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☕ Dê o primeiro passo em direção ao seu ECM do SharePoint

Você está lutando com conteúdo não estruturado? Você acha difícil gerenciar documentos importantes e artefatos de áudio e vídeo em todos os departamentos? Você pode se beneficiar imensamente por ter um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo como o do SharePoint. Ative o SharePoint ECM (Enterprise Content Management) para armazenamento centralizado de seu conteúdo de negócios e certifique-se de que nenhum documento, vídeo ou gráfico seja perdido no sistema. Todos nós sabemos como o SharePoint tem contribuído de forma surpreendente para uma melhor colaboração entre departamentos e organizações em um ambiente de nuvem. Algumas das razões mais convincentes pelas quais as empresas devem optar pela integração com o ECM do SharePoint incluem:

SharePoint é barato

SharePoint ECM oferece grande segurança

A catalogação multimídia é automática

Ele vem com gerenciamento de registros embutido

Ele permite a integração com vários tipos de arquivos

O SharePoint oferece suporte robusto de terceiros

Compreendendo a necessidade de um gerenciamento de conteúdo empresarial

A necessidade de ECM torna-se pertinente hoje, à medida que mais e mais empresas estão tentando deixar de usar o papel e digitalizar seus processos. Para isso, eles precisam garantir que seus dados e documentos sejam organizados, gerenciados e armazenados de uma maneira que torne a localização e recuperação fácil e segura. Pode ser uma foto de recibo importante, um e-mail importante, uma planilha com os números de vendas do último mês ou qualquer outro documento vital que você deseja armazenar, proteger e gerenciar. Enquanto você pode escolher entre muitas outras soluções de ECM disponíveis hoje, mas Se você usa o SharePoint em sua organização, já sabe por que o SharePoint é tão popular entre as empresas modernas?

O SharePoint é usado imensamente para ECM (Enterprise Content Management) desde seu primeiro lançamento. Hoje em dia, com o SharePoint online e 2013/16, existem vários serviços, opções e recursos para gerenciar conteúdo e ECM no SharePoint. Aqui está uma rápida olhada nos recursos de ECM do SharePoint.

O SharePoint ajuda as empresas a otimizar seu gerenciamento de conteúdo empresarial, compreendendo os quatro componentes a seguir:

1. Gerenciamento de documentos: todos os documentos são bem gerenciados devido ao armazenamento centralizado. Os documentos são mantidos em segurança nos repositórios do SharePoint para os usuários. Eles podem localizar, recuperar e compartilhar os documentos com facilidade e rapidez.
   1. Gerenciamento de metadados: com esse recurso do SharePoint, as empresas podem criar facilmente grupos e conjuntos de termos para simplificar o melhor gerenciamento e organização de documentos nos repositórios do SharePoint.
   2. Coautoria de documentos: o SharePoint permite a colaboração de documentos em tempo real. Vários usuários podem editar facilmente um documento ao mesmo tempo, acelerando a finalização de documentos e melhorando a produtividade geral dos processos relacionados a documentos em uma organização.
   3. Controle de acesso: Com vários níveis de permissão (“somente leitura”, “controle total” etc.), as empresas podem garantir que seus documentos confidenciais estejam seguros e protegidos contra acesso não autorizado.
   4. Trilha de auditoria: você pode encontrar todas as informações sobre as atividades pertencentes a um documento ao longo de seu ciclo de vida, como quem o copiou, modificou ou compartilhou. Dessa forma, você tem um controle melhor dos documentos e outros conteúdos em seu ecossistema do SharePoint.

2. Gerenciamento digital de ativos: o SharePoint possui bibliotecas de ativos de mídia totalmente otimizadas para o gerenciamento de documentos, arquivos AV (áudio e vídeo), gráficos e diferentes tipos de arquivos de conteúdo. Essas bibliotecas oferecem tipos específicos de conteúdo com mais recursos de metadados do que qualquer outra biblioteca de documentos padrão. Além disso, eles oferecem visualizações em miniatura para rapidamente consultar e navegar pelos ativos, pop-ups que reproduzem vídeos da própria pasta de documentos. Os reprodutores de mídia integrados do SharePoint permitem a reprodução de arquivos de áudio e vídeo de uma intranet, site de publicação, portal, sites de equipe, etc.

