과학 기술 구조화되지 않은 콘텐츠로 어려움을 겪고 계십니까? 여러 부서에서 중요한 문서와 오디오-비디오 아티팩트를 관리하기가 어렵습니까? SharePoint와 같은 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템을 사용하면 엄청난 이점을 얻을 수 있습니다. 비즈니스 콘텐츠의 중앙 집중식 저장을 위해 SharePoint ECM(엔터프라이즈 콘텐츠 관리)을 켜고 시스템에서 누락된 문서, 비디오 또는 그래픽이 없는지 확인합니다. 우리 모두는 SharePoint가 클라우드 환경에서 부서와 조직 간의 더 나은 공동 작업을 위해 얼마나 놀라운 기여를 했는지 알 수 있습니다. 기업이 SharePoint ECM 통합을 선택해야 하는 가장 강력한 이유는 다음과 같습니다.
SharePoint는 저렴합니다.
뛰어난 보안을 제공하는 SharePoint ECM
멀티미디어 카탈로그는 자동입니다.
기록 관리 기능이 내장되어 있습니다.
여러 유형의 파일과 통합 가능
SharePoint는 강력한 타사 지원을 제공합니다.
엔터프라이즈 컨텐츠 관리의 필요성 이해
오늘날 점점 더 많은 기업이 종이를 사용하지 않고 프로세스를 디지털화하려고 함에 따라 ECM의 필요성이 중요해지고 있습니다. 이를 위해 데이터와 문서를 쉽고 안전하게 찾고 검색할 수 있는 방식으로 구성, 관리 및 저장해야 합니다. 중요한 영수증 사진, 중요한 이메일, 지난달 판매 번호 스프레드시트 또는 저장, 보호 및 관리하려는 기타 중요한 사무 문서일 수 있습니다. 현재 사용 가능한 다른 많은 ECM 솔루션 중에서 선택할 수 있지만 조직에서 SharePoint를 사용해 왔다면 SharePoint가 현대 기업에서 인기 있는 이유를 이미 알고 있습니까?
SharePoint는 첫 번째 릴리스부터 ECM(Enterprise Content Management)에 엄청나게 사용됩니다. 오늘날 SharePoint online 및 2013/16에는 SharePoint에서 콘텐츠 및 ECM을 관리하기 위한 여러 서비스, 옵션 및 기능이 있습니다. 다음은 SharePoint의 ECM 기능에 대한 간략한 설명입니다.
SharePoint는 기업이 다음 네 가지 구성 요소로 구성된 엔터프라이즈 콘텐츠 관리를 간소화하는 데 도움이 됩니다.
- 문서 관리: 중앙 집중식으로 모든 문서가 잘 관리됩니다. 문서는 사용자를 위해 SharePoint 리포지토리에 안전하게 보관됩니다. 그들은 쉽고 빠르게 문서를 찾고 검색하고 공유할 수 있습니다.
- 메타데이터 관리: 이 SharePoint 기능을 통해 기업은 그룹 및 용어 집합을 쉽게 생성하여 SharePoint 리포지토리에 있는 문서를 보다 효율적으로 관리하고 구성할 수 있습니다.
- 문서 공동 작성: SharePoint를 사용하면 실시간 문서 공동 작업이 가능합니다. 여러 사용자가 동시에 문서를 쉽게 편집할 수 있으므로 문서 완성을 가속화하고 조직 내 문서 관련 프로세스의 전반적인 생산성을 향상시킬 수 있습니다.
- 액세스 제어: 여러 권한 수준("읽기 전용", "전체 제어" 등)으로 기업은 민감한 문서를 안전하고 무단 액세스로부터 보호할 수 있습니다.
- 감사 추적: 문서를 복사, 수정 또는 공유한 사람과 같이 문서 수명 주기 전반에 걸쳐 문서와 관련된 활동에 대한 모든 정보를 찾을 수 있습니다. 이렇게 하면 SharePoint 에코시스템에서 문서 및 기타 콘텐츠를 더 잘 제어할 수 있습니다.
