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☕ Dé el primer paso hacia su ECM de SharePoint

¿Tiene problemas con el contenido no estructurado? ¿Le resulta difícil administrar documentos importantes y artefactos de audio y video en todos los departamentos? Puede beneficiarse enormemente al tener un sistema de gestión de contenido empresarial como el de SharePoint. Active SharePoint ECM (Enterprise Content Management) para el almacenamiento centralizado de su contenido empresarial y asegúrese de que no se pierda ningún documento, video o gráfico en el sistema. Todos sabemos cuán asombrosamente ha contribuido SharePoint a una mejor colaboración entre departamentos y organizaciones en un entorno de nube. Algunas de las razones más convincentes por las que las empresas deben optar por la integración de ECM de SharePoint incluyen:

SharePoint es económico

SharePoint ECM ofrece una gran seguridad

La catalogación multimedia es automática

Viene con gestión de registros incorporada

Permite la integración con múltiples tipos de archivos.

SharePoint ofrece un sólido soporte de terceros

Comprender la necesidad de una gestión de contenido empresarial

La necesidad de ECM se vuelve pertinente hoy en día, ya que cada vez más empresas intentan dejar de usar papel y digitalizar sus procesos. Para ello, deben asegurarse de que sus datos y documentos estén organizados, administrados y almacenados de manera que la búsqueda y recuperación sean fáciles y seguras. Puede ser una foto de un recibo importante, un correo electrónico importante, una hoja de cálculo con los números de ventas del mes pasado o cualquier otro documento de oficina vital que desee almacenar, proteger y administrar. Si bien puede elegir entre muchas otras soluciones de ECM disponibles en la actualidad, Si ha estado utilizando SharePoint en su organización, ¿ya conoce la razón por la que SharePoint es tan popular entre las empresas modernas?

SharePoint se usa inmensamente para ECM (Enterprise Content Management) desde su primera versión. En estos días, con SharePoint en línea y 2013/16, existen varios servicios, opciones y capacidades para administrar contenido y ECM en SharePoint. Aquí hay un vistazo rápido a las capacidades de ECM de SharePoint.

SharePoint ayuda a las empresas a optimizar la gestión de contenido empresarial que comprende los siguientes cuatro componentes:

1. Gestión de documentos: todos los documentos se gestionan bien gracias al almacenamiento centralizado. Los documentos se mantienen seguros en los repositorios de SharePoint para los usuarios. Pueden buscar, recuperar y compartir los documentos de forma fácil y rápida.
   1. Gestión de metadatos: con esta capacidad de SharePoint, las empresas pueden crear fácilmente grupos y conjuntos de términos para simplificar una mejor gestión y organización de los documentos en los repositorios de SharePoint.
   2. Co-autoría de documentos: SharePoint permite la colaboración de documentos en tiempo real. Varios usuarios pueden editar fácilmente un documento al mismo tiempo, acelerando así la finalización de documentos y mejorando la productividad general de los procesos relacionados con documentos en una organización.
   3. Control de acceso: con múltiples niveles de permisos ("solo lectura", "control total", etc.), las empresas pueden garantizar que sus documentos confidenciales estén seguros y protegidos del acceso no autorizado.
   4. Seguimiento de auditoría: puede encontrar toda la información sobre las actividades relacionadas con un documento a lo largo de su ciclo de vida, como quién lo copió, modificó o compartió. De esta manera, tendrá un mejor control de los documentos y otro contenido en su ecosistema de SharePoint.

2. Gestión digital de activos: SharePoint tiene bibliotecas de activos multimedia que están totalmente optimizadas para administrar documentos, archivos AV (audio y video), gráficos y diferentes tipos de archivos de contenido. Estas bibliotecas ofrecen tipos específicos de contenido con más características de metadatos que cualquier otra biblioteca de documentos estándar. Además, ofrecen vistas en miniatura para consultar y explorar rápidamente los activos, ventanas emergentes que reproducen videos desde la propia carpeta de documentos. Los reproductores multimedia incorporados de SharePoint permiten la reproducción de archivos de audio y video desde una intranet, sitio de publicación, portal, sitios de equipo, etc.

3. Gestión de registros: esta función es útil para fines legales y puede servir como evidencia de obligaciones y transacciones una vez finalizadas y ya no se puede modificar.