3. Gerenciamento de registros: este recurso é útil para fins legais e pode servir como evidência de obrigações e transações na finalização e não pode mais ser modificado.

1. O repositório seguro do SharePoint protege os registros devido à criptografia, autenticação de dois fatores, prevenção contra perda de dados e outros recursos.
2. Políticas de exclusão e retenção garantem que os registros possam ser retidos dependendo dos regulamentos de conformidade que regem uma empresa. Após o término de um período de tempo especificado, os arquivos relevantes são eliminados automaticamente.
3. O eDiscovery Center do SharePoint é um conjunto de sites especializado que permite a identificação e entrega de informações eletrônicas de forma rápida, fácil e eficaz. A informação pode ser usada como prova. O eDiscovery Center do SharePoint permite que um usuário pesquise rapidamente o conteúdo, aplique a retenção a itens e garanta a preservação de uma cópia do conteúdo enquanto outros usuários ainda podem trabalhar nela. Além disso, com a ajuda disso, um usuário pode exportar o conteúdo e rastrear o status das exportações e retenções relacionadas a um determinado conteúdo.

4. Gerenciamento de conteúdo da web: com modelos reutilizáveis, o SharePoint permite a criação e publicação fácil e rápida de conteúdo da web. Os layouts de página AS são reutilizáveis, diferentes autores de conteúdo podem manter a identidade visual e a consistência de navegação nos portais do SharePoint. É econômico do ponto de vista de gerenciamento e implantação também. Sua flexibilidade torna o SharePoint uma opção econômica para empresas. O SharePoint também permite a construção de sites de extranet, internet e intranet.

Dê o primeiro passo em direção ao ECM do SharePoint

O gerenciamento de conteúdo do SharePoint vem com um rico conjunto de ferramentas para atender às necessidades de negócios em constante mudança de qualquer empresa moderna. Mas, para implementar uma solução robusta como essa, você também precisa de uma implementação robusta. Uma empresa certificada de desenvolvimento de aplicativos do SharePoint pode ajudá-lo a atingir seus objetivos de gerenciamento de conteúdo com imensa facilidade.

Quais são as regras e diretrizes gerais para usar o sistema SharePoint Enterprise Content Management (ECM)?

Vamos discutir rapidamente as regras gerais e diretrizes úteis para soluções de ECM.

A primeira e mais importante coisa que você precisa fazer é evitar declarar Tipos de Conteúdo e Colunas de Site em subsites; em vez disso, use o site raiz para coleção de sites para armazenar todos os Tipos de Conteúdo e Colunas de Site de uma hierarquia. Você pode, então, associar os ativos do site raiz aos sub-sites.

• Conte com os metadados em vez das pastas para definir uma hierarquia de conteúdo.
• Evite a necessidade de renomear campos nativos, como o campo Título dos itens. Você pode usar uma coluna personalizada com um nome personalizado como alternativa.
• Opte pela abordagem de provisionamento remoto em vez de provisionar IA (Arquitetura de Informação). Você pode usar o Content Type Hub e outras opções de replicação IA.
• Se você estiver implantando o SharePoint Online, é aconselhável usar o MS Flow para criar processos de negócios em vez de usar o mecanismo de fluxo de trabalho ou o gerenciador de fluxo de trabalho.
• Não use recursos de publicação no topo de um site de equipe. Em vez disso, você pode criar um site de comunicação moderno.
• Evite usar os recursos de Publicação no topo de um Site de Equipe, em vez de criar um Site de Comunicação "moderno"
• O Hub de tipo de conteúdo do SharePoint permite que você publique os tipos de conteúdo em um farm. Você pode usar hub de tipo de conteúdo para gerenciar centralmente os principais tipos de conteúdo que deseja usar em vários conjuntos de sites.

Os principais desafios com isso, no entanto, é que a replicação dos tipos de conteúdo não é instantânea para os conjuntos de sites recém-criados ou durante a atualização dos tipos de conteúdo no hub. A replicação pode levar algum tempo, dependendo do tamanho do locatário e do volume de dados onde os ativos do hub de tipo de conteúdo estão associados.

Depois de criar o formulário de iniciação de fluxo de trabalho e o formulário de edição de tarefa de fluxo de trabalho no SharePoint ECM, a próxima etapa que seu associado de tecnologia da Microsoft precisará realizar é criar um projeto de fluxo de trabalho sequencial e os componentes de código do fluxo de trabalho por meio do Visual Studio.

