Tecnologia Prima di assumere un fornitore di servizi di cloud computing per adottare servizi cloud per la tua azienda, è importante capire prima di cosa tratta questo cloud e in che modo la tua azienda può trarne vantaggio. Il cloud è costituito da software e servizi che risiedono e operano sul Internet e non sulla rete del computer/laptop locale o dei server locali. L'adozione del cloud si riferisce alla strategia utilizzata dalle aziende per migliorare la scalabilità delle funzionalità del database basate su Internet riducendo al contempo rischi e costi.
Per un'adozione del cloud di successo, le aziende si impegnano nel cloud computing o nell'uso di server remoti ospitati su Internet per l'archiviazione, la gestione e l'elaborazione di dati cruciali. Sebbene il cloud computing non sia una novità ora, il cloud computing ibrido rimane ancora un concetto relativamente nuovo che combina uno o più provider come Salesforce, Amazon, ecc. con la loro infrastruttura IT privata sviluppata per una particolare organizzazione.
L'adozione del cloud offre molti vantaggi per le aziende come la possibilità di archiviare/salvare i dati privilegiati nel cloud privato e (allo stesso tempo) sfruttare le risorse tecnologiche disponibili sul cloud pubblico per eseguire app che si basano sui dati privati.
La tua azienda ha bisogno di servizi IT basati su cloud? Il cloud sta aumentando di popolarità e utilizzo tra le aziende per i numerosi vantaggi che ha da offrire. Sebbene ci siano diversi vantaggi offerti dal cloud, dovresti stare attento ai rischi associati al cloud. Ora potresti chiederti che dovresti adottare il cloud o no? Ricorda che l'introduzione di nuove tecnologie nel tuo ecosistema comporta una serie di rischi e sfide, ma i vantaggi che offre superano le sfide e i rischi. Se adotti il cloud con l'aiuto di un affidabile fornitore di servizi di integrazione cloud, puoi ridurre i rischi e prepararti a raccogliere tutti i vantaggi che il cloud può offrire.
Chi può trarre vantaggio dall'adozione del cloud? Come mai?
Diverse aziende possono trarre vantaggio dal cloud, come l'assistenza sanitaria, la vendita al dettaglio, il marketing, la pubblicità, la finanza, l'istruzione, l'e-commerce, ecc. Alcuni dei maggiori vantaggi offerti dal cloud per questi settori sono:
Settore sanitario: il comportamento dei consumatori social e digitali e la necessità di grande sicurezza e facile accessibilità delle EHR (Electronic Health Records) spingono cliniche, ospedali e altri fornitori di servizi sanitari e organizzazioni mediche ad adottare soluzioni di cloud computing per l'archiviazione e la gestione di documenti, marketing, e HR (risorse umane).
Industria della pubblicità e del marketing: un settore che dipende in larga misura dai social media, dalla creazione e pubblicazione di contenuti istantanei e interessanti per il cliente, molte agenzie di marketing e pubblicitarie oggi utilizzano servizi e soluzioni di cloud computing ibridi per inviare messaggi ai clienti in modo efficace loro pubblico, a livello locale e globale.
Settore della vendita al dettaglio e dell'e-commerce: il successo delle attività di vendita al dettaglio e dell'e-commerce richiede una strategia Internet potente ed efficace. Grazie all'adozione del cloud, la vendita al dettaglio online (e-commerce) è in grado di commercializzare e raggiungere i clienti in modo efficace e salvare i loro preziosi dati di prodotto a un prezzo inferiore.
Finanza: una gestione efficiente e affidabile delle spese, comunicazioni con i clienti e risorse umane sono estremamente importanti per le moderne attività finanziarie. Questo è il motivo per cui le società di servizi finanziari stanno ora mettendo le loro piattaforme di marketing e di posta elettronica nel cloud.
Istruzione: le opportunità di formazione online sono diventate molto popolari negli ultimi tempi, specialmente durante la pandemia. Con il cloud, istituzioni private, scuole primarie e secondarie e università per fornire compiti a casa, voti e sistemi di apprendimento online.
Oltre a questi, anche molti altri settori possono trarre vantaggio dall'adozione del cloud come il settore immobiliare, l'edilizia e altro ancora. Per configurare il cloud per la tua azienda, avrai bisogno dell'aiuto di un Microsoft Technology Associate .
Le organizzazioni di tutte le dimensioni possono trarre vantaggio dal cloud
Aziende e grandi aziende: gli ambienti aziendali necessitano di maggiori investimenti nell'IT. L'adozione del cloud aziendale con l'aiuto di uno sviluppo di app Web Microsoft e di un provider di servizi di cloud computing si traduce in risparmi straordinari sui profitti. I risparmi sono possibili grazie all'aumento dell'efficienza e all'eliminazione della necessità di personale di manutenzione e sicurezza su larga scala, mantenendo sotto controllo il costo dello spazio del server.
Aziende di medie e piccole dimensioni: poiché le aziende di medie e piccole dimensioni espandono i loro progetti, il personale e la clientela, hanno bisogno quasi immediatamente di un'infrastruttura IT più grande. Se investono nella crescita della loro infrastruttura IT, potrebbero dover spendere molti soldi e risorse su di essa. Al contrario, queste aziende possono impegnarsi nel cloud computing e godere di una scalabilità economica ed efficiente in pochi minuti.
Startup e imprenditori: le startup possono ridurre drasticamente i costi e gli investimenti iniziali del software tramite l'opzione per il cloud anziché la creazione di costose infrastrutture IT. I fornitori SaaS (Software as a Service) possono offrire un modello di abbonamento con canone mensile.
