Технология Вы боретесь с неструктурированным контентом? Сложно ли вам управлять важными документами и аудио-видео артефактами в разных отделах? Вы можете получить огромную выгоду, имея систему управления корпоративным контентом, подобную той, что имеется в SharePoint. Включите SharePoint ECM (Enterprise Content Management) для централизованного хранения бизнес-контента и убедитесь, что в системе не пропущены никакие документы, видео или изображения. Мы все, как замечательно SharePoint внес свой вклад в улучшение сотрудничества между отделами и организациями в облачной среде. Вот некоторые из наиболее веских причин, по которым компании должны перейти на интеграцию с SharePoint ECM:
SharePoint стоит недорого
SharePoint ECM предлагает отличную безопасность
Каталогизация мультимедиа автоматическая
Поставляется со встроенным управлением записями
Он позволяет интегрироваться с несколькими типами файлов.
SharePoint предлагает надежную стороннюю поддержку
Понимание необходимости управления корпоративным контентом
Потребность в ECM становится актуальной сегодня, поскольку все больше и больше предприятий пытаются отказаться от бумажных документов и перевести свои процессы в цифровую форму. Для этого им необходимо убедиться, что их данные и документы организованы, управляются и хранятся таким образом, чтобы их поиск и извлечение были легкими и безопасными. Это может быть изображение важной квитанции, важное электронное письмо, электронная таблица с продажами за последний месяц или любой другой жизненно важный офисный документ, который вы хотите хранить, защищать и управлять. Хотя вы можете выбирать из множества других решений ECM, доступных сегодня, но Если вы использовали SharePoint в своей организации, вы уже знаете, почему SharePoint так популярен среди современных предприятий?
SharePoint широко используется для ECM (Enterprise Content Management) с самого первого выпуска. В наши дни, с SharePoint Online и 2013/16, есть несколько сервисов, опций и возможностей для управления контентом и ECM в SharePoint. Вот краткий обзор возможностей ECM в SharePoint.
SharePoint помогает предприятиям оптимизировать управление корпоративным контентом, состоящее из следующих четырех компонентов:
- Управление документами: все документы хорошо управляются благодаря централизованному хранению. Документы надежно хранятся в репозиториях SharePoint для пользователей. Они могут легко и быстро находить, извлекать документы и обмениваться ими.
- Управление метаданными. Благодаря этой возможности SharePoint предприятия могут легко создавать группы и наборы терминов, чтобы упростить управление и организацию документов в репозиториях SharePoint.
- Совместное редактирование документов: SharePoint обеспечивает совместную работу с документами в режиме реального времени. Несколько пользователей могут легко редактировать документ одновременно, тем самым ускоряя окончательную доработку документов и повышая общую продуктивность процессов, связанных с документами, в организации.
- Контроль доступа: с несколькими уровнями разрешений («только чтение», «полный контроль» и т. Д.) Предприятия могут гарантировать безопасность своих конфиденциальных документов и защиту от несанкционированного доступа.
- Журнал аудита: вы можете найти всю информацию о действиях, относящихся к документу на протяжении его жизненного цикла, например, кто его скопировал, изменил или предоставил к нему доступ. Таким образом, вы лучше контролируете документы и другой контент в экосистеме SharePoint.
- Цифровое управление активами: в SharePoint есть библиотеки мультимедийных активов, которые полностью оптимизированы для управления документами, AV-файлами (аудио-видео), графикой и различными типами файлов содержимого. Эти библиотеки предлагают определенные типы контента с большим количеством функций метаданных, чем любая другая стандартная библиотека документов. Кроме того, они предлагают эскизы для быстрого поиска и просмотра ресурсов, всплывающие окна, воспроизводящие видео из самой папки с документами. Встроенные медиаплееры SharePoint позволяют воспроизводить аудио- и видеофайлы из интрасети, сайта публикации, портала, сайтов групп и т. Д.
- Управление записями: эта функция полезна для юридических целей и может служить доказательством обязательств и транзакций после завершения и больше не может быть изменена.
- Безопасный репозиторий SharePoint защищает записи благодаря шифрованию, двухфакторной аутентификации, предотвращению потери данных и другим возможностям.
- Политики удаления и хранения гарантируют, что записи могут быть сохранены в зависимости от нормативных требований, действующих в компании. По истечении указанного периода времени соответствующие файлы автоматически удаляются.
- Центр обнаружения электронных данных SharePoint - это специализированное семейство сайтов, которое позволяет быстро, легко и эффективно идентифицировать и доставлять электронную информацию. Информация может быть использована как доказательство. Центр обнаружения электронных данных SharePoint позволяет пользователю быстро искать контент, применять удержание к элементам и обеспечивать сохранение копии контента, в то время как другие пользователи могут по-прежнему работать с ней. Кроме того, с помощью этого пользователь может экспортировать контент и отслеживать статус экспорта и удержаний, связанных с определенным контентом.