Os pré-requisitos do procedimento são discutidos abaixo:

1. Criar formulário de iniciação de fluxo de trabalho
2. Crie o formulário de tarefa de fluxo de trabalho

Importante: É aconselhável que você crie seus workflows com a ajuda de um ambiente de desenvolvimento que se assemelhe ao ambiente do local onde o código vai para a implantação final. Embora não seja fácil e sempre possível replicar um ambiente de produção completamente por meio dos recursos do desenvolvedor, você pode garantir que dois ambientes sejam pelo menos tão semelhantes quanto possível. Fazendo isso, você tornará os processos de desenvolvimento, teste e depuração muito mais fáceis. Por exemplo, as atividades de fluxo de trabalho específicas do SharePoint Server 2010 exigem que o SharePoint Server e o SharePoint Foundation sejam instalados em um computador usado para desenvolver os fluxos de trabalho.

Para criar um projeto de fluxo de trabalho do SharePoint Server 2010 do zero:

• Abra o Visual Studio.
• Selecione Novo e clique em Projeto no menu Arquivo.
• Selecione o modelo do SharePoint em Modelos instalados na caixa de diálogo Novo projeto.
• Escolha o modelo Sequential Workflow.
• Dê um nome adequado ao seu projeto e clique em OK.

Isso inicia o Assistente para Personalização do SharePoint.

Especifique o fluxo de trabalho que pode ser implantado como uma solução de farm. Dê um nome adequado ao seu fluxo de trabalho e especifique se ele deve ter o escopo no nível do site ou na lista. Um fluxo de trabalho com escopo de lista pode ser usado para uma biblioteca ou lista especificada, mas esse tipo de fluxo de trabalho está disponível para todo o conjunto de sites.

Para acessar programaticamente o esquema XML que representa os formulários criados durante a iniciação do fluxo de trabalho e o formulário de tarefa do fluxo de trabalho. Em seguida, você adicionará o arquivo de classe criado anteriormente (durante a etapa de iniciação do Workflow). Acesse o local do arquivo onde você criou seu arquivo form.vb de iniciação ou form.cs de iniciação na caixa de diálogo Adicionar Item Existente e clique em “Adicionar”.

Adicionar e configurar atividades de fluxo de trabalho

Depois de criar seu novo projeto de fluxo de trabalho, você adicionou o formulário de referência de esquema, agora você precisa iniciar o design do fluxo de trabalho. Existem 5 atividades no fluxo de trabalho, a saber:

OnWorkflowActivated - Esta atividade é para ativar o fluxo de trabalho.

CreateTask - Crie uma tarefa de fluxo de trabalho e atribua-a a um usuário.

OnTaskChanged - é executado na modificação em uma tarefa de fluxo de trabalho.

CompleteTask - O fluxo de trabalho é marcado como concluído.

Para definir a atividade OnWorkflowActivation, você precisa definir a propriedade Invoked da atividade OnWorkflowActivated. Observe que a propriedade CorrelationToken na janela de propriedades está definida como workflowToken enquanto a propriedade Path é definida como propriedades de fluxo de trabalho. Essas variáveis de fluxo de trabalho permitem que o mecanismo de fluxo de trabalho envie dados para a instância de fluxo de trabalho adequada. A ativação da instância de fluxo de trabalho resulta na inicialização do objeto variável “propriedades de fluxo de trabalho”. Isso inclui propriedades comuns em todos os fluxos de trabalho, por exemplo, o ID do fluxo de trabalho (identificador de instância) e o item de lista em que a instância de fluxo de trabalho é executada. Também pode incluir propriedades customizadas que são passadas para um formulário de iniciação de fluxo de trabalho customizado. A variável workflowProperties, neste caso, contém as propriedades de iniciação da instância do fluxo de trabalho.

Certifique-se de que o arquivo de código tenha as referências corretas. Caso a referência esteja faltando, você pode adicionar o seguinte com a ajuda de instruções.