- 자산의 디지털 관리: SharePoint에는 문서, AV(오디오 비디오) 파일, 그래픽 및 다양한 유형의 콘텐츠 파일을 관리하는 데 완전히 최적화된 미디어 자산 라이브러리가 있습니다. 이러한 라이브러리는 다른 표준 문서 라이브러리보다 더 많은 메타데이터 기능을 포함하는 특정 유형의 콘텐츠를 제공합니다. 또한 자산을 빠르게 참조하고 탐색할 수 있는 축소판 보기, 문서 폴더 자체에서 비디오를 재생하는 팝업을 제공합니다. SharePoint의 내장 미디어 플레이어를 사용하면 인트라넷, 게시 사이트, 포털, 팀 사이트 등에서 오디오 및 비디오 파일을 재생할 수 있습니다.
- 기록 관리: 이 기능은 법적 목적에 유용하며 완료 시 의무 및 거래의 증거로 사용될 수 있으며 더 이상 수정할 수 없습니다.
- SharePoint의 보안 리포지토리는 암호화, 2단계 인증, 데이터 손실 방지 및 기타 기능을 통해 레코드를 보호합니다.
- 삭제 및 보존 정책은 회사의 규정 준수 규정에 따라 기록을 보존할 수 있도록 합니다. 지정된 기간이 지나면 관련 파일이 자동으로 제거됩니다.
- SharePoint의 eDiscovery 센터는 전자 정보를 빠르고 쉽고 효과적으로 식별 및 전달할 수 있는 전문 사이트 모음입니다. 정보는 증거로 사용할 수 있습니다. SharePoint의 eDiscovery 센터를 사용하면 사용자가 콘텐츠를 빠르게 검색하고, 항목에 보류를 적용하고, 다른 사용자가 계속 작업할 수 있는 동안 콘텐츠 복사본을 보존할 수 있습니다. 또한 이를 통해 사용자는 콘텐츠를 내보내고 특정 콘텐츠와 관련된 내보내기 및 보류 상태를 추적할 수 있습니다.
- 웹 콘텐츠 관리: 재사용 가능한 템플릿을 사용하여 SharePoint를 사용하면 웹 콘텐츠를 쉽고 빠르게 만들고 게시할 수 있습니다. AS 페이지 레이아웃을 재사용할 수 있으므로 다양한 콘텐츠 작성자가 SharePoint 포털에서 브랜딩 및 탐색 일관성을 유지할 수 있습니다. 관리 및 배포 측면에서도 비용 효율적입니다. 이러한 유연성 덕분에 SharePoint는 기업을 위한 비용 효율적인 옵션이 됩니다. SharePoint를 사용하면 엑스트라넷, 인터넷 및 인트라넷 사이트도 구축할 수 있습니다.
SharePoint ECM을 향한 첫 걸음
SharePoint 콘텐츠 관리는 현대 기업의 끊임없이 변화하는 비즈니스 요구 사항을 충족하기 위한 다양한 도구 집합과 함께 제공됩니다. 그러나 이와 같은 강력한 솔루션을 구현하려면 강력한 구현도 필요합니다. 인증된 SharePoint 응용 프로그램 개발 회사는 콘텐츠 관리 목표를 매우 쉽게 달성할 수 있도록 도와드립니다.
SharePoint ECM(엔터프라이즈 콘텐츠 관리) 시스템을 사용하기 위한 일반 규칙 및 지침은 무엇입니까?
ECM 솔루션에 대한 일반 규칙과 유용한 지침에 대해 빠르게 논의해 보겠습니다.
가장 먼저 해야 할 가장 중요한 일은 하위 사이트에서 콘텐츠 형식 및 사이트 열을 선언하지 않는 것입니다. 대신 계층의 모든 콘텐츠 형식 및 사이트 열을 저장하기 위한 사이트 모음에 루트 사이트를 사용합니다. 그런 다음 루트 사이트의 자산을 하위 사이트에 연결할 수 있습니다.