1. El repositorio seguro de SharePoint protege los registros gracias al cifrado, la autenticación de dos factores, la prevención de pérdida de datos y otras capacidades.
2. Las políticas de eliminación y retención garantizan que los registros se puedan conservar en función de las regulaciones de cumplimiento que limitan a una empresa. Una vez que finaliza un período de tiempo específico, los archivos relevantes se eliminan automáticamente.
3. El eDiscovery Center de SharePoint es una colección de sitios especializada que permite la identificación y entrega de información electrónica de forma rápida, sencilla y eficaz. La información se puede utilizar como prueba. El Centro de exhibición de documentos electrónicos de SharePoint permite a un usuario buscar rápidamente el contenido, aplicar retención a los elementos y garantizar la conservación de una copia del contenido mientras otros usuarios aún pueden trabajar en él. Además, con la ayuda de esto, un usuario puede exportar el contenido y rastrear el estado de las exportaciones y retenciones relacionadas con un determinado contenido.

4. Gestión de contenido web: con plantillas reutilizables, SharePoint permite la creación y publicación de contenido web de forma fácil y rápida. Como los diseños de página son reutilizables, diferentes autores de contenido pueden mantener la coherencia de la marca y la navegación en los portales de SharePoint. También es rentable desde el punto de vista de la gestión y la implementación. Su flexibilidad convierte a SharePoint en una opción rentable para las empresas. SharePoint también permite crear sitios de extranet, Internet e intranet.

Dé su primer paso hacia SharePoint ECM

La administración de contenido de SharePoint incluye un amplio conjunto de herramientas para satisfacer las necesidades comerciales siempre cambiantes de cualquier empresa moderna. Pero, para implementar una solución sólida como esta, también necesita una implementación sólida. Una empresa de desarrollo de aplicaciones de SharePoint certificada puede ayudarlo a lograr sus objetivos de administración de contenido con inmensa facilidad.

¿Cuáles son las reglas y pautas generales para usar el sistema de administración de contenido empresarial (ECM) de SharePoint?

Analicemos rápidamente las reglas generales y las pautas útiles para las soluciones ECM.

Lo primero y más importante que debe hacer es evitar declarar tipos de contenido y columnas de sitio en subsitios; en su lugar, utilice el sitio raíz para la recopilación de sitios para almacenar todos los tipos de contenido y columnas de sitio de una jerarquía. Luego, puede asociar los activos del sitio raíz a los subsitios.

• Confíe en los metadatos en lugar de las carpetas para definir una jerarquía de contenido.
• Evite la tentación de cambiar el nombre de los campos nativos, como el campo Título de los elementos. Puede utilizar una columna personalizada con un nombre personalizado como alternativa.
• Opte por un enfoque de aprovisionamiento remoto en lugar de aprovisionar la IA (Arquitectura de información). Puede utilizar Content Type Hub y otras opciones de replicación de IA.
• Si está implementando SharePoint Online, es aconsejable que use MS Flow para diseñar procesos de negocios en lugar de usar el motor de flujo de trabajo o el administrador de flujo de trabajo.
• No utilice las funciones de publicación en la parte superior de un sitio de grupo. En su lugar, puede crear un sitio de comunicación moderno.
• Evite utilizar las funciones de publicación en la parte superior de un sitio de grupo, en lugar de crear un sitio de comunicación "moderno"
• Content Type Hub de SharePoint le permite publicar los tipos de contenido en una granja. Puede usar el concentrador de tipos de contenido para administrar de forma centralizada los tipos de contenido clave que desea utilizar en varias colecciones de sitios.

Sin embargo, los desafíos clave con esto es que la replicación de los tipos de contenido no es instantánea para las colecciones de sitios recién creadas o mientras se actualizan los tipos de contenido en el concentrador. La replicación puede llevar bastante tiempo según el tamaño del inquilino y el volumen de datos donde se asocian los activos del tipo de contenido.

Después de crear un formulario de inicio de flujo de trabajo y un formulario de edición de tareas de flujo de trabajo en SharePoint ECM, el siguiente paso que deberá realizar su asociado de tecnología de Microsoft es crear un proyecto de flujo de trabajo secuencial y los componentes de código del flujo de trabajo a través de Visual Studio.