Come funziona la transizione e l'adozione del cloud?
Per effettuare la transizione dall'infrastruttura IT fisica al cloud, le aziende devono seguire alcuni passaggi fondamentali, tra cui:
Valutazione: i responsabili delle decisioni IT e i dirigenti devono valutare le varie opportunità, vantaggi, sfide e rischi associati all'adozione della strategia di cloud computing per la propria attività. Inoltre, hanno bisogno di ricercare i servizi di sviluppo di asp.net affidabili, i fornitori di servizi di cloud computing e i fornitori all'interno del loro settore, i team tecnologici e i leader aziendali dovrebbero raccogliere dati sulle storie di successo e sulle sfide che gli adottanti del passato hanno dovuto affrontare nel loro spazio.
Pianificazione: dopo aver condotto una ricerca approfondita, le organizzazioni devono pianificare la loro particolare strategia cloud. I leader dell'IT dovrebbero optare per i servizi e le piattaforme che sono veloci sul mercato e rinomati per il loro settore specifico. Devono anche scegliere tra un cloud privato, ibrido o pubblico.
Adozione: durante questa fase, i leader devono assicurarsi di costruire strategie per la mitigazione del rischio. Dovrebbero avere (o acquisire) una conoscenza e una comprensione esperte del loro software, dei data store e dei server per future ripetizioni, nonché della scalabilità della loro strategia.
Ottimizzazione: attraverso interazioni regolari con i team esecutivi, i reparti IT dell'organizzazione possono parlare delle lezioni apprese nella loro strategia cloud e creare soluzioni nuove e migliorate per attività e processi.
Questi passaggi di adozione iniziale sono molto importanti per le organizzazioni, ma devono anche continuare a ottimizzare la loro strategia di adozione del cloud di volta in volta.
Quali sono le considerazioni sulla sicurezza dell'adozione del cloud?
Le aziende in fase di transizione al cloud nutrono molte preoccupazioni per la sicurezza e la protezione dei dati sensibili dell'azienda e dei clienti. Per garantire che le informazioni siano al sicuro e non vengano perse a causa del dirottamento dell'account o delle violazioni dei dati, il provider di servizi di integrazione cloud dovrà considerare i seguenti aspetti della sicurezza del cloud:
Utilizzare API e interfacce sicure : le aziende devono assicurarsi di utilizzare l'interfaccia utente del software (interfaccia utente) e le API (interfacce di programmazione delle applicazioni) aggiornate e completamente sicure. Il monitoraggio e la gestione coerenti di strumenti affidabili ti aiuteranno a proteggerti da errori e violazioni imprevisti e dannosi.
Prevenire le vulnerabilità del sistema : i bug del programma consentono agli hacker di controllare il sistema cloud e rubare dati. Per eliminare questo rischio, dovrai tenere costantemente traccia degli aggiornamenti del tuo sistema e tenere d'occhio le vulnerabilità.
Creare piani di emergenza e programmi di formazione: due diligence inadeguata, eliminazione accidentale e disastri naturali nell'adozione della tecnologia cloud possono causare attacchi dannosi e perdita di dati. Le aziende devono, quindi, creare programmi per la formazione dei dipendenti e roadmap per il cloud computing per essere in grado di mitigare tali problemi.
Avendo discusso tanto sull'adozione del cloud, è importante dare una rapida occhiata ai problemi e alle preoccupazioni che la maggior parte delle aziende ha riguardo all'adozione del cloud. Le preoccupazioni includono:
Formazione e guida del personale: la maggior parte delle organizzazioni oggi ha dipendenti di età diverse e con background tecnici diversi. Oltre alla formazione sulla sicurezza, tuttavia, queste organizzazioni devono continuare a formare e istruire i membri del proprio team in tutti i reparti interessati sull'uso efficiente del cloud per ridurre al minimo le sfide operative di routine.
Miglioramento del processo: le organizzazioni devono essere abili e competenti per utilizzare il cloud e altri servizi integrati in un ecosistema cloud ibrido. Il reparto IT dell'azienda deve essere preparato a trasferire i dati a vari fornitori di servizi per adeguarsi alla domanda in evoluzione e per ottimizzare i processi.
Nonostante i numerosi vantaggi che l'adozione del cloud ha da offrire, come operazioni aziendali altamente efficienti, risparmi sui costi, tra gli altri, l'azienda che opera nel cloud deve prestare attenzione ai fornitori di servizi, alle sfide dei processi in corso e ai problemi di sicurezza per essere in grado di creare un'esperienza sicura ed efficiente per i propri clienti e personale. La società di sviluppo di asp.net o il fornitore di servizi di integrazione cloud che assumi dovrebbe aiutarti a collaborare con gli esperti di cloud computing e garantire l'innovazione riducendo al minimo i rischi e i costi per l'implementazione della strategia di adozione del cloud.
Sebbene il cloud abbia anche una serie di rischi come le tradizionali soluzioni on-premise, non puoi trascurare gli incredibili vantaggi che il cloud ha da offrire alle tue prestazioni aziendali complessive. Il rischio di attacco da parte degli hacker non può essere escluso in nessuna delle due opzioni: soluzione on-premise o ambiente cloud ibrido. D'altro canto, non puoi garantire che le risorse interne/interne utilizzino il sistema in modo sensato per il tuo guadagno aziendale. Indipendentemente dal tipo di servizi che utilizzi, devi prendere alcune importanti precauzioni.
