Technology 您是否在为非结构化内容而苦恼？您是否觉得跨部门管理重要文档和音视频制品很困难？通过拥有像 SharePoint 一样的企业内容管理系统，您可以受益匪浅。打开 SharePoint ECM（企业内容管理）以集中存储您的业务内容，并确保系统中不会遗漏任何文档、视频或图形。我们都知道 SharePoint 为云环境中跨部门和组织的更好协作做出了多么惊人的贡献。企业必须采用 SharePoint ECM 集成的一些最令人信服的原因包括：
SharePoint 便宜
SharePoint ECM 提供出色的安全性
多媒体编目是自动的
它带有内置的记录管理
它允许与多种类型的文件集成
SharePoint 提供强大的第三方支持
了解企业内容管理的需求
如今，随着越来越多的企业尝试实现无纸化和数字化流程，ECM 的需求变得非常重要。为此，他们需要确保他们的数据和文档的组织、管理和存储方式使查找和检索变得容易和安全。它可能是重要的收据图片、重要的电子邮件、上个月销售数字的电子表格，或者您想要存储、保护和管理的任何其他重要的办公文件。虽然您可以从当今可用的许多其他 ECM 解决方案中进行选择，但如果您一直在组织中使用 SharePoint，您是否已经知道 SharePoint 在现代企业中如此受欢迎的原因？
SharePoint 从第一版开始就被大量用于 ECM（企业内容管理）。如今，借助 SharePoint Online 和 2013/16，有多种服务、选项和功能可用于管理 SharePoint 中的内容和 ECM。下面是对 SharePoint 的 ECM 功能的快速浏览。
SharePoint 可帮助企业简化其企业内容管理，包括以下四个组件：
- 文件管理：所有文件都因为集中存储而得到很好的管理。文档保存在 SharePoint 存储库中供用户安全使用。他们可以轻松快速地查找、检索和共享文档。
- 元数据管理：借助 SharePoint 的这一功能，企业可以轻松创建组和术语集，以简化对 SharePoint 存储库中文档的更好管理和组织。
- 文档的共同创作：SharePoint 允许实时文档协作。多个用户可以轻松地同时编辑一个文档，从而加速文档的定稿并提高组织中文档相关流程的整体生产力。
- 访问控制：通过多个权限级别（“只读”、“完全控制”等），企业可以确保其敏感文档的安全并防止未经授权的访问。
- 审计跟踪：您可以找到与文档整个生命周期相关的活动的所有信息，例如谁复制、修改或共享它。通过这种方式，您可以更好地控制 SharePoint 生态系统中的文档和其他内容。
- 资产的数字化管理：SharePoint 拥有针对管理文档、AV（音频视频）文件、图形和不同类型的内容文件进行了全面优化的媒体资产库。这些库提供具有比任何其他标准文档库更多的元数据功能的特定类型的内容。此外，它们还提供用于快速引用和浏览资产的缩略图视图、从文档文件夹本身播放视频的弹出窗口。 SharePoint 的内置媒体播放器支持从 Intranet、发布网站、门户、团队网站等播放音频和视频文件。
- 记录管理：此功能有助于法律目的，并可在完成时作为义务和交易的证据，不能再修改。
- SharePoint 的安全存储库通过加密、两因素身份验证、数据丢失防护和其他功能来保护记录。
- 删除和保留政策确保可以根据约束公司的合规性法规保留记录。指定时间段结束后，相关文件将自动清除。
- SharePoint 的电子发现中心是一个专门的网站集，可以快速、轻松、有效地识别和交付电子信息。该信息可以用作证明。 SharePoint 的电子数据展示中心允许用户快速搜索内容、对项目应用保留并确保在其他用户仍然可以处理内容时保留内容副本。此外，借助此功能，用户可以导出内容，并跟踪与特定内容相关的导出和保留状态。
- Web 内容管理：借助可重复使用的模板，SharePoint 允许轻松快速地创建和发布 Web 内容。因为页面布局是可重用的，不同的内容作者可以跨 SharePoint 门户保持品牌和导航的一致性。从管理和部署的角度来看，它也具有成本效益。其灵活性使 SharePoint 成为企业的经济高效的选择。 SharePoint 也允许构建 Extranet、Internet 和 Intranet 站点。