- 콘텐츠 계층 구조를 정의하기 위해 폴더 대신 메타데이터에 의존합니다.
- 항목의 제목 필드와 같은 기본 필드의 이름을 바꾸려는 충동을 피하십시오. 대안으로 사용자 정의 이름이 있는 사용자 정의 열을 사용할 수 있습니다.
- IA(Information Architecture)를 프로비저닝하는 대신 원격 프로비저닝 접근 방식을 선택하십시오. 콘텐츠 유형 허브 및 기타 IA 복제 옵션을 사용할 수 있습니다.
- SharePoint Online을 배포하는 경우 워크플로 엔진이나 워크플로 관리자를 사용하는 것보다 비즈니스 프로세스를 설계할 때 MS Flow를 사용하는 것이 좋습니다.
- 팀 사이트 상단에 게시 기능을 사용하지 마십시오. 대신 현대적인 커뮤니케이션 사이트를 만들 수 있습니다.
- 팀 사이트 위에 게시 기능을 사용하지 말고 "현대적인" 커뮤니케이션 사이트를 만드십시오.
- SharePoint의 콘텐츠 형식 허브를 사용하면 팜 전체에 콘텐츠 형식을 게시할 수 있습니다. 다양한 사이트 모음에서 사용하려는 주요 콘텐츠 형식을 중앙에서 관리하기 위해 콘텐츠 형식 허브를 사용할 수 있습니다.
그러나 이에 대한 주요 문제는 새로 만든 사이트 모음에 대해 또는 허브에서 콘텐츠 형식을 업데이트하는 동안 콘텐츠 형식 복제가 즉각적이지 않다는 것입니다. 복제는 테넌트의 크기와 콘텐츠 유형 허브의 자산이 연결된 데이터의 양에 따라 상당한 시간이 소요될 수 있습니다.
SharePoint ECM에서 워크플로 시작 양식 및 워크플로 작업 편집 양식을 만든 후 Microsoft Technology Associate 가 수행해야 하는 다음 단계는 Visual Studio를 통해 순차 워크플로 프로젝트 및 워크플로의 코드 구성 요소를 만드는 것입니다.
절차의 전제 조건은 아래에 설명되어 있습니다.
- 워크플로 시작 양식 만들기
- 워크플로 작업 양식 만들기
중요: 코드가 최종적으로 배포될 위치의 환경과 유사한 개발 환경의 도움으로 워크플로를 만드는 것이 좋습니다. 개발자 리소스를 통해 프로덕션 환경을 항상 완벽하게 복제하는 것이 쉽지 않고 항상 가능한 것은 아니지만 두 환경이 최소한 만들 수 있는 만큼 유사하도록 할 수 있습니다. 이렇게 하면 개발, 테스트 및 디버깅 프로세스가 훨씬 쉬워집니다. 예를 들어 SharePoint Server 2010과 관련된 워크플로 활동을 수행하려면 워크플로 개발에 사용되는 컴퓨터에 SharePoint Server 및 SharePoint Foundation이 설치되어 있어야 합니다.
처음부터 SharePoint Server 2010 워크플로 프로젝트를 만드는 경우:
- 비주얼 스튜디오를 엽니다.
- 새로 만들기를 선택하고 파일 메뉴에서 프로젝트를 클릭하십시오.
- 새 프로젝트 대화 상자의 설치된 템플릿에서 SharePoint 템플릿을 선택합니다.
- 순차 워크플로 템플릿을 선택합니다.
- 프로젝트에 적절한 이름을 지정하고 확인을 클릭합니다.
그러면 SharePoint 사용자 지정 마법사가 시작됩니다.
팜 솔루션으로 배포할 수 있는 워크플로를 지정합니다. 워크플로에 적절한 이름을 지정하고 범위가 사이트 수준인지 목록인지 지정합니다. 목록 범위의 워크플로는 지정된 라이브러리나 목록에 사용할 수 있지만 이러한 유형의 워크플로는 전체 사이트 모음에 사용할 수 있습니다.