Quando si analizzano i rischi, non possiamo ignorare che gli ambienti di elaborazione tradizionali e basati su cloud sono diversi. La differenza più grande è la responsabilità che il cliente e il CSP (fornitori di servizi cloud) condividono per ridurre al minimo i rischi. Per essere in grado di comprendere meglio la gestione del sistema cloud e sfruttarla al meglio, le aziende IT basate su cloud devono adottare misure per proteggersi dai rischi specifici del cloud, tra cui:
Visibilità e controllo ridotti: poiché un CSP di terze parti gestisce molti dei tuoi preziosi dati, significa semplicemente che non hai il pieno controllo su di essi. Il fornitore di soluzioni cloud può salvare alcuni dei tuoi dati importanti sui propri server privati. Inoltre, la soluzione basata su cloud non può mai essere una tua proprietà privata come lo è il sistema in sede. Oltre a questo, devi pagare una tassa per abbonarti al sistema basato su cloud. Per iniziare a utilizzare il sistema basato su cloud, gli utenti devono conoscere le responsabilità che si presentano e quali sono tutte le responsabilità che ricadono nella quota del fornitore di servizi. Questo dipende totalmente dal modello del servizio cloud che stai utilizzando.
L'esposizione è ampia : poiché i CSP utilizzano le API per la gestione dei servizi basati su cloud, non puoi essere sicuro che le vulnerabilità (che esistono per le API tradizionali) non ti daranno fastidio nel cloud. Le API utilizzate dai CSP sono accessibili tramite il web. In altre parole, sei aperto a rischi e minacce a causa di una più ampia esposizione a tutte queste vulnerabilità e rischi. Gli hacker possono facilmente sfruttare le vulnerabilità che trovano in un'API per consentire attacchi al tuo ambiente cloud ibrido. Pertanto, avrai bisogno di procedure altamente affidabili e programmi di sicurezza informatica per rilevare e trattare queste vulnerabilità in modo che queste violazioni possano essere prevenute.
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L'eliminazione dei dati è incompleta: quando tutte le copie dei dati sono sotto il tuo controllo, puoi assicurarti di salvare o rimuovere tutte le copie dei dati. Ma quando sono nel cloud, non sai mai dove stanno andando i tuoi dati e quanto lontano stanno viaggiando nel cloud. Come accennato in precedenza, il CSP può archiviare i tuoi dati importanti in più posizioni. Pertanto, quando si tenta di eliminarlo da una posizione, è possibile che siano presenti più istanze degli stessi dati altrove. Anche le procedure di cancellazione dei dati variano tra i fornitori. Le organizzazioni devono assicurarsi di comprendere le procedure di eliminazione dell'azienda (CSP) per garantire che le loro informazioni vengano rimosse completamente quando lo desiderano.
Separazioni non riuscite: i provider di servizi cloud in genere hanno molti client per poter archiviare dati appartenenti a innumerevoli organizzazioni. Di conseguenza, possono aumentare potenziali vulnerabilità e superficie di attacco. Un hack può teoricamente impiegare queste vulnerabilità per aggirare le separazioni degli utenti di un cloud. Finora, non sono stati segnalati attacchi basati sulle separazioni logiche. Tuttavia, il concetto è chiaro.
Le aziende che gestiscono informazioni e dati sensibili a volte utilizzano cloud privati senza tenant condivisi. Quando passi a un sistema basato su cloud, assicurati che i tuoi dipendenti siano adeguatamente formati per utilizzare questa tecnologia nel modo più sicuro e per il benessere della tua attività complessiva. La creazione di regole per l'aggiornamento delle password, la condivisione dei dati, l'utilizzo di telefoni cellulari e altri dispositivi può essere molto utile. È anche importante assicurarsi di scegliere fornitori di servizi di cloud computing che dispongono delle migliori pratiche di sicurezza in atto. Oltre a ciò, dobbiamo capire che evitare l'adozione del cloud può avere i suoi rischi come:
Rimanere indietro rispetto alla concorrenza
Utilizzo di apparecchiature e software obsoleti e poco performanti
Produttività e prestazioni ostacolate a causa di soluzioni obsolete
Quali sono i diversi tipi di servizi cloud?
I tipi di servizi cloud includono IaaS (Infrastructure as a Service), SaaS (Software as a Service) e PaaS (Platform as a Service). Collettivamente, IaaS, SaaS e PaaS sono chiamati stack di elaborazione per il modo in cui lavorano insieme. Infrastructure as a Service comprende elementi costitutivi di base, SaaS è sviluppato su PaaS e PaaS è costruito su SaaS. Comprendiamo questi!
IaaS – Questo è il livello fondamentale del cloud computing ed è utilizzato per accedere alla potenza di calcolo e allo storage online. IaaS ti fornisce l'accesso a server, reti, macchine virtuali, storage, sistema operativo e infrastruttura IT completa. Puoi scegliere di pagare in base al consumo o in base al minuto per l'utilizzo di IaaS.
PaaS: questo è il livello successivo del cloud computing attraverso il quale le aziende possono utilizzare strumenti che aiutano gli sviluppatori a creare e ospitare app Web. Poiché PaaS (Platform as a Service) fornisce gli strumenti di sviluppo online e consente agli utenti di creare, distribuire e utilizzare applicazioni senza la necessità di configurare o gestire l'infrastruttura sottostante di server, reti e database. Ciò consente agli utenti di concentrarsi sullo sviluppo di applicazioni mentre riducendo gli investimenti in tempo e risorse.