Los requisitos previos del procedimiento se analizan a continuación:

1. Crear formulario de inicio de flujo de trabajo
2. Crear el formulario de tareas de flujo de trabajo

Importante: Es recomendable que cree sus flujos de trabajo con la ayuda de un entorno de desarrollo que se asemeje al entorno de la ubicación donde el código se va a implementar finalmente. Aunque no es fácil y siempre posible replicar un entorno de producción por completo a través de los recursos del desarrollador, puede asegurarse de que dos entornos sean al menos tan similares como pueda hacerlos. Al hacer esto, facilitará mucho los procesos de desarrollo, prueba y depuración. Por ejemplo, las actividades de flujo de trabajo específicas de SharePoint Server 2010 requieren que SharePoint Server y SharePoint Foundation estén instalados en un equipo que se utiliza para desarrollar los flujos de trabajo.

Para crear un proyecto de flujo de trabajo de SharePoint Server 2010 desde cero:

• Abra Visual Studio.
• Seleccione Nuevo y haga clic en Proyecto en el menú Archivo.
• Seleccione la plantilla de SharePoint en Plantillas instaladas en el cuadro de diálogo Nuevo proyecto.
• Elija la plantilla de flujo de trabajo secuencial.
• Dé un nombre adecuado a su proyecto y haga clic en Aceptar.

Esto inicia el Asistente para la personalización de SharePoint.

Especifique el flujo de trabajo que se puede implementar como una solución de granja. Asigne un nombre adecuado a su flujo de trabajo y especifique si debe tener un alcance en el nivel del sitio o en la lista. Se puede usar un flujo de trabajo con ámbito de lista para una lista o biblioteca especificada, pero este tipo de flujo de trabajo está disponible para toda la colección de sitios.

Para acceder mediante programación al esquema XML que representa los formularios que creó durante el inicio del flujo de trabajo y el formulario de tarea del flujo de trabajo. Luego agregará el archivo de clase creado anteriormente (durante el paso de inicio del flujo de trabajo). Acceda a la ubicación del archivo donde ha creado su formulario de iniciación.vb o archivo de formulario de iniciación.cs en el cuadro de diálogo Agregar elemento existente y luego haga clic en "Agregar".

Agregar y configurar actividades de flujo de trabajo

Después de haber creado su nuevo proyecto de flujo de trabajo, ha agregado el formulario de referencia de esquema, ahora necesita comenzar a diseñar el flujo de trabajo. Hay 5 actividades en el flujo de trabajo, a saber:

OnWorkflowActivated: esta actividad es para activar el flujo de trabajo.

CreateTask: cree una tarea de flujo de trabajo y asígnela a un usuario.

OnTaskChanged: se ejecuta al realizar una modificación en una tarea de flujo de trabajo.

CompleteTask: el flujo de trabajo se marca como completo.

Para configurar la actividad OnWorkflowActivation, debe configurar la propiedad Invoked de la actividad OnWorkflowActivated. Tenga en cuenta que la propiedad CorrelationToken en la ventana de propiedades está configurada en workflowToken mientras que la propiedad Path está configurada en propiedades de flujo de trabajo. Estas variables de flujo de trabajo permiten que el motor de flujo de trabajo envíe datos a la instancia de flujo de trabajo adecuada. La activación de la instancia del flujo de trabajo da como resultado la inicialización del objeto variable "propiedades del flujo de trabajo". Esto incluye propiedades comunes en todos los flujos de trabajo, por ejemplo, el ID del flujo de trabajo (identificador de la instancia) y el elemento de lista en el que se ejecuta la instancia del flujo de trabajo. También puede incluir propiedades personalizadas que se pasan a un formulario de inicio de flujo de trabajo personalizado. La variable workflowProperties, en este caso, contiene las propiedades de inicio de la instancia del flujo de trabajo.

Asegúrese de que el archivo de código tenga las referencias correctas. En caso de que falte la referencia, puede agregar lo siguiente con la ayuda de declaraciones.