迈向 SharePoint ECM 的第一步
SharePoint 内容管理附带一组丰富的工具，可满足任何现代企业不断变化的业务需求。但是，要实现像这样的健壮解决方案，您还需要一个健壮的实现。经过认证的SharePoint 应用程序开发公司可以帮助您轻松实现内容管理目标。
使用 SharePoint 企业内容管理 (ECM) 系统的一般规则和指南是什么？
让我们快速讨论 ECM 解决方案的一般规则和有用的指南。
您需要做的第一件事也是最重要的事情是避免在子站点中声明内容类型和站点列，而是使用根站点作为站点集合来存储层次结构的所有内容类型和站点列。然后，您可以将根站点中的资产关联到子站点。
- 依靠元数据而不是文件夹来定义内容层次结构。
- 避免重命名本机字段（例如项目的标题字段）的冲动。您可以使用具有自定义名称的自定义列作为替代方法。
- 使用远程配置方法而不是配置 IA（信息架构）。您可以使用内容类型中心和其他 IA 复制选项。
- 如果您正在部署 SharePoint Online，建议您使用 MS Flow 来设计业务流程，而不是使用工作流引擎或工作流管理器。
- 不要在团队网站的顶部使用发布功能。您可以改为创建一个现代通信站点。
- 避免在团队网站上使用发布功能，而是创建一个“现代”通信网站
- SharePoint 的内容类型中心允许您在整个场中发布内容类型。您可以使用内容类型中心来集中管理要在各种网站集中使用的关键内容类型。
然而，这方面的主要挑战是，对于新创建的站点集合或更新集线器中的内容类型时，内容类型复制不是即时的。复制可能需要相当长的时间，具体取决于租户的大小和内容类型集线器资产关联的数据量。
在 SharePoint ECM 中创建工作流启动表单和工作流任务编辑表单后，您的Microsoft 技术助理需要采取的下一步是通过 Visual Studio 创建一个顺序工作流项目和工作流的代码组件。
该程序的先决条件讨论如下：
- 创建工作流启动表单
- 创建工作流任务表单
重要提示：建议您在类似于代码最终部署位置的环境的开发环境的帮助下创建您的工作流。尽管始终通过开发人员资源完全复制生产环境并不容易且不可能，但您可以确保两个环境至少尽可能相似。这样做，您将使开发、测试和调试过程变得更加容易。例如，特定于 SharePoint Server 2010 的工作流活动要求在用于开发工作流的计算机上安装 SharePoint Server 和 SharePoint Foundation。
从头开始创建 SharePoint Server 2010 工作流项目：
- 打开视觉工作室。
- 选择新建，然后单击文件菜单上的项目。
- 在“新建项目”对话框中的“已安装模板”下选择“SharePoint 模板”。
- 选择顺序工作流模板。
- 为您的项目指定一个合适的名称，然后单击“确定”。
这将启动 SharePoint 自定义向导。
指定可部署为场解决方案的工作流。为您的工作流指定一个合适的名称，并指定它的范围是站点级别还是列表。列表范围内的工作流可用于指定的库或列表，但这种类型的工作流可用于整个网站集。
用于以编程方式访问代表您在工作流启动和工作流任务表单期间创建的表单的 XML 架构。然后，您将添加之前创建的类文件（在工作流启动步骤期间）。在添加现有项目对话框中访问您创建初始 form.vb 或初始 form.cs 文件的文件位置，然后单击“添加”。
添加和配置工作流活动
创建新的工作流项目后，您已经添加了架构引用表单，现在您需要开始工作流设计。工作流中有 5 个活动，即：
OnWorkflowActivated – 此活动用于激活工作流。
CreateTask – 创建工作流任务并将其分配给用户。
OnTaskChanged – 在工作流任务中的修改时执行。
CompleteTask – 工作流被标记为完成。