- Управление веб-контентом. Благодаря шаблонам многократного использования SharePoint позволяет легко и быстро создавать и публиковать веб-контент. Макеты страниц AS можно использовать повторно, разные авторы контента могут поддерживать согласованность брендинга и навигации на порталах SharePoint. Это также экономически выгодно с точки зрения управления и развертывания. Его гибкость делает SharePoint экономичным вариантом для бизнеса. SharePoint также позволяет создавать сайты экстрасети, Интернета и интрасети.
Сделайте свой первый шаг к SharePoint ECM
Управление контентом SharePoint поставляется с богатым набором инструментов для удовлетворения постоянно меняющихся бизнес-потребностей любого современного предприятия. Но для реализации такого надежного решения вам также потребуется надежная реализация. Сертифицированная компания по разработке приложений SharePoint может помочь вам с невероятной легкостью достичь ваших целей в области управления контентом.
Каковы общие правила и рекомендации по использованию системы управления корпоративным контентом (ECM) SharePoint?
Давайте быстро обсудим общие правила и полезные рекомендации для решений ECM.
Первое и самое важное, что вам нужно сделать, - это не объявлять типы контента и столбцы сайтов на дочерних сайтах, вместо этого использовать корневой сайт для сбора сайтов для хранения всех типов контента и столбцов сайта в иерархии. Затем вы можете связать активы корневого сайта с дочерними сайтами.
- Для определения иерархии контента полагайтесь на метаданные, а не на папки.
- Избегайте необходимости переименовывать собственные поля, такие как поле заголовка элемента. В качестве альтернативы вы можете использовать настраиваемый столбец с настраиваемым именем.
- Используйте подход удаленной подготовки вместо предоставления IA (информационной архитектуры). Вы можете использовать Content Type Hub и другие варианты репликации IA.
- Если вы развертываете SharePoint Online, рекомендуется использовать MS Flow для разработки бизнес-процессов, а не использовать механизм рабочего процесса или диспетчер рабочего процесса.
- Не используйте функции публикации в верхней части сайта группы. Вместо этого вы можете создать современный коммуникационный сайт.
- Избегайте использования функций публикации поверх сайта группы, лучше создайте «современный» коммуникационный сайт.
- Концентратор типов контента SharePoint позволяет публиковать типы контента по всей ферме. Вы можете использовать концентратор типов контента для централизованного управления ключевыми типами контента, которые вы хотите использовать в различных семействах сайтов.
Однако основные проблемы с этим заключаются в том, что репликация типов контента не происходит мгновенно для только что созданных семейств сайтов или при обновлении типов контента в хабе. Репликация может занять некоторое время в зависимости от размера клиента и объема данных, с которыми связаны ресурсы концентратора типов контента.
После создания формы запуска рабочего процесса и формы редактирования задачи рабочего процесса в SharePoint ECM следующим шагом, который должен будет сделать ваш технический специалист Microsoft, будет создание проекта последовательного рабочего процесса и компонентов кода рабочего процесса с помощью Visual Studio.
Предварительные условия процедуры обсуждаются ниже:
- Создать форму запуска рабочего процесса
- Создать форму задачи рабочего процесса
Важно: желательно, чтобы вы создавали свои рабочие процессы с помощью среды разработки, которая напоминает среду того места, где код будет окончательно развернут. Хотя всегда непросто и возможно полностью воспроизвести производственную среду с помощью ресурсов разработчика, вы можете убедиться, что две среды по крайней мере настолько похожи, насколько вы можете их создать. Таким образом вы значительно упростите процессы разработки, тестирования и отладки. Например, действия рабочего процесса, характерные для SharePoint Server 2010, требуют, чтобы SharePoint Server и SharePoint Foundation были установлены на компьютере, используемом для разработки рабочих процессов.
Для создания проекта рабочего процесса SharePoint Server 2010 с нуля:
- Откройте Visual Studio.
- Выберите «Создать» и нажмите «Проект» в меню «Файл».
- Выберите шаблон SharePoint в разделе «Установленные шаблоны» диалогового окна «Новый проект».
- Выберите шаблон последовательного рабочего процесса.
- Дайте подходящее имя вашему проекту и нажмите ОК.
При этом запускается мастер настройки SharePoint.
Укажите рабочий процесс, который можно развернуть как решение фермы. Дайте подходящее имя своему рабочему процессу и укажите, будет ли он ограничен на уровне сайта или на уровне списка. Рабочий процесс со списком можно использовать для указанной библиотеки или списка, но этот тип рабочего процесса доступен для всего семейства сайтов.