워크플로 시작 및 워크플로 작업 양식 중에 생성한 양식을 나타내는 XML 스키마에 프로그래밍 방식으로 액세스합니다. 그런 다음 이전에 생성한 클래스 파일을 추가합니다(워크플로 시작 단계 동안). 기존 항목 추가 대화 상자에서 초기화 form.vb 또는 초기화 form.cs 파일을 만든 파일 위치에 액세스한 다음 "추가"를 클릭합니다.
워크플로 활동 추가 및 구성
새 워크플로 프로젝트를 생성하고 스키마 참조 양식을 추가했으므로 이제 워크플로 디자인을 시작해야 합니다. 워크플로에는 다음과 같은 5가지 활동이 있습니다.
OnWorkflowActivated – 이 활동은 워크플로를 활성화하기 위한 것입니다.
CreateTask – 워크플로 작업을 만들고 사용자에게 할당합니다.
OnTaskChanged – 워크플로 작업에서 수정 시 실행됩니다.
CompleteTask – 워크플로가 완료된 것으로 표시됩니다.
OnWorkflowActivation 활동을 설정하려면 OnWorkflowActivated 활동의 Invoked 속성을 설정해야 합니다. 속성 창의 CorrelationToken 속성은 workflowToken으로 설정되고 Path 속성은 워크플로 속성으로 설정됩니다. 이러한 워크플로 변수를 사용하면 워크플로 엔진이 데이터를 적절한 워크플로 인스턴스로 보낼 수 있습니다. 워크플로 인스턴스를 활성화하면 "워크플로 속성" 변수 개체가 초기화됩니다. 여기에는 모든 워크플로의 공통 속성(예: 워크플로 ID(인스턴스 식별자) 및 워크플로 인스턴스가 실행되는 목록 항목)이 포함됩니다. 또한 custom-workflow-initiation-form에 전달되는 사용자 정의 속성을 포함할 수 있습니다. 이 경우 workflowProperties 변수에는 워크플로 인스턴스의 시작 속성이 포함됩니다.
코드 파일에 올바른 참조가 있는지 확인하십시오. 참조가 누락된 경우 명령문을 사용하여 다음을 추가할 수 있습니다.
CreateTask 활동을 추가하려면 Visual Studio 도구 상자의 SharePoint Foundation 섹션에서 작업 만들기 활동을 워크플로 디자인 화면으로 끌어온 다음 onWorkflowActivated1 활동 바로 아래에 추가해야 합니다. 다음으로 CreateTask 활동의 속성을 설정해야 합니다. CreateTask 활동을 선택하는 동안 속성 창을 봅니다. CorrelationToken 속성에 taskToken을 입력하고 MethodInvoking 속성에 대해 Task를 생성합니다. taskId, taskProps 및 taskToken은 변수 이름임을 기억하십시오. 코드 파일에 올바른 선언이 포함되어 있는지 확인하십시오. Visual Studio는 이를 자동으로 빌드해야 합니다. 없는 경우 추가하십시오.
이 시점에서 작업이 생성되어 사용자에게 할당됩니다. 사용자가 작업을 완료할 때까지 워크플로가 대기할 수 있도록 하는 활동을 추가해야 합니다. 이렇게 하려면 워크플로에 대한 논리 흐름의 제어를 나타내는 활동을 사용하여 이를 추가해야 합니다.
이제 워크플로의 디자인 화면(Visual Studio 도구 상자에서)에 While 활동을 끌어서 활동 createTask1 아래에 추가해야 합니다. While 활동은 평가되는 조건이 true 상태로 해결될 때까지 내부에 있는 여러 활동의 반복을 트리거합니다. While 활동 속성 및 조건 속성을 코드 조건으로 설정합니다.
코드 조건으로 설정하는 동안 워크플로는 사용자 지정 함수가 생성되었으며 while1 활동을 처리하는 데 사용해야 한다는 표시를 받습니다. Condition 하위 속성이 Finished가 아닌 경우 실행해야 하는 메서드를 나타냅니다. 메서드는 부울 값을 반환해야 합니다.