SaaS – SaaS si trova in cima allo stack di cloud computing. Fornisce app sul web. Il CSP ospita e gestisce questo programma software. L'utente deve abbonarsi per accedere al programma tramite browser Internet.SaaS è, in genere, un'app per utenti finali. Alcuni esempi di SaaS includono la posta elettronica basata sul Web (come Gmail), i sistemi CRM, le applicazioni per le buste paga, ecc.
Tutte queste soluzioni cloud (SaaS, PaaS, IaaS) possono essere ospitate su cloud privati, ibridi o pubblici.
Cloud pubblici sono tipo comune di ambienti cloud in cui un 3 ° -party CSP host e gestisce tutte le risorse cloud, come server, software e storage. I fornitori di servizi di cloud computing utilizzano queste risorse per soddisfare più clienti con il cloud. I cloud privati, d'altra parte, funzionano in modo simile ai cloud pubblici, tranne per il fatto che solo un'organizzazione può utilizzare un cloud privato. Con i cloud ibridi, le applicazioni e i dati possono spostarsi tra cloud privati e pubblici. Le aziende possono utilizzare il cloud privato per dati altamente sensibili e il cloud pubblico per altri scopi generali. Possono utilizzare il cloud privato in ogni momento, tranne quando c'è una domanda particolarmente elevata (quando possono utilizzare risorse sul cloud pubblico).
Quali sono i vantaggi della migrazione al cloud?
Dopo aver appreso del cloud, dei suoi vantaggi e rischi e di altri aspetti dell'adozione del cloud, discutiamo ora dei vantaggi che rendono l'adozione del cloud una decisione utile per la tua azienda. L'accessibilità e la flessibilità del cloud rendono il cloud computing una proposta estremamente vantaggiosa per le aziende di oggi. Ci sono diversi vantaggi che il cloud può conferire alla tua azienda, alcuni dei quali includono:
Efficienza in termini di costi: il costo è un forte motivo per cui molte aziende sono già passate a un'infrastruttura basata su cloud o sono in fase di transizione. I sistemi on-premise/locali tendono ad essere molto costosi, sin dall'inizio, tra i requisiti hardware e l'implementazione, l'aggiornamento e la manutenzione continui e altro ancora. Sorprendentemente, questo elenco non include il costo che dovrai sostenere per l'assunzione, la formazione e la manutenzione del personale per la gestione del software. Con l'aiuto dell'abbonamento SaaS, tuttavia, non devi spendere un centesimo per queste risorse, personale IT e programmi mentre ottieni l'accesso a tutte le funzionalità necessarie.
Facile implementazione: l'implementazione del software in sede può richiedere mesi di aggiustamenti, riaggiustamenti e miglioramenti poiché le risorse e le priorità della tua azienda continuano a cambiare. L'implementazione di SaaS, tuttavia, potrebbe richiedere da un mese a pochi mesi. La facilità dell'adozione del cloud è dovuta principalmente ai ridotti requisiti di codifica e alle semplici capacità di configurazione e ridimensionamento dei programmi. Quindi, con SaaS, il tuo personale può iniziare a utilizzare il software richiesto e ricavarne valore il prima possibile.
Recupero e sicurezza: le violazioni della sicurezza possono provenire da più fonti: i tuoi laptop, password rubate o trapelate e altre. Ogni incidente ha il potenziale di causare perdite significative alla tua azienda, poiché potresti subire perdite in varie forme, tra cui la perdita di dati critici, entrate ridotte e manodopera. Attraverso la crittografia dei dati, i sistemi cloud aiutano a mantenere i dati protetti e al sicuro in una posizione centralizzata in modo che le perdite di hardware non abbiano alcun effetto sulla produttività.
Gli aggiornamenti sono automatici: il software in sede inizia a invecchiare subito dopo l'acquisto. L'aggiornamento del sistema si rivela un'operazione costosa che richiede molto tempo anche per la sua corretta implementazione. D'altra parte, la soluzione basata su cloud consente di accedere automaticamente alle ultime tecnologie. La parte migliore è che non ci sono aggiustamenti minimi e costi nascosti per l'aggiornamento.
Flessibilità e scalabilità: i servizi basati su cloud sono ottimi per le aziende che crescono continuamente o che attraversano molte fluttuazioni nelle richieste di larghezza di banda. Questi servizi basati sul Web, per natura, aumentano e diminuiscono per adattarsi all'utilizzo senza o con piccoli aggiustamenti. Di conseguenza, le aziende hanno una maggiore capacità di sostenere più carichi di lavoro.
Facilità di accessibilità: i programmi che risiedono sul cloud sono facilmente accessibili rispetto ai programmi basati su hardware on premise. Di conseguenza, i dipendenti sono in grado di accedere ai dati in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e continuare a lavorare anche quando sono in movimento. Molti programmi hanno anche opzioni mobili. Con il cloud è possibile una maggiore collaborazione tra i team, il che significa che vari gruppi possono accedere e aggiornare gli stessi dati su base regolare e continua.
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Per questi motivi, molte aziende (piccole e grandi, startup e consolidate) stanno adottando rapidamente il cloud. Per garantire un'adozione del cloud sicura e impeccabile, potrebbe essere necessario l'aiuto della società di sviluppo asp.net con comprovata esperienza nei servizi di cloud computing.
A seconda delle esigenze aziendali e della sensibilità dei dati da archiviare, puoi scegliere tra cloud pubblici, privati o ibridi e parlare con il fornitore di servizi di integrazione cloud per aiutarti a entrare nel cloud.