Для программного доступа к схеме XML, которая обозначает формы, созданные во время запуска рабочего процесса, и форму задачи рабочего процесса. Затем вы добавите файл класса, созданный ранее (на этапе запуска рабочего процесса). В диалоговом окне «Добавить существующий элемент» откройте папку, в которой вы создали файл initiation form.vb или initiation form.cs, а затем нажмите «Добавить».
Добавление и настройка действий рабочего процесса
Создав новый проект рабочего процесса, вы добавили справочную форму схемы, теперь вам нужно приступить к проектированию рабочего процесса. В рабочем процессе есть 5 действий, а именно:
OnWorkflowActivated - это действие для активации рабочего процесса.
CreateTask - создать задачу рабочего процесса и передать ее пользователю.
OnTaskChanged - выполняется при изменении в задаче рабочего процесса.
CompleteTask - рабочий процесс отмечен как завершенный.
Для настройки действия OnWorkflowActivation необходимо установить свойство Invoked действия OnWorkflowActivated. Обратите внимание, что для свойства CorrelationToken в окне свойств задано значение workflowToken, а для свойства Path - свойства рабочего процесса. Эти переменные рабочего процесса позволяют механизму рабочего процесса отправлять данные в подходящий экземпляр рабочего процесса. Активация экземпляра рабочего процесса приводит к инициализации объекта переменных «свойств рабочего процесса». Это включает общие свойства во всех рабочих процессах, например, идентификатор рабочего процесса (идентификатор экземпляра) и элемент списка, на котором выполняется экземпляр рабочего процесса. Он также может включать настраиваемые свойства, которые передаются в форму запуска настраиваемого рабочего процесса. В этом случае переменная workflowProperties содержит свойства запуска экземпляра рабочего процесса.
Убедитесь, что в файле кода есть правильные ссылки. В случае, если ссылка отсутствует, вы можете добавить следующее с помощью операторов.
Чтобы добавить действие CreateTask из панели инструментов Visual Studio в раздел SharePoint Foundation, вам необходимо перетащить действие Create Task на рабочую поверхность рабочего процесса, а затем добавить его прямо под действием onWorkflowActivated1. Далее вам нужно установить свойства активности CreateTask. Просмотрите окно свойств, выбрав действие CreateTask. Введите taskToken для свойства CorrelationToken и создайте Task для свойства MethodInvoking. Помните, что taskId, taskProps и taskToken - это имена переменных. Убедитесь, что ваш файл кода содержит правильные объявления. Visual Studio необходимо создать их автоматически. Если их нет, добавьте их.
На этом этапе задача создается и назначается пользователю. Вам необходимо добавить действия, чтобы рабочий процесс ожидал завершения задачи пользователем. Для этого вам необходимо добавить это с помощью действий, которые представляют собой элементы управления логическим потоком рабочего процесса.
Теперь вам нужно перетащить действие «Пока» на поверхность конструктора рабочего процесса (из панели инструментов Visual Studio) и добавить его под действие createTask1. Действие While запускает цикл из нескольких действий внутри него до тех пор, пока оцениваемое условие не перейдет в состояние «истина». Задайте для свойств действия While и свойства Condition значение Code Condition.
При установке для него значения «Условие кода» рабочий процесс получает указание на то, что создана настраиваемая функция, которую необходимо использовать для обработки действия while1. Если для вспомогательного свойства Condition установлено значение Not Finished, оно указывает метод, который необходимо запустить. Метод должен возвращать логическое значение.
Чтобы добавить действие OnTaskChanged, вам нужно перетащить действие OnTaskChanged из панели инструментов Visual Studio на поверхность конструктора рабочего процесса, а затем добавить его в цикл действий while1.
Задайте свойства действия onTaskChanged1. Разверните коллекцию свойств After Properties. Теперь разверните коллекцию After Properties. Введите workflow1 для свойства Name и введите afterProps для свойства Path. Изучите коллекцию Before Properties и введите workflow1 для свойства name и beforeprops или свойства path. Введите taskToken для CorrelationToken и workflow1 для CorrelationTokenPath. Введите onTaskChanged для свойства Invoked. Этот метод вызывается при выполнении onTaskChanged1activity.
Изучите коллекцию свойств TaskId и введите Workflow1 для свойства name и taskId для свойства Path.
Обратите внимание, что для свойств TaskId и CorrelationToken заданы переменные, которые мы использовали в действии createTask1. Назначение параметра - привязать ту же задачу, что и действие createTask1. Это гарантирует, что рабочий процесс продолжает получать событие изменения для нужной задачи. Также помните, что beforeProps и afterProps являются объектными переменными. Переменные afterProps - это свойства задачи, после которых происходит изменение задачи, тогда как beforeProps относится к свойствам задачи до возникновения события изменения задачи.