Para agregar una actividad CreateTask, desde la caja de herramientas de Visual Studio, en la sección de SharePoint Foundation, debe arrastrar una actividad Create Task en la superficie de diseño de flujo de trabajo y luego agregarla justo debajo de la actividad onWorkflowActivated1. A continuación, debe establecer las propiedades de la actividad CreateTask. Vea la ventana de Propiedades mientras selecciona la actividad CreateTask. Escriba taskToken para la propiedad CorrelationToken y cree Task para la propiedad MethodInvoking. Recuerde, taskId, taskProps y taskToken son los nombres de la variable. Asegúrese de que su archivo de código contenga las declaraciones correctas. Visual Studio necesita compilarlos automáticamente. Si no están allí, agréguelos.

En este punto, la tarea se crea y se asigna a un usuario. Debe agregar actividades para permitir que el flujo de trabajo espere a que el usuario complete la tarea. Para hacer esto, necesita agregar esto con la ayuda de actividades que representan los controles del flujo lógico para el flujo de trabajo.

Ahora debe arrastrar una actividad While en la superficie de diseño del flujo de trabajo (desde la caja de herramientas de Visual Studio) y agregarla debajo de la actividad createTask1. La actividad While desencadena el bucle de múltiples actividades dentro de ella hasta que la condición que se evalúa se resuelve en el estado verdadero. Establezca las propiedades de la actividad While y la propiedad Condición en Condición de código.

Al establecerlo en Condición de código, el flujo de trabajo obtiene una indicación de que se creó una función personalizada y debe usarse para procesar la actividad while1. Cuando la subpropiedad Condición se establece en no Terminado, indica el método que se debe ejecutar. El método debe devolver un valor booleano.

Para agregar la actividad OnTaskChanged, debe arrastrar la actividad OnTaskChanged desde el cuadro de herramientas de Visual Studio en la superficie de diseño del flujo de trabajo y luego agregarla en el ciclo de actividad de while1.

Establezca las propiedades de la actividad onTaskChanged1. Expanda la colección de propiedades de After Properties. Ahora expanda la colección After Properties. Escriba workflow1 para la propiedad Name y escriba afterProps para la propiedad Path. Explore la colección Before Properties y escriba workflow1 para la propiedad de nombre y beforeprops o la propiedad de ruta. Escriba taskToken para CorrelationToken y workflow1 para CorrelationTokenPath. Escriba onTaskChanged para la propiedad Invocada. Este método se llama en la ejecución de onTaskChanged1activity.

Explore la colección de propiedades TaskId y escriba Workflow1 para la propiedad name y taskId para la propiedad Path.

Observe que las propiedades TaskId y CorrelationToken se establecen en las variables que usamos en la actividad createTask1. El propósito de la configuración es vincular la misma tarea que creó la actividad createTask1. Garantiza que el flujo de trabajo continúe recibiendo el evento de cambio para la tarea correcta. Además, recuerde que beforeProps y afterProps son variables de objeto. Las variables afterProps son las propiedades de la tarea que publican la ocurrencia del cambio de tarea, mientras que beforeProps se refiere a las propiedades de la tarea antes de que ocurra el evento de cambio de tarea.

Visual Studio agrega automáticamente las declaraciones de variables adecuadas al código del flujo de trabajo. Pero, si no se crean automáticamente, puede agregarlos mediante la codificación.

Agregue codificación para el método onTaskChanged y agregue una declaración de variable a la clase parcial del flujo de trabajo. Agregue código para configurar la variable isFinished. El formulario de edición de tareas envía la información al flujo de trabajo.

Agregue código al método notFinished.

Cada vez que se cambia la tarea, la actividad while1 invoca este método para determinar si se cumple su condición. Siempre que la propiedad Result del objeto ConditionalEventArgs se evalúe como verdadera, la actividad while1 seguirá esperando.

Agregue código que establezca la propiedad Result del objeto ConditionalEventArgs.

Ahora, cada vez que el usuario edita la tarea, la actividad onTaskChanged1 maneja el evento de cambio de tarea. Invoca el método onTaskChanged, que examina las propiedades de la tarea y establece la variable isFinished para representar si el usuario marcó la tarea como completa. La actividad while1 luego invoca el método notFinished, que establece el resultado del evento en el opuesto de la variable isFinished. Si isFinished devuelve falso, el resultado del evento se establece en verdadero y la actividad while1 sigue esperando cambios en la tarea; si isFinished es igual a verdadero, el resultado del evento se establece en falso, la actividad while1 se completa y el flujo de trabajo continúa con la siguiente actividad.