Tecnologia Stai lottando con contenuti non strutturati? Trovi difficile gestire documenti importanti e artefatti audio-video tra i reparti? Puoi trarre enormi vantaggi dall'avere un sistema di gestione dei contenuti aziendali come quello di SharePoint. Attiva SharePoint ECM (Enterprise Content Management) per l'archiviazione centralizzata dei tuoi contenuti aziendali e assicurati che nessun documento, video o grafica venga perso nel sistema. Conosciamo tutti quanto sorprendentemente SharePoint abbia contribuito a una migliore collaborazione tra reparti e organizzazioni in un ambiente cloud. Alcuni dei motivi più convincenti per cui le aziende devono optare per l'integrazione ECM di SharePoint includono:
SharePoint è poco costoso
SharePoint ECM offre una grande sicurezza
La catalogazione multimediale è automatica
Viene fornito con la gestione dei record integrata
Consente l'integrazione con più tipi di file
SharePoint offre un solido supporto di terze parti
Comprendere la necessità di un Enterprise Content Management
La necessità di ECM diventa pertinente oggi poiché sempre più aziende stanno cercando di eliminare la carta e digitalizzare i propri processi. Per questo, devono garantire che i loro dati e documenti siano organizzati, gestiti e archiviati in modo da rendere la ricerca e il recupero facili e sicuri. Può essere l'immagine di una ricevuta importante, un'e-mail importante, un foglio di calcolo dei numeri di vendita dell'ultimo mese o qualsiasi altro documento vitale dell'ufficio che desideri archiviare, proteggere e gestire. Mentre puoi scegliere tra molte altre soluzioni ECM disponibili oggi, ma se hai utilizzato SharePoint nella tua organizzazione, conosci già il motivo per cui SharePoint è così popolare tra le aziende moderne?
SharePoint è utilizzato immensamente per ECM (Enterprise Content Management) fin dalla sua prima versione. Al giorno d'oggi, con SharePoint online e 2013/16, sono disponibili diversi servizi, opzioni e funzionalità per la gestione dei contenuti e dell'ECM in SharePoint. Ecco una rapida occhiata alle funzionalità ECM di SharePoint.
SharePoint aiuta le aziende a semplificare la gestione dei contenuti aziendali che comprende i seguenti quattro componenti:
- Gestione dei documenti: tutti i documenti sono gestiti bene grazie all'archiviazione centralizzata. I documenti vengono mantenuti al sicuro negli archivi di SharePoint per gli utenti. Possono trovare, recuperare e condividere i documenti in modo facile e veloce.
- Gestione dei metadati: con questa funzionalità di SharePoint, le aziende possono creare facilmente gruppi e set di termini per semplificare una migliore gestione e organizzazione dei documenti nei repository di SharePoint.
- Creazione condivisa di documenti: SharePoint consente la collaborazione sui documenti in tempo reale. Più utenti possono modificare facilmente un documento contemporaneamente, accelerando così la finalizzazione dei documenti e migliorando la produttività complessiva dei processi relativi ai documenti in un'organizzazione.
- Controllo degli accessi: con più livelli di autorizzazione ("sola lettura", "controllo completo", ecc.) le aziende possono garantire che i propri documenti sensibili siano al sicuro e protetti da accessi non autorizzati.
- Audit trail: puoi trovare tutte le informazioni sulle attività relative a un documento durante il suo ciclo di vita, ad esempio chi lo ha copiato, modificato o condiviso. In questo modo hai un migliore controllo dei documenti e di altri contenuti nel tuo ecosistema di SharePoint.
- Gestione digitale delle risorse: SharePoint dispone di librerie di risorse multimediali completamente ottimizzate per la gestione di documenti, file AV (audio video), grafica e diversi tipi di file di contenuto. Queste raccolte offrono tipi specifici di contenuto con più funzionalità di metadati rispetto a qualsiasi altra raccolta documenti standard. Inoltre, offrono viste in miniatura per consultare e sfogliare rapidamente le risorse, pop-up che riproducono video dalla cartella del documento stessa. I lettori multimediali integrati di SharePoint consentono la riproduzione di file audio e video da una intranet, sito di pubblicazione, portale, siti del team, ecc.
- Gestione dei record: questa funzione è utile per scopi legali e può servire come prova di obblighi e transazioni al momento della finalizzazione e non può più essere modificata.
- Il repository sicuro di SharePoint protegge i record grazie alla crittografia, all'autenticazione a due fattori, alla prevenzione della perdita di dati e ad altre funzionalità.
- Le politiche di cancellazione e conservazione assicurano che i record possano essere conservati in base alle normative di conformità che delimitano un'azienda. Al termine di un periodo di tempo specificato, i file rilevanti vengono eliminati automaticamente.
- L'eDiscovery Center di SharePoint è una raccolta di siti specializzati che consente l'identificazione e la consegna di informazioni elettroniche in modo rapido, semplice ed efficace. Le informazioni possono essere utilizzate come prova. Il Centro eDiscovery di SharePoint consente a un utente di cercare rapidamente il contenuto, applicare un blocco agli elementi e garantire la conservazione di una copia del contenuto mentre altri utenti possono ancora lavorarci. Inoltre, con l'aiuto di questo, un utente può esportare il contenuto e tenere traccia dello stato delle esportazioni e dei blocchi relativi a un determinato contenuto.
