En primer lugar, ¿qué significa SAP? Aplicaciones y productos de sistemas es la forma completa de SAP, se utiliza en el campo del procesamiento de datos.
Si se mira por su definición, también es un nombre para el software ERP (Enterprise Resource Planning) y también el nombre de la empresa. Este fue lanzado en el año 1972 por Hopp, Hector, Wellenreuther, Plattner y Tschira.
En el mercado de ERP, SAP se considera el número uno. SAP se ha instalado más de 140.000 veces en todo el mundo en más de 25 soluciones empresariales específicas de la industria y más de 75.000 clientes en casi 120 países, y estos son los registros hasta el año 2010.
Hay algunos productos en el mercado que son competidores del software SAP. Esos productos son Oracle, Microsoft Dynamics, etc.
¿Por qué se requiere SAP?
Antes de analizar por qué se requiere SAP y cómo puede ayudar en los procesos comerciales, a continuación hay una guía paso a paso que hará que las empresas comprendan cómo los diferentes departamentos están involucrados en el proceso comercial general.
El proceso seguido por las unidades de negocio:
- Los clientes se ponen en contacto con el equipo de ventas para comprobar la disponibilidad del producto.
- El equipo de ventas se pone en contacto con el departamento de inventario para verificar la disponibilidad del producto.
- El equipo de ventas se acerca al departamento de producción en el caso de que el producto se agote, esto se hace para que el producto se fabrique.
- Para conocer la disponibilidad de materias primas del producto, el equipo de planificación de la producción verifica con el departamento de inventario.
- El equipo de planificación de la producción compra la materia prima a los proveedores en caso de que la materia prima no esté disponible con el departamento de inventario.
- A los efectos de la producción real, el departamento de planificación de la producción envía la materia prima a la ejecución del taller.
- Los productos son enviados al equipo de ventas por el equipo de planta una vez que están listos.
- Los productos son entregados a los clientes por el equipo de ventas.
- El equipo de ventas proporciona actualizaciones sobre los ingresos generados por la venta de productos al equipo de finanzas. El equipo de finanzas proporciona al equipo de finanzas actualizaciones sobre los pagos que deben realizarse a diferentes proveedores de materias primas.
- Para cualquier tipo de tema relacionado con el recurso humano, todos los departamentos se acercan a RRHH.
Todas las empresas que operan en todo el mundo necesitan algún tipo de tecnología. La tecnología se ha convertido ahora en la columna vertebral de todas las fases de las operaciones comerciales. Las empresas utilizan muchos programas de software y algunos servicios de computación en la nube para que las aplicaciones manejen diferentes procedimientos. ¿Están interconectados y pueden trabajar juntos sin problemas? Tal vez no. Hay muchas empresas que luchan por crear un ecosistema unificado que satisfaga todas sus necesidades actuales. Si hay que creer en las encuestas, una empresa promedio utiliza:
- Aproximadamente 90 servicios desde la nube para funciones de HCM.
- Aproximadamente 60 herramientas para fines financieros y contables.
- 43 CRM / herramientas de ventas.
- 41 servicios de desarrollo de software
Los números que se muestran arriba pueden parecer asombrosos, pero si se miran desde una perspectiva diferente, entonces todos los departamentos de una empresa tienen sus propias soluciones de software y operan de forma independiente entre sí. E incluso dentro de los departamentos, puede haber software separado para funciones específicas, un software que podría no estar integrado con el resto de la configuración del software en la empresa. Las soluciones de big data y los servicios de computación en la nube también son partes vitales del proceso de implementación de SAP. Al incluirlos con los módulos, las empresas obtendrán muchos beneficios adicionales.
Las soluciones de software de SAP no son lo que la empresa sabe sobre ellas, son mucho más.
Las empresas de soluciones de software en la nube como Microsoft Azure también están proporcionando soluciones de desarrollo personalizadas de SAP a las empresas.
Comprender por qué una empresa querría implementar SAP a través de un ejemplo
Ahora veremos un ejemplo para comprender por qué las empresas de todo el mundo querrían implementar SAP con la ayuda de un ejemplo.