设置OnWorkflowActivation活动，需要设置OnWorkflowActivated活动的Invoked属性。注意属性窗口的CorrelationToken属性设置为workflowToken，Path属性设置为工作流属性。这些工作流变量允许工作流引擎将数据发送到合适的工作流实例。工作流实例的激活导致“工作流属性”变量对象的初始化。这包括所有工作流中的公共属性，例如工作流ID（实例标识符）和工作流实例在其上运行的列表项。它还可能包括传递给自定义工作流启动表单的自定义属性。在这种情况下，workflowProperties 变量包含工作流实例的启动属性。
确保代码文件具有正确的引用。如果缺少引用，您可以在语句的帮助下添加以下内容。
要添加 CreateTask 活动，请从 Visual Studio 工具框中的 SharePoint Foundation 部分中，将 Create Task 活动拖到工作流设计图面上，然后将其添加到 onWorkflowActivated1 活动的正下方。接下来您需要设置CreateTask 活动的属性。选择 CreateTask 活动时查看属性窗口。为 CorrelationToken 属性键入 taskToken 并为 MethodInvoking 属性创建 Task。记住，taskId、taskProps 和 taskToken 是变量的名称。确保您的代码文件包含正确的声明。 Visual Studio 需要自动构建这些。如果它们不存在，请添加它们。
此时，任务已创建并分配给用户。您需要添加活动以使工作流能够等待用户完成任务。为此，您需要借助代表工作流逻辑流控制的活动来添加它。
现在您需要在工作流的设计图面上（从 Visual Studio 工具箱）拖动一个 While 活动，并将其添加到活动 createTask1 下。 While 活动会触发其中的多个活动的循环，直到被评估的条件解析为 true 状态。将 While 活动属性和 Condition 属性设置为 Code Condition。
将其设置为代码条件时，工作流会收到一个指示，表明已创建自定义函数并需要用于处理 while1 活动。当 Condition 子属性设置为未完成时，表示需要运行的方法。该方法必须返回一个布尔值。
要添加 OnTaskChanged 活动，您需要从工作流设计图面上的 Visual Studio 工具框中拖动 OnTaskChanged 活动，然后将其添加到 while1 的活动循环中。
设置 onTaskChanged1 活动属性。展开 After Properties 的属性集合。现在展开 After Properties 集合。为 Name 属性输入workflow1，为Path 属性输入afterProps。探索 Before Properties 集合并为 name 属性和 beforeprops 或 path 属性输入工作流1。为 CorrelationToken 输入 taskToken，为 CorrelationTokenPath 输入 workflow1。为 Invoked 属性键入 onTaskChanged，在执行 onTaskChanged1activity 时调用此方法。
探索 TaskId 属性集合并为 name 属性键入 Workflow1，为 Path 属性键入 taskId。
请注意，TaskId 和 CorrelationToken 属性设置为我们在 createTask1 活动中使用的变量。设置的目的是绑定 createTask1 活动创建的相同任务。它确保工作流继续接收正确任务的更改事件。另外，请记住 beforeProps 和 afterProps 是对象变量。 afterProps 变量是任务更改发生后的任务属性，而 beforeProps 是指任务更改事件发生之前的任务属性。
Visual Studio 会自动将合适的变量声明添加到工作流代码中。但是，如果它们不是自动创建的，您可以通过编码添加它们。
为 onTaskChanged 方法添加代码并将变量声明添加到工作流的分部类中。添加用于设置 isFinished 变量的代码。任务编辑表单将信息发送到工作流。
将代码添加到 notFinished 方法。