- Gestione dei contenuti Web: con modelli riutilizzabili, SharePoint consente la creazione e la pubblicazione facili e veloci di contenuti Web. I layout di pagina AS sono riutilizzabili, diversi autori di contenuti possono mantenere la coerenza del marchio e della navigazione nei portali di SharePoint. È conveniente anche dal punto di vista della gestione e della distribuzione. La sua flessibilità rende SharePoint un'opzione conveniente per le aziende. SharePoint consente anche di creare siti extranet, Internet e intranet.
Fai il tuo primo passo verso SharePoint ECM
La gestione dei contenuti di SharePoint include un ricco set di strumenti per soddisfare le esigenze aziendali in continua evoluzione di qualsiasi azienda moderna. Ma per implementare una soluzione robusta come questa è necessaria anche un'implementazione robusta. Una società di sviluppo di applicazioni SharePoint certificata può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di gestione dei contenuti con estrema facilità.
Quali sono le regole e le linee guida generali per l'utilizzo del sistema SharePoint Enterprise Content Management (ECM)?
Discutiamo rapidamente le regole generali e le linee guida utili per le soluzioni ECM.
La prima e più importante cosa da fare è evitare di dichiarare i tipi di contenuto e le colonne del sito nei siti secondari, utilizzare invece il sito radice per la raccolta del sito per archiviare tutti i tipi di contenuto e le colonne del sito di una gerarchia. È quindi possibile associare le risorse dal sito principale ai siti secondari.
- Affidati ai metadati invece che alle cartelle per definire una gerarchia di contenuti.
- Evita l'urgenza di rinominare i campi nativi come il campo Titolo degli elementi. In alternativa, puoi utilizzare una colonna personalizzata con un nome personalizzato.
- Scegli un approccio di provisioning remoto invece di fornire l'IA (Architettura delle informazioni). Puoi utilizzare Content Type Hub e altre opzioni di replica IA.
- Se si distribuisce SharePoint Online, è consigliabile utilizzare MS Flow per la progettazione di processi aziendali anziché utilizzare il motore del flusso di lavoro o il gestore del flusso di lavoro.
- Non utilizzare le funzionalità di pubblicazione nella parte superiore di un sito del team. Puoi invece creare un sito di comunicazione moderno.
- Evita di utilizzare le funzionalità di pubblicazione su un sito del team, piuttosto crea un sito di comunicazione "moderno"
- L'hub dei tipi di contenuto di SharePoint consente di pubblicare i tipi di contenuto in una farm. È possibile utilizzare l'hub dei tipi di contenuto per la gestione centralizzata dei tipi di contenuto chiave che si desidera utilizzare in varie raccolte siti.
Le sfide principali con questo, tuttavia, sono che la replica dei tipi di contenuto non è istantanea per le raccolte di siti appena create o durante l'aggiornamento dei tipi di contenuto nell'hub. La replica potrebbe richiedere un po' di tempo a seconda delle dimensioni del tenant e del volume di dati a cui sono associati gli asset dell'hub del tipo di contenuto.
Dopo aver creato il modulo di avvio del flusso di lavoro e il modulo di modifica dell'attività del flusso di lavoro in SharePoint ECM, il passaggio successivo che il Microsoft Technology Associate dovrà eseguire è creare un progetto di flusso di lavoro sequenziale e i componenti del codice del flusso di lavoro tramite Visual Studio.
I prerequisiti della procedura sono discussi di seguito:
- Crea modulo di avvio del flusso di lavoro
- Crea il modulo dell'attività del flusso di lavoro
Importante: è consigliabile creare i flussi di lavoro con l'aiuto di un ambiente di sviluppo che assomigli all'ambiente della posizione in cui il codice verrà infine distribuito. Sebbene non sia sempre facile e possibile replicare completamente un ambiente di produzione tramite le risorse dello sviluppatore, è possibile garantire che due ambienti siano almeno tanto simili quanto è possibile renderli. In questo modo, renderai molto più semplici i processi di sviluppo, test e debug. Ad esempio, le attività del flusso di lavoro specifiche di SharePoint Server 2010 richiedono l'installazione di SharePoint Server e SharePoint Foundation su un computer utilizzato per lo sviluppo dei flussi di lavoro.
Per creare da zero un progetto del flusso di lavoro di SharePoint Server 2010:
- Apri Visual Studio.
- Seleziona Nuovo e fai clic su Progetto nel menu File.
- Selezionare il modello di SharePoint in Modelli installati nella finestra di dialogo Nuovo progetto.
- Scegli il modello di flusso di lavoro sequenziale.
- Assegna un nome adatto al tuo progetto e fai clic su OK.
Verrà avviata la personalizzazione guidata di SharePoint.
Specificare il flusso di lavoro che può essere distribuito come soluzione farm. Assegna un nome adatto al tuo flusso di lavoro e specifica se deve essere definito come ambito a livello di sito o nell'elenco. Un flusso di lavoro con ambito elenco può essere utilizzato per una raccolta o un elenco specificati, ma questo tipo di flusso di lavoro è disponibile per l'intera raccolta siti.
Per accedere a livello di codice allo schema XML che rappresenta i moduli creati durante l'avvio del flusso di lavoro e il modulo dell'attività del flusso di lavoro. Verrà quindi aggiunto il file di classe creato in precedenza (durante la fase di avvio del flusso di lavoro). Accedi al percorso del file in cui hai creato il file di avvio form.vb o di avvio form.cs nella finestra di dialogo Aggiungi elemento esistente e quindi fai clic su "Aggiungi".