Para agregar una actividad CompleteTask, debe arrastrar una actividad CompleteTask desde la caja de herramientas de Visual Studio a la superficie de diseño del flujo de trabajo y luego agregarla bajo la actividad while1.

Ahora simplemente configure las propiedades de la actividad CompleteTask. Escriba taskToken para la propiedad CorrelationToken. Escriba Workflow1 para la propiedad CorrelationToken Path. Escriba Flujo de trabajo 1 para la propiedad Nombre de Id. De tarea.

Con esto, su flujo de trabajo está terminado y ahora solo necesita probarlo, depurarlo e implementarlo y los formularios que lo acompañan. Intentar todo esto por su cuenta o con la ayuda de sus recursos limitados puede resultar una tarea laboriosa con muchos errores e ineficiencias. Por eso, es recomendable que lo dejes en manos de los profesionales. Su proveedor de servicios de desarrollo de SharePoint lo hará por usted.

¿Qué sigue?

Para asegurarse de que su flujo de trabajo esté disponible para la asociación de bibliotecas de documentos, debe compilar el conjunto del flujo de trabajo, instalar y configurar el flujo de trabajo como una función, activar la función del flujo de trabajo en el sitio seleccionado. Una vez hecho esto, puede comenzar a depurar su flujo de trabajo. Las soluciones de Microsoft Azure y los expertos en SharePoint pueden ayudarlo con esto.

Las soluciones en la nube de Azure son soluciones de computación en la nube para crear, probar, implementar y administrar aplicaciones y servicios con la ayuda de los centros de datos administrados por Microsoft.

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Conclusión

Administrar documentos, almacenarlos, recuperarlos y buscarlos puede ser una tarea compleja para muchas empresas de todos los tipos y tamaños. Si puede documentar y administrar bien su contenido, puede optimizar sus procesos comerciales y garantizar una toma de decisiones mejor e informada. El contenido desordenado puede resultar en un completo desorden en su oficina, creando disturbios en todos los departamentos debido a la mala comunicación y la falta de información adecuada para la toma de decisiones.

Tratar de administrar el contenido con la ayuda de hojas de cálculo manualmente puede hacer que las cosas funcionen, a pesar de todo el tiempo, dinero y esfuerzos que inviertes en él. Aquí es cuando la tecnología viene a rescatarte. La gestión de contenido se vuelve fácil con ECM. Sin embargo, para satisfacer las necesidades de administración de contenido empresarial, ECM debe tener muchas funciones y ser flexible. Afortunadamente, SharePoint es la opción correcta porque tiene estas cualidades.

Muchas empresas intentan ahorrar costos manteniéndolo manual, pero al hacerlo terminan gastando más tiempo, esfuerzo y dinero (en recursos) para la administración de contenido. Además, gestionar el contenido a través de métodos tradicionales es difícil y poco fiable. Por otro lado, SharePoint ECM hace que las cosas sean totalmente diferentes para las empresas a través de la administración de contenido inteligente.

Si bien no hay escasez de soluciones ECM en el mercado hoy en día, muchas empresas confían en SharePoint ECM debido a los increíbles beneficios que ofrece, como mayor seguridad de los documentos, menor costo, catalogación automática de multimedia, integración de múltiples tipos de archivos, integración sólida. de soporte de terceros, sistema integrado para la gestión de registros, etc. SharePoint ECM puede ahorrarle la molestia y el estrés de la gestión de contenido que de otro modo estaría involucrado en el proceso. Con contenido mejor administrado y de fácil acceso, puede estar seguro de que los documentos y otros contenidos de su oficina son seguros y fáciles de recuperar.

Si elige ECM (administración de contenido empresarial), SharePoint es la mejor opción para administrar de manera efectiva activos digitales, contenido web, registros y documentos. Si pensaba que SharePoint ECM es una solución compleja que no puede manejar debido a los aspectos técnicos involucrados, déjeme decirle que es muy simple y no necesita ser un experto en tecnología para usarla. para su negocio puede ser un gran desafío si es nuevo en él. Pero no se preocupe, puede contar con la ayuda de los proveedores de servicios de desarrollo de SharePoint, Azure o asp.net.

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