Consideremos un gran desafío al que se enfrenta una empresa de productos.
Existen múltiples funciones en el área de la logística, gestión de materiales, ventas y distribución, gestión del almacén, atención al cliente y gestión de la flota son algunos ejemplos de las funciones en el área de logística.
Hay tecnologías diferentes y separadas que se utilizan para la operación en cada uno de estos departamentos. La principal pregunta que surge cuando se utilizan diferentes tecnologías para todos los departamentos es que cómo estos departamentos se comunican entre sí, y sin comunicación, es difícil de integrar y analizar, y con todo eso habrá un problema en la elaboración del sonido. decisiones comerciales que se basan en los datos analizados e integrados.
Entonces, este problema se puede resolver utilizando el software SAP. Un software de SAP puede integrar todas las funciones que proporcionan datos al dar a las partes interesadas acceso a esos datos. Una vez que todas las funciones se hayan integrado, el proceso de tomar una decisión (una decisión comercial sólida) será fácil y dará como resultado:
- Para el soporte completo de las aplicaciones comerciales, se implementan plataformas integradas únicas y se realiza la reducción del TCO.
- Las ventas se reducen (aumentan los ingresos) debido al menor uso de stock.
- Hay muchos ahorros en el costo y las demoras también se reducen debido a una compra más eficiente y confiable de los materiales.
- Hay muy pocas demoras en el proceso de entrega y eso mejora el nivel de satisfacción del cliente.
- Se reducen los costos de transporte y distribución.
Una empresa puede estar en algún otro nicho que no sea la fabricación, pero para cualquier empresa en todo el mundo, existe un modelo de SAP para su operación comercial que los ayudará a mejorar la flexibilidad y la integración total de todas las operaciones y ofrecerá una solución eficiente y que ahorre costos en todas y cada una de las etapas del ciclo de vida de un producto.
El software de SAP es hermoso, ya que solo se pueden proteger los módulos que necesita una empresa y esos módulos también se pueden implementar, brindándoles soluciones personalizadas.
Soluciones ofrecidas por SAP
Todos los módulos principales que se incluyen en un sistema SAP completo se muestran en la siguiente lista, junto con el módulo de logística anterior. Cada módulo abordará los desafíos que enfrentan las operaciones comerciales específicas, junto con ellos hay soluciones complementarias para la personalización:
- Planificación de recursos empresariales
- Para ventas y marketing, CRM
- Ventas y distribuciones
- Gestión financiera
- Recursos humanos
- Gestión de activos
- Gestión del ciclo de vida del producto
- Gestión de la cadena de suministro
Para casi todos los nichos, SAP proporciona soluciones específicas de la industria, esos nichos son fabricación, farmacéutica, atención médica, seguros, finanzas, etc. Esto, con la capacidad de comprar solo los módulos que pueden "encajar", puede definirse claramente como dos de las mayores ventajas de utilizar SAP para una empresa de cualquier tipo y tamaño.
¿Quién usa las Soluciones SAP?
Hay casi 2.00.000 empresas en todo el mundo que reciben la ayuda de algunos o un conjunto completo de módulos de SAP y eso se hace en más de 150 países. Existe la creencia que se ha vuelto común hoy en día de que solo las grandes empresas necesitan software SAP, pero alrededor del 80% de las pequeñas y medianas empresas también están a bordo y están utilizando software SAP.
El resultado final de una empresa determina el éxito del software de SAP que utilizan. Y el resultado final es el resultado de una gran eficiencia, operaciones más optimizadas y mejores decisiones para el negocio.
Lea el blog: ¿Por qué SAP es mejor que otras soluciones ERP?
Una tasa de crecimiento anual continuo del 25% es suficiente como prueba para una empresa de tamaño medio como Schoolhouse Electric y suministro, productor y minorista de iluminación y otros artículos para el hogar.