Para adicionar uma atividade CreateTask, da caixa de ferramentas do Visual Studio, na seção SharePoint Foundation, você precisa arrastar uma atividade Criar Tarefa na superfície de design do fluxo de trabalho e adicioná-la diretamente na atividade onWorkflowActivated1. Em seguida, você precisa definir as propriedades da atividade CreateTask. Visualize a janela de Propriedades ao selecionar a atividade CreateTask. Digite taskToken para a propriedade CorrelationToken e crie a propriedade Task para MethodInvoking .Remember, taskId, taskProps e taskToken são os nomes da variável. Certifique-se de que seu arquivo de código contém as declarações corretas. O Visual Studio precisa criá-los automaticamente. Se eles não estiverem lá, adicione-os.

Neste ponto, a tarefa é criada e alocada a um usuário. Você precisa adicionar atividades para permitir que o fluxo de trabalho aguarde a conclusão da tarefa pelo usuário. Para fazer isso, você precisa adicionar isso com a ajuda de atividades que representam os controles de fluxo lógico para o fluxo de trabalho.

Agora você precisa arrastar uma atividade While na superfície de design do fluxo de trabalho (na caixa de ferramentas do Visual Studio) e adicioná-la na atividade createTask1. A atividade While dispara o loop de várias atividades dentro dela até que a condição que está sendo avaliada seja resolvida para o status de true. Defina as propriedades da atividade While e propriedade Condition para Code Condition.

Ao defini-lo como Condição de código, o fluxo de trabalho obtém uma indicação de que uma função personalizada foi criada e precisa ser usada para processar a atividade while1. Quando a subpropriedade Condição é definida como não Concluída, ela indica o método necessário para ser executado. O método deve retornar um valor booleano.

Para adicionar a atividade OnTaskChanged, você precisa arrastar a atividade OnTaskChanged da caixa de ferramentas do Visual Studio na superfície de design do fluxo de trabalho e adicioná-la ao loop de atividade de while1.

Defina as propriedades de atividade onTaskChanged1. Expanda a coleção de propriedades de Propriedades posteriores. Agora expanda a coleção After Properties. Digite workflow1 para a propriedade Name e digite afterProps para a propriedade Path. Explore a coleção Before Properties e digite workflow1 para a propriedade name e beforeprops ou a propriedade path. Digite taskToken para CorrelationToken e workflow1 para CorrelationTokenPath. Digite onTaskChanged para a propriedade Invoked, este método é chamado na execução da atividade onTaskChanged1.

Explore a coleção de propriedades TaskId e digite Workflow1 para a propriedade name e taskId para a propriedade Path.

Observe que as propriedades TaskId e CorrelationToken são definidas para variáveis que usamos na atividade createTask1. O objetivo da configuração é vincular a mesma tarefa que a atividade createTask1 criou. Isso garante que o fluxo de trabalho continue recebendo o evento de mudança para a tarefa certa. Além disso, lembre-se de que beforeProps e afterProps são variáveis de objeto. As variáveis afterProps são as propriedades da tarefa postam a ocorrência da mudança da tarefa, enquanto beforeProps se refere às propriedades da tarefa antes da ocorrência do evento de mudança da tarefa.

Declarações de variáveis adequadas são adicionadas automaticamente ao código de fluxo de trabalho pelo Visual Studio. Mas, se eles não forem criados automaticamente, você pode adicioná-los por meio de codificação.

Adicione codificação para o método onTaskChanged e adicione declaração de variável à classe parcial do fluxo de trabalho. Adicione o código para definir a variável isFinished. O formulário de edição de tarefa envia as informações para o fluxo de trabalho.

Adicione o código ao método notFinished.

Cada vez que a tarefa é alterada, a atividade while1 invoca este método para determinar se sua condição é atendida. Enquanto a propriedade Result do objeto ConditionalEventArgs for avaliada como verdadeira, a atividade while1 continuará a aguardar.

Adicione o código que define a propriedade Result do objeto ConditionalEventArgs.

Agora, cada vez que o usuário edita a tarefa, a atividade onTaskChanged1 trata o evento de alteração da tarefa. Ele invoca o método onTaskChanged, que examina as propriedades da tarefa e define a variável isFinished para representar se o usuário marcou a tarefa como concluída. A atividade while1 então invoca o método notFinished, que define o resultado do evento como o oposto da variável isFinished. Se isFinished retornar falso, o resultado do evento será definido como verdadeiro e a atividade while1 continuará esperando por mudanças na tarefa; se isFinished for igual a true, o resultado do evento será definido como false, a atividade while1 será concluída e o fluxo de trabalho continuará para a próxima atividade.

