزيد من الميزات.
لا تزال العديد من الشركات تستخدم أنظمتها الحالية. يعرف هؤلاء القادة أنهم سيحتاجون في النهاية إلى مجموعة تعاون على السحابة. يجب أن يفكروا مليًا في متى ولماذا وكيف سيتخذون هذه الخطوة لتعظيم قيمة أنظمتهم الحالية والحلول المستقبلية.
متى تخطط لأفضل وقت لترحيل التعاون
ليس من السابق لأوانه أبدًا التخطيط لعملية ترحيل كبيرة لتكنولوجيا المعلومات. سيحجم القادة عن التخلي عن الأنظمة الحالية إذا كانوا قد استثمروا للتو في هواتف جديدة أو معدات أخرى لدعم أنظمة VoIP.
تعد دورة التحديث فرصة ممتازة لبدء إزالة الأنظمة القديمة والانتقال إلى نظام أساسي للتعاون السحابي. بدلاً من إنفاق 50000 دولار على الترقية ، يمكن للمؤسسة بدلاً من ذلك التخطيط لتحقيق أقصى استفادة من النظام الحالي ثم الانتقال إلى الجيل التالي.
لماذا ا؟ حدد الأهداف التي تحرك استراتيجية التبني الخاصة بك
كما هو الحال مع أي خطوة كبيرة في مجال تكنولوجيا المعلومات ، يجب أن تكون حلول التعاون السحابية مدفوعة بنتائج الأعمال. تعد الطبيعة الموحدة وسهولة استخدام مجموعات التعاون أحد الدوافع الرئيسية لاعتمادها. يمكن أن يؤدي دعم الحلول المختلفة للتعاون إلى أن يصبح دعم تكنولوجيا المعلومات مرهقًا وتجربة مستخدم سيئة. تتمتع مجموعات التعاون السحابي بميزة رئيسية: يمكن الوصول إليها من أي مكان. هذا يجعلها مثالية للعمال عن بعد والعاملين المتنقلين.
تعتبر المنظمات التي تستخدم أدوات التعاون السحابية لإدارة البنية التحتية القديمة محركًا رئيسيًا آخر. يمكن للشركات التي تتبنى أدوات التعاون السحابية تقليل تأثير مراكز البيانات الخاصة بها وإعادة نشر موظفي تكنولوجيا المعلومات في مشاريع أخرى ، بدلاً من دعم الأجهزة القديمة.
يتيح الانتقال إلى التعاون السحابي أيضًا للمؤسسات التحول بعيدًا عن نموذج تمويل النفقات الرأسمالية لتبني نموذج نفقات التشغيل. هذا يجعل التكاليف أكثر قابلية للتنبؤ بها ويمكن التحكم فيها.
تتبع تقدم هجرتك
تعد مرحلة الاكتشاف والتصميم جزءًا أساسيًا من الترحيل إلى التعاون السحابي. يتضمن ذلك قيام المنظمات بتوثيق ليس فقط بنيتها التحتية الحالية ولكن أيضًا مهام سير عملها واحتياجاتها الأكثر أهمية. على سبيل المثال ، قد يقرر قادة تكنولوجيا المعلومات والأعمال اعتماد ميزات جديدة مثل تسجيل المكالمات أو دعم الدردشة في المؤسسات التي تدعم مراكز الاتصال.
يجب على الشركات أيضًا تبني جهود تبني قوية ، والتي تتضمن تدريبًا مكثفًا للمستخدمين. غالبًا ما تطرح المؤسسات مجموعات تعاون لا يتم استخدامها لأن موظفيها لا يعرفون كيف أو لا يرون القيمة.
يمكن للمؤسسات تعظيم أدوات التعاون السحابية من خلال التفكير بعناية في كل خطوة.