OnTaskChanged 활동을 추가하려면 워크플로의 디자인 화면에 있는 Visual Studio 도구 상자에서 OnTaskChanged 활동을 끌어서 while1의 활동 루프에 추가해야 합니다.
onTaskChanged1 활동 속성을 설정합니다. After Properties의 속성 컬렉션을 확장합니다. 이제 After Properties 컬렉션을 확장합니다. Name 속성에 workflow1을 입력하고 Path 속성에 afterProps를 입력합니다. Before Properties 컬렉션을 탐색하고 name 속성과 beforeprops 또는 path 속성에 대해 workflow1을 입력합니다. CorrelationToken에 taskToken을 입력하고 CorrelationTokenPath에 workflow1을 입력합니다. Invoked 속성에 대해 onTaskChanged를 입력합니다. 이 메서드는 onTaskChanged1activity 실행 시 호출됩니다.
TaskId 속성 컬렉션을 탐색하고 이름 속성에 Workflow1을 입력하고 Path 속성에 taskId를 입력합니다.
TaskId 및 CorrelationToken 속성은 createTask1 활동에서 사용한 변수로 설정됩니다. 설정의 목적은 createTask1 활동이 만든 동일한 작업을 바인딩하는 것입니다. 워크플로가 올바른 작업에 대한 변경 이벤트를 계속 수신하도록 합니다. 또한 beforeProps와 afterProps는 객체 변수임을 기억하십시오. afterProps 변수는 작업 변경 발생 이후의 작업 속성인 반면 beforeProps는 작업 변경 이벤트 발생 이전의 작업 속성을 나타냅니다.
Visual Studio에서 워크플로 코드에 적절한 변수 선언을 자동으로 추가합니다. 그러나 자동으로 생성되지 않는 경우 코딩을 통해 추가할 수 있습니다.
onTaskChanged 메서드에 대한 코딩을 추가하고 워크플로의 partial 클래스에 변수 선언을 추가합니다. isFinished 변수를 설정하는 코드를 추가합니다. 작업 편집 양식은 정보를 워크플로로 보냅니다.
notFinished 메소드에 코드를 추가하십시오.
작업이 변경될 때마다 while1 활동은 이 메서드를 호출하여 조건이 충족되는지 확인합니다. ConditionalEventArgs 개체의 Result 속성이 true로 평가되는 한 while1 활동은 계속 대기합니다.
ConditionalEventArgs 개체의 Result 속성을 설정하는 코드를 추가합니다.
이제 사용자가 작업을 편집할 때마다 onTaskChanged1 활동이 작업 변경 이벤트를 처리합니다. 작업 속성을 검사하고 사용자가 작업을 완료로 표시했는지 여부를 나타내도록 isFinished 변수를 설정하는 onTaskChanged 메서드를 호출합니다. 그런 다음 while1 활동은 이벤트 결과를 isFinished 변수의 반대 값으로 설정하는 notFinished 메서드를 호출합니다. isFinished가 false를 반환하면 이벤트 결과가 true로 설정되고 while1 활동은 작업 변경을 계속 기다립니다. isFinished가 true이면 이벤트 결과가 false로 설정되고 while1 활동이 완료되고 워크플로가 다음 활동으로 계속됩니다.
CompleteTask 활동을 추가하려면 Visual Studio 도구 상자에서 워크플로의 디자인 화면으로 CompleteTask 활동을 끌어서 while1 활동 아래에 추가해야 합니다.
이제 CompleteTask 활동 속성을 설정하기만 하면 됩니다. CorrelationToken 속성에 대해 taskToken을 입력합니다. CorrelationToken Path 속성에 Workflow1을 입력합니다. 작업 ID 이름 속성에 워크플로 1을 입력합니다.
이를 통해 워크플로가 완료되었으며 이제 워크플로와 함께 제공되는 양식을 테스트, 디버그 및 배포하기만 하면 됩니다. 이 모든 것을 스스로 시도하거나 제한된 리소스의 도움으로 시도하는 것은 많은 버그와 비효율성을 지닌 고된 작업으로 판명될 수 있습니다. 따라서 전문가에게 맡기는 것이 좋습니다. SharePoint 개발 서비스 공급자가 이 작업을 수행합니다.