Para adicionar uma atividade CompleteTask, você precisa arrastar uma atividade CompleteTask da caixa de ferramentas do Visual Studio para a superfície de design do fluxo de trabalho e, em seguida, adicioná-la na atividade while1.

Agora basta definir as propriedades da atividade CompleteTask. Digite taskToken para a propriedade CorrelationToken. Digite Workflow1 para a propriedade CorrelationToken Path. Digite Fluxo de Trabalho 1 para a propriedade Nome da Id da Tarefa.

Com isso, seu fluxo de trabalho está concluído e agora você precisa apenas testar, depurar e implantar ele e os formulários que o acompanham. Tentar tudo isso sozinho ou com a ajuda de seus recursos limitados pode ser uma tarefa árdua, com muitos bugs e ineficiências. Portanto, é aconselhável que você deixe isso para os profissionais. Seu provedor de serviços de desenvolvimento do SharePoint fará isso por você.

Qual o proximo?

Para garantir que seu fluxo de trabalho esteja disponível para associação de bibliotecas de documentos, você deve compilar a montagem do fluxo de trabalho, instalar e configurar o fluxo de trabalho como um recurso, ativar o recurso do fluxo de trabalho no site selecionado. Uma vez feito isso, você pode começar a depurar seu fluxo de trabalho. As soluções do Microsoft Azure e os especialistas em SharePoint podem ajudá-lo com isso.

As soluções de nuvem Azure são soluções de computação em nuvem para construir, testar, implantar e gerenciar aplicativos, bem como serviços com a ajuda de data centers gerenciados pela Microsoft.

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Conclusão

Gerenciar, armazenar, recuperar e buscar documentos pode ser uma tarefa complexa para muitas empresas de todos os tipos e tamanhos. Se você é capaz de documentar e gerenciar bem seu conteúdo, pode agilizar seus processos de negócios e garantir uma tomada de decisão melhor e informada. Conteúdo bagunçado pode resultar em uma bagunça completa em seu escritório, criando distúrbios entre os departamentos devido à má comunicação e falta de informações adequadas para a tomada de decisões.

Tentar gerenciar o conteúdo manualmente com a ajuda de planilhas pode fazer as coisas funcionarem, apesar de todo o tempo, dinheiro e esforços que você investe nisso. É aí que a tecnologia vem em seu socorro. O gerenciamento de conteúdo se torna fácil com ECM. No entanto, para atender às necessidades de gerenciamento de conteúdo empresarial, o ECM precisa ser rico em recursos e flexível. Felizmente, o SharePoint é a opção certa porque tem essas qualidades.

Muitas empresas tentam economizar custos mantendo-o no manual, mas, ao fazê-lo, acabam gastando mais tempo, esforço e dinheiro (em recursos) no gerenciamento de conteúdo. Além disso, o gerenciamento de conteúdo por meio de métodos tradicionais é difícil e não confiável. Por outro lado, o SharePoint ECM torna as coisas totalmente diferentes para as empresas por meio do gerenciamento de conteúdo inteligente.

Embora não haja escassez de soluções de ECM no mercado hoje, muitas empresas confiam no SharePoint ECM devido aos incríveis benefícios que ele oferece, como maior segurança de documentos, menor custo, catalogação automática de multimídia, integração de vários tipos de arquivo, integração robusta de suporte de terceiros, sistema integrado para gerenciamento de registros, etc. O SharePoint ECM pode evitar o aborrecimento e o estresse do gerenciamento de conteúdo que, de outra forma, está envolvido no processo. Com um conteúdo melhor gerenciado e facilmente acessível, você pode ter certeza de que os documentos e outros conteúdos em seu escritório estão protegidos, protegidos e facilmente recuperáveis.

Se você escolher ECM (Enterprise Content Management), o SharePoint é a melhor escolha para gerenciar com eficácia ativos digitais, conteúdo da web, registros e documentos. Se você pensava que o SharePoint ECM é uma solução complexa com a qual não pode lidar devido aos aspectos técnicos envolvidos, deixe-me dizer que é muito simples e você não precisa ser um especialista em tecnologia para usá-la. Configurando o SharePoint ECM para o seu negócio pode ser um grande desafio se você for novo nele. Mas não se preocupe, você pode ter a ajuda dos provedores de serviços de desenvolvimento do SharePoint, Azure ou asp.net.

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