Aggiungi e configura le attività del flusso di lavoro
Dopo aver creato il tuo nuovo progetto Workflow, hai aggiunto il modulo di riferimento dello schema, ora devi iniziare a progettare il flusso di lavoro. Ci sono 5 attività nel flusso di lavoro, ovvero:
OnWorkflowActivated: questa attività serve per l'attivazione del flusso di lavoro.
CreateTask: crea un'attività del flusso di lavoro e assegnala a un utente.
OnTaskChanged: viene eseguito in caso di modifica in un'attività del flusso di lavoro.
CompleteTask: il flusso di lavoro è contrassegnato come completo.
Per impostare l'attività OnWorkflowActivation, è necessario impostare la proprietà Invoked dell'attività OnWorkflowActivated. Si noti che la proprietà CorrelationToken nella finestra delle proprietà è impostata su workflowToken mentre la proprietà Path è impostata sulle proprietà del flusso di lavoro. Queste variabili del flusso di lavoro consentono al motore del flusso di lavoro di inviare dati all'istanza del flusso di lavoro adatta. L'attivazione dell'istanza del flusso di lavoro determina l'inizializzazione dell'oggetto variabile “proprietà del flusso di lavoro”. Ciò include proprietà comuni a tutti i flussi di lavoro, ad esempio l'ID del flusso di lavoro (identificatore dell'istanza) e l'elemento dell'elenco su cui viene eseguita l'istanza del flusso di lavoro. Può anche includere proprietà personalizzate passate a un modulo di inizializzazione del flusso di lavoro personalizzato. La variabile workflowProperties, in questo caso, contiene le proprietà di avvio dell'istanza del flusso di lavoro.
Assicurati che il file di codice abbia i riferimenti corretti. Nel caso in cui manchi il riferimento, puoi aggiungere quanto segue con l'aiuto delle dichiarazioni.
Per aggiungere un'attività CreateTask, dalla casella degli strumenti di Visual Studio, nella sezione SharePoint Foundation, è necessario trascinare un'attività Create Task sulla superficie di progettazione del flusso di lavoro e quindi aggiungerla direttamente sotto l'attività onWorkflowActivated1. Successivamente è necessario impostare le proprietà dell'attività CreateTask. Visualizza la finestra delle proprietà mentre selezioni l'attività CreateTask. Digitare taskToken per la proprietà CorrelationToken e creare Task per la proprietà MethodInvoking. Ricorda, taskId, taskProps e taskToken sono i nomi della variabile. Assicurati che il tuo file di codice contenga le dichiarazioni corrette. Visual Studio deve compilarli automaticamente. Se non ci sono, aggiungili.
A questo punto, l'attività viene creata e assegnata a un utente. È necessario aggiungere attività per consentire al flusso di lavoro di attendere il completamento dell'attività da parte dell'utente. Per fare ciò, è necessario aggiungerlo con l'aiuto di attività che rappresentano i controlli del flusso logico per il flusso di lavoro.
Ora è necessario trascinare un'attività While nell'area di progettazione del flusso di lavoro (dalla casella degli strumenti di Visual Studio) e aggiungerla sotto l'attività createTask1. L'attività While attiva il ciclo di più attività al suo interno finché la condizione da valutare non si risolve nello stato true. Impostare le proprietà dell'attività While e la proprietà Condition su Code Condition.
Impostandolo su Condizione codice, il flusso di lavoro riceve un'indicazione che una funzione personalizzata è stata creata e deve essere utilizzata per elaborare l'attività while1. Quando la sottoproprietà Condition è impostata su non Finished, indica il metodo che deve essere eseguito. Il metodo deve restituire un valore booleano.
Per aggiungere l'attività OnTaskChanged, è necessario trascinare l'attività OnTaskChanged dalla casella degli strumenti di Visual Studio nell'area di progettazione del flusso di lavoro e quindi aggiungerla nel ciclo di attività di while1.
Imposta le proprietà dell'attività onTaskChanged1. Espandere la raccolta di proprietà di After Properties. Ora espandi la raccolta After Properties. Digitare workflow1 per la proprietà Name e digitare afterProps per la proprietà Path. Esplora la raccolta Before Properties e digita workflow1 per la proprietà name e beforeprops o la proprietà path. Digitare taskToken per CorrelationToken e workflow1 per CorrelationTokenPath. Digitare onTaskChanged per la proprietà Invoked, questo metodo viene chiamato durante l'esecuzione dell'attività onTaskChanged1.
Esplora la raccolta di proprietà TaskId e digita Workflow1 per la proprietà name e taskId per la proprietà Path.
Si noti che le proprietà TaskId e CorrelationToken sono impostate sulle variabili utilizzate nell'attività createTask1. Lo scopo dell'impostazione è associare la stessa attività creata dall'attività createTask1. Assicura che il flusso di lavoro continui a ricevere l'evento di modifica per l'attività corretta. Inoltre, ricorda che beforeProps e afterProps sono variabili oggetto. Le variabili afterProps sono le proprietà dell'attività dopo il verificarsi della modifica dell'attività mentre beforeProps si riferisce alle proprietà dell'attività prima del verificarsi dell'evento di modifica dell'attività.
Le dichiarazioni di variabili appropriate vengono aggiunte automaticamente al codice del flusso di lavoro da Visual Studio. Ma, se non vengono creati automaticamente, puoi aggiungerli tramite la codifica.
Aggiungi la codifica per il metodo onTaskChanged e aggiungi la dichiarazione della variabile alla classe parziale del flusso di lavoro. Aggiungere il codice per l'impostazione della variabile isFinished. Il modulo di modifica dell'attività invia le informazioni al flusso di lavoro.