Según el vicepresidente de operaciones y finanzas de una empresa estimada, “sin SAP, las empresas simplemente no tendrían vínculos de liderazgo competitivo y, por eso, no podrían cumplir con los pedidos tan rápido como lo hacen mediante el uso de SAP. SAP hace mucho más que permitir el crecimiento de una empresa. Hace posible que los modelos de negocios que son de tamaño pequeño-mediano existan en el mercado global ”.
Existe una gran empresa llamada Siemens que brinda soluciones técnicas a una variedad de industrias como la construcción, la energía, la salud, etc. El desafío que enfrentaron fue consolidar y simplificar procesos que son complejos e inconexos. Sus ejecutivos querían acelerar los procesos y acceder a la información que informaría su toma de decisiones.
Se dirigieron a una empresa de soluciones SAP y recientemente migraron a la plataforma SAP HANA, para obtener beneficios adicionales, también se puede combinar sin problemas con Microsoft Azure. Las empresas ahora pueden disfrutar de una productividad mucho mayor a través de procesos rápidos y conocimientos de datos en tiempo real, esto también ha reducido el costo de las empresas tanto para el hardware como para los centros de procesamiento de datos, y las integraciones comerciales y la continuidad se han mejorado mucho, todo esto está habilitado en las empresas por SAP.
Si se mira a las empresas con la perspectiva de operaciones mejoradas, se ha observado una reducción del 24% en el tamaño de la base de datos en Siemens y se observa un aumento del 60% en la productividad. Y se ha informado de un rendimiento hasta 90 veces más rápido. Si alguien quiere entender por qué las empresas necesitan y utilizan SAP, estas estadísticas informadas deberían proporcionar todas las respuestas.
Implementación de SAP: clave para el éxito o el fracaso
La implementación de SAP para cualquier empresa no puede ocurrir de la noche a la mañana, una vez que se toma la decisión de incorporar cualquier solución de software de SAP. Las empresas pueden enfrentarse a un gran fracaso si intentan implementar y desplegar las soluciones de SAP con demasiada rapidez y sin experiencia.
Consideremos dos empresas que están implementando soluciones SAP, ent A y ent B. Tanto Ent A como Ent B han identificado el software SAP como su solución para varios problemas con operaciones y otras áreas, principalmente problemas de almacén e inventario, logística, especialmente distribución a minoristas. y procesos comerciales normalmente lentos.
Ent A lanzó un proyecto para la integración de SAP ERP durante un período de cinco años, esto dará como resultado un nuevo sistema de gestión de almacenes y ayudará a mejorar la estructura de sus centros de distribución.
Si bien la recomendación para Ent B fue una implementación durante 5 años, la empresa insistió en que 2.5 años resultaron en reducir el tiempo de implementación a la mitad. Para que esto sucediera, tuvieron que sacrificar las pruebas del sistema y trasladar otras actividades. La transición se planeó durante la temporada de mayor actividad empresarial, un gran error. Como resultado de ello, la distribución sufrió y la reputación de ent B disminuyó, y como resultado, vio una caída en el valor de sus acciones.
El proceso de implementación de SAP es realmente importante y crítico, cualquier error cometido durante el mismo resultará en grandes pérdidas para la empresa. La empresa de desarrollo de SAP debe permitir que los expertos hagan el trabajo de implementación de SAP y no deben interferir en el tiempo u otras limitaciones importantes en el proceso de implementación. Si el SAP se implementa con precisión como debería ser, entonces le dará a las empresas muchos beneficios y mejorará el proceso de producción y también mejorará las operaciones. Pero si se altera el proceso de implementación, se pueden observar resultados como una caída en el valor de las acciones.
Fases de implementación
1. Descubrir:
Las capacidades de la solución se investigan mediante el estímulo activo en esta etapa, esto significa que se establecen los valores comerciales y también se determina el negocio que se puede generar al negocio a través de ella. Tanto los ejecutivos de nivel C como los gerentes, junto con los responsables de la implementación, deben establecer bases comunes y el desarrollo de un plan de adopción y una hoja de ruta.