다음은?
문서 라이브러리 연결에 워크플로를 사용할 수 있도록 하려면 워크플로 어셈블을 컴파일하고 워크플로를 기능으로 설치 및 설정하고 선택한 사이트에서 워크플로 기능을 활성화해야 합니다. 완료되면 워크플로 디버깅을 시작할 수 있습니다. Microsoft Azure 솔루션 및 SharePoint 전문가가 이를 도와드릴 수 있습니다.
Azure 클라우드 솔루션 은 Microsoft 관리 데이터 센터의 도움으로 서비스와 애플리케이션을 구축, 테스트, 배포 및 관리하기 위한 클라우드 컴퓨팅 솔루션입니다.
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결론
문서 관리, 저장, 검색 및 가져오기는 모든 유형과 규모의 많은 비즈니스에서 복잡한 작업이 될 수 있습니다. 콘텐츠를 잘 문서화하고 관리할 수 있다면 비즈니스 프로세스를 간소화하고 정보에 입각한 더 나은 의사 결정을 내릴 수 있습니다. 지저분한 콘텐츠는 의사 결정을 위한 적절한 정보 부족과 의사 소통 부족으로 인해 부서 전체에 혼란을 야기하여 사무실을 완전히 엉망으로 만들 수 있습니다.
스프레드시트를 사용하여 수동으로 콘텐츠를 관리하려고 하면 모든 시간, 돈, 노력에도 불구하고 일이 잘 될 수 있습니다. 기술이 당신을 구해줄 때입니다. ECM을 사용하면 콘텐츠 관리가 쉬워집니다. 그러나 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 요구 사항을 충족하려면 ECM이 기능이 풍부하고 유연해야 합니다. 고맙게도 SharePoint는 이러한 특성을 가진 적합한 옵션입니다.
많은 기업에서 수동으로 유지하여 비용을 절감하려고 하지만 그렇게 하면 결국 콘텐츠 관리에 더 많은 시간, 노력 및 비용(자원)을 소비하게 됩니다. 또한 기존 방식으로 콘텐츠를 관리하는 것은 어렵고 신뢰할 수 없습니다. 반면에 SharePoint ECM은 스마트 콘텐츠 관리를 통해 비즈니스를 완전히 다르게 만듭니다.
오늘날 시장에는 ECM 솔루션이 부족하지 않지만 문서 보안 강화, 비용 절감, 멀티미디어 자동 카탈로그 작성, 다중 파일 유형 통합, 강력한 통합과 같은 놀라운 이점으로 인해 많은 비즈니스에서 SharePoint ECM에 의존하고 있습니다. 타사 지원, 기록 관리를 위한 내장 시스템 등 SharePoint ECM을 사용하면 프로세스와 관련된 콘텐츠 관리의 번거로움과 스트레스를 줄일 수 있습니다. 더 잘 관리되고 쉽게 액세스할 수 있는 콘텐츠를 사용하면 사무실에 있는 문서 및 기타 콘텐츠를 안전하고 안전하게 보호하고 쉽게 검색할 수 있습니다.
ECM(Enterprise Content Management)을 선택하는 경우 SharePoint는 디지털 자산, 웹 콘텐츠, 기록 및 문서를 효과적으로 관리하기 위한 최선의 선택입니다. SharePoint ECM이 관련 기술 때문에 처리할 수 없는 복잡한 솔루션이라고 생각했다면 실제로 매우 간단하며 기술 전문가가 아니어도 사용할 수 있다는 점을 알려 드리겠습니다.SharePoint ECM 설정 귀하의 비즈니스에 대해 처음 접하는 경우 상당히 어려울 수 있습니다. 하지만 걱정하지 마세요. SharePoint, Azure 또는 asp.net 개발 서비스 공급자의 도움을 받을 수 있습니다.