每次更改任务时，while1 活动都会调用此方法来确定是否满足其条件。只要 ConditionalEventArgs 对象的 Result 属性计算结果为 true，while1 活动就会继续等待。
添加设置 ConditionalEventArgs 对象的 Result 属性的代码。
现在，每次用户编辑任务时，onTaskChanged1 活动都会处理任务更改事件。它调用 onTaskChanged 方法，该方法检查任务属性并设置 isFinished 变量以表示用户是否将任务标记为完成。 while1 活动然后调用 notFinished 方法，该方法将事件的结果设置为 isFinished 变量的相反值。如果isFinished返回false，则事件结果设置为true，while1活动一直等待任务变化；如果 isFinished 等于 true，则事件结果设置为 false，while1 活动完成，工作流继续下一个活动。
要添加 CompleteTask 活动，您需要将 CompleteTask 活动从 Visual Studio 工具箱拖到工作流的设计图面，然后将其添加到 while1 活动下。
现在只需设置 CompleteTask 活动属性。为 CorrelationToken 属性键入 taskToken。为 CorrelationToken Path 属性键入 Workflow1。为 Task Id name 属性键入 Workflow 1。
这样，您的工作流就完成了，现在您只需要测试、调试和部署它以及随附的表单。独自或在有限资源的帮助下尝试所有这些可能会成为一项艰巨的任务，有很多错误和低效率。因此，建议您将其留给专业人士。您的SharePoint 开发服务提供商将为您执行此操作。
接下来是什么？
为了确保您的工作流可用于文档库的关联，您必须编译工作流的集合，安装和设置工作流作为功能，在所选站点上激活工作流的功能。完成后，您可以开始调试工作流程。 Microsoft Azure 解决方案和 SharePoint 专家可以为您提供帮助。
Azure 云解决方案是在 Microsoft 管理的数据中心的帮助下构建、测试、部署和管理应用程序以及服务的云计算解决方案。
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结论
对于许多各种类型和规模的企业来说，管理文档、存储、检索和获取它们可能是一项复杂的任务。如果您能够很好地记录和管理您的内容，您就可以简化您的业务流程并确保做出更好、更明智的决策。凌乱的内容可能会导致您的办公室一团糟，由于沟通不畅和缺乏足够的决策信息而造成跨部门的干扰。
尽管您为此投入了大量时间、金钱和精力，但尝试在电子表格的帮助下手动管理内容可以使事情顺利进行。这就是技术来拯救你的时候。使用 ECM，内容管理变得容易。但是，为了满足企业内容管理需求，ECM 需要功能丰富且灵活。值得庆幸的是，SharePoint 正是具有这些品质的正确选择。
许多企业试图通过保持手动操作来节省成本，但这样做最终会花费更多的时间、精力和金钱（在资源上）进行内容管理。此外，通过传统方法管理内容既困难又不可靠。另一方面，SharePoint ECM 通过智能内容管理使企业完全不同。
虽然当今市场上不乏 ECM 解决方案，但许多企业依赖 SharePoint ECM，因为它提供了惊人的好处，例如提高文档安全性、降低成本、多媒体自动编目、多文件类型集成、强大的集成第三方支持、用于记录管理的内置系统等。SharePoint ECM 可以使您免于在流程中涉及的内容管理的麻烦和压力。有了更好管理且易于访问的内容，您可以确保办公室中的文档和其他内容安全、可靠且易于检索。
如果您选择 ECM（企业内容管理），SharePoint 是有效管理数字资产、Web 内容、记录和文档的最佳选择。如果您认为 SharePoint ECM 是一个复杂的解决方案，由于其中涉及的技术问题而无法处理，那么让我告诉您它确实非常简单，您无需成为技术专家即可使用它。设置 SharePoint ECM如果您是新手，对您的业务来说可能是一个相当大的挑战。不过别担心，您可以求助于 SharePoint、Azure 或asp.net 开发服务提供商。