SAP permite a las empresas aprovechar la ruta gratuita de SAP 5 / 4HANA para explorar las capacidades de la solución y también proporciona muchas herramientas excelentes para la toma de decisiones, herramientas como SAP 5 / 4HANA Journeymap, SAP 5/4 HANA Community Network.
2. Preparar
En esta etapa se realiza la ejecución de la fase inicial y se hacen los preparativos del proceso de implementación. Las empresas deben dedicar tiempo para finalizar los planes, evaluar la responsabilidad de los equipos y aprovisionar el sistema de arranque.
Las empresas deben alentar a sus equipos a realizar algunas iteraciones para ajustar los planes del proyecto y asegurarse de que estén alineados con las actividades respectivas del proyecto que incluyen:
- Confirmación del objetivo del proyecto
- Alcance de alto nivel
- Definir claramente las funciones y responsabilidades del proyecto
- Fuerte gobernanza de todo el proceso para dirigir el ciclo de vida del proyecto.
Planificar de manera eficaz es la columna vertebral de la implementación, es la única forma de tener éxito en esta fase. Las empresas deben asegurarse de que sus planes para los proyectos tengan en cuenta los posibles riesgos que pueden afectar la implementación de las soluciones de software de SAP.
En esta etapa, se debe solicitar un sistema de inicio para los clientes de la nube SAP 5/4 HANA y se debe crear una identificación de usuario para todos los miembros del equipo. Las empresas también deben asegurarse de que todos los empleados completen el proceso de incorporación.
- Explorar: se debe realizar un análisis de ajuste al estándar en esta etapa para validar la funcionalidad de la solución enumerada en el alcance del proyecto y para confirmar que se cumplen todos los requisitos de las empresas.
- Darse cuenta: después de la etapa de exploración, es hora de implementar una serie de espíritus ágiles para configurar, construir y probar el nuevo entorno integrado para las empresas y los sistemas. Esto debe hacerse una vez que se hayan identificado todos los escenarios y requisitos del proceso.
- Implementar: En esta etapa, los equipos asumen la configuración del sistema de producción y la confirmación de la disposición de la empresa para llevar las operaciones comerciales a un nuevo entorno. El encargado de tachar todas las tareas dentro de la lista y ofrecer la gestión de riesgos y problemas sigue siendo el director del proyecto. El aprendizaje del usuario final y la preparación de la incorporación son los entregables clave de esta etapa. Debe existir un plan de aprendizaje claramente definido. También debe haber un plan de transición en el lugar, que describirá las tareas clave a realizar, como el punto de decisión de ir / no ir y la migración / creación de datos, y la configuración del objeto no transportable.
Lea el blog: ¿Cómo la suite ERP inteligente de SAP puede ayudar significativamente a su negocio en crecimiento?
- Ejecutar: Al final del proceso de implementación, es el momento de continuar con la adopción e implementación de la nueva solución en toda la empresa. Las empresas deben comenzar a agregar nuevos usuarios y alentarlos a ejecutar transacciones comerciales y activar la funcionalidad del software si es necesario. El equipo de desarrollo debe ejecutar las pruebas de regresión en segundo plano para las actualizaciones trimestrales a fin de garantizar la última versión del sistema.
Conclusión
Todas las empresas de desarrollo de SAP hacen todo lo posible para ofrecer a las empresas las mejores soluciones. Pero la implementación adecuada de SAP no solo depende de las empresas de desarrollo de SAP, sino también de las empresas que desean utilizar SAP.
SAP está integrado con soluciones de big data en la nube, soluciones de software en la nube y servicios de computación en la nube para facilitar el buen funcionamiento de todas las operaciones comerciales de una empresa. Las empresas también pueden optar por el desarrollo personalizado de SAP para obtener soluciones de software SAP especialmente diseñadas para ellas. La razón principal detrás del fracaso o el éxito de la implementación de SAP es planificarlo y ejecutarlo en consecuencia. Si hay algún cambio en el plan que formulan las empresas.