Aggiungi codice al metodo notFinished.
Ogni volta che l'attività viene modificata, l'attività while1 richiama questo metodo per determinare se la sua condizione è soddisfatta. Finché la proprietà Result dell'oggetto ConditionalEventArgs restituisce true, l'attività while1 continuerà ad attendere.
Aggiungere il codice che imposta la proprietà Result dell'oggetto ConditionalEventArgs.
Ora, ogni volta che l'utente modifica l'attività, l'attività onTaskChanged1 gestisce l'evento di modifica dell'attività. Richiama il metodo onTaskChanged, che esamina le proprietà dell'attività e imposta la variabile isFinished per indicare se l'utente ha contrassegnato l'attività come completata. L'attività while1 richiama quindi il metodo notFinished, che imposta il risultato dell'evento sull'opposto della variabile isFinished. Se isFinished restituisce false, il risultato dell'evento viene impostato su true e l'attività while1 resta in attesa di modifiche all'attività; se isFinished è uguale a true, il risultato dell'evento viene impostato su false e l'attività while1 viene completata e il flusso di lavoro continua con l'attività successiva.
Per aggiungere un'attività CompleteTask, è necessario trascinare un'attività CompleteTask dalla casella degli strumenti di Visual Studio nell'area di progettazione del flusso di lavoro e quindi aggiungerla nell'attività while1.
Ora basta impostare le proprietà dell'attività CompleteTask. Digitare taskToken per la proprietà CorrelationToken. Digitare Workflow1 per la proprietà CorrelationToken Path. Digitare Flusso di lavoro 1 per la proprietà Nome ID attività.
Con questo, il tuo flusso di lavoro è terminato e ora devi solo testarlo, eseguire il debug e distribuirlo e i moduli di accompagnamento. Tentare tutto questo da soli o con l'aiuto delle tue risorse limitate può rivelarsi un compito scrupoloso con molti bug e inefficienze. Quindi, è consigliabile lasciarlo ai professionisti. Il tuo fornitore di servizi di sviluppo SharePoint lo farà per te.
E dopo?
Per garantire che il flusso di lavoro sia disponibile per l'associazione delle raccolte documenti, è necessario compilare l'assemblaggio del flusso di lavoro, installare e configurare il flusso di lavoro come Funzionalità, attivare la funzionalità del flusso di lavoro nel sito selezionato. Una volta terminato, puoi iniziare a eseguire il debug del tuo flusso di lavoro. Le soluzioni Microsoft Azure e gli esperti di SharePoint possono aiutarti in questo.
Le soluzioni cloud di Azure sono soluzioni di cloud computing per creare, testare, distribuire e gestire applicazioni e servizi con l'aiuto di data center gestiti da Microsoft.
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Conclusione
Gestire i documenti, archiviarli, recuperarli e recuperarli può essere un compito complesso per molte aziende di tutti i tipi e dimensioni. Se sei in grado di documentare e gestire bene i tuoi contenuti, puoi semplificare i processi aziendali e garantire un processo decisionale migliore e informato. Il contenuto disordinato può causare un completo disordine nel tuo ufficio, creando disturbo tra i reparti a causa della scarsa comunicazione e della mancanza di informazioni adeguate per il processo decisionale.
Cercare di gestire manualmente il contenuto con l'aiuto di fogli di calcolo può far funzionare le cose, nonostante tutto il tempo, i soldi e gli sforzi che ci investi. Questo è quando la tecnologia viene in tuo soccorso. La gestione dei contenuti diventa facile con ECM. Tuttavia, per soddisfare le esigenze di gestione dei contenuti aziendali, l'ECM deve essere ricco di funzionalità e flessibile. Per fortuna, SharePoint è l'opzione giusta perché ha queste qualità.
Molte aziende cercano di risparmiare sui costi mantenendolo manuale, ma così facendo finiscono per spendere più tempo, sforzi e denaro (sulle risorse) per la gestione dei contenuti. Inoltre, gestire i contenuti attraverso i metodi tradizionali è difficile e poco affidabile. D'altra parte, SharePoint ECM rende le cose totalmente diverse per le aziende attraverso una gestione intelligente dei contenuti.
Anche se oggi sul mercato non mancano le soluzioni ECM, molte aziende si affidano a SharePoint ECM per gli incredibili vantaggi che offre, come maggiore sicurezza dei documenti, costi inferiori, catalogazione automatica dei file multimediali, integrazione di più tipi di file, solida integrazione di supporto di terze parti, sistema integrato per la gestione dei record, ecc. SharePoint ECM può salvarti dal fastidio e dallo stress della gestione dei contenuti che è altrimenti coinvolto nel processo. Con contenuti gestiti meglio e facilmente accessibili, puoi essere certo che i documenti e altri contenuti nel tuo ufficio siano al sicuro, protetti e facilmente recuperabili.
Se scegli ECM (Enterprise Content Management), SharePoint è la scelta migliore per gestire in modo efficace risorse digitali, contenuti web, record e documenti. Se pensavi che SharePoint ECM sia una soluzione complessa che non puoi gestire a causa dei tecnicismi coinvolti in essa, lascia che ti dica che è davvero molto semplice e non è necessario essere un esperto di tecnologia per utilizzarla. Configurazione di SharePoint ECM per la tua attività potrebbe essere una vera sfida se sei nuovo. Ma non preoccuparti, puoi avvalerti dell'aiuto dei provider di servizi di sviluppo SharePoint, Azure o asp.net.