Соответствующие объявления переменных автоматически добавляются в код рабочего процесса Visual Studio. Но, если они не создаются автоматически, вы можете добавить их с помощью кодирования.
Добавьте кодировку для метода onTaskChanged и добавьте объявление переменной в частичный класс рабочего процесса. Добавьте код для установки переменной isFinished. Форма редактирования задачи отправляет информацию в рабочий процесс.
Добавьте код в метод notFinished.
Каждый раз, когда задача изменяется, действие while1 вызывает этот метод, чтобы определить, выполняется ли его условие. Пока свойство Result объекта ConditionalEventArgs имеет значение true, действие while1 будет продолжать ждать.
Добавьте код, который устанавливает свойство Result объекта ConditionalEventArgs.
Теперь каждый раз, когда пользователь редактирует задачу, действие onTaskChanged1 обрабатывает событие изменения задачи. Он вызывает метод onTaskChanged, который проверяет свойства задачи и устанавливает переменную isFinished, чтобы указать, пометил ли пользователь задачу как завершенную. Затем действие while1 вызывает метод notFinished, который устанавливает результат события противоположным переменной isFinished. Если isFinished возвращает false, результат события устанавливается в true, и действие while1 продолжает ждать изменений задачи; если isFinished равно true, для результата события устанавливается значение false, и действие while1 завершается, и рабочий процесс переходит к следующему действию.
Чтобы добавить действие CompleteTask, вам нужно перетащить действие CompleteTask из панели инструментов Visual Studio в область конструктора рабочего процесса, а затем добавить его под действием while1.
Теперь просто установите свойства действия CompleteTask. Введите taskToken для свойства CorrelationToken. Введите Workflow1 для свойства CorrelationToken Path. Введите Workflow 1 для свойства имени идентификатора задачи.
На этом ваш рабочий процесс завершен, и теперь вам нужно просто протестировать, отладить и развернуть его и сопутствующие формы. Попытка сделать все это самостоятельно или с помощью ваших ограниченных ресурсов может оказаться кропотливой задачей с множеством ошибок и неэффективностью. Поэтому желательно оставить это профессионалам. Ваш поставщик услуг разработки SharePoint сделает это за вас.
Что дальше?
Чтобы гарантировать, что ваш рабочий процесс доступен для ассоциации библиотек документов, вы должны скомпилировать сборку рабочего процесса, установить и настроить рабочий процесс как компонент, активировать функцию рабочего процесса на выбранном сайте. После этого вы можете приступить к отладке рабочего процесса. В этом вам могут помочь решения Microsoft Azure и специалисты по SharePoint.
Облачные решения Azure - это решения облачных вычислений для создания, тестирования, развертывания и управления приложениями, а также службами с помощью центров обработки данных под управлением Microsoft.
Хотите узнать больше о наших услугах? Обратитесь к нашим консультантам!
Заключение
Управление документами, их хранение, извлечение и получение могут быть сложной задачей для многих предприятий любого типа и размера. Если вы умеете хорошо документировать и управлять своим контентом, вы можете оптимизировать свои бизнес-процессы и обеспечить более качественное и обоснованное принятие решений. Беспорядочный контент может привести к полному беспорядку в вашем офисе, вызывая беспокойство в работе всех отделов из-за плохой коммуникации и отсутствия адекватной информации для принятия решений.
Попытка управлять контентом с помощью электронных таблиц вручную может заставить все работать, несмотря на все время, деньги и усилия, которые вы вкладываете в это. Именно тогда вам на помощь приходят технологии. Управление контентом становится простым с ECM. Однако для удовлетворения потребностей в управлении корпоративным контентом ECM должен быть многофункциональным и гибким. К счастью, SharePoint - подходящий вариант, поскольку он обладает этими качествами.
Многие компании пытаются сократить расходы, сохраняя ручную настройку, но при этом в конечном итоге тратят больше времени, усилий и денег (на ресурсы) на управление контентом. Кроме того, управлять контентом традиционными методами сложно и ненадежно. С другой стороны, SharePoint ECM кардинально меняет положение бизнеса благодаря интеллектуальному управлению контентом.
Хотя сегодня на рынке нет недостатка в ECM-решениях, многие компании полагаются на SharePoint ECM из-за потрясающих преимуществ, которые он предлагает, таких как повышенная безопасность документов, более низкая стоимость, автоматическая каталогизация мультимедиа, интеграция с несколькими типами файлов, надежная интеграция. сторонней поддержки, встроенной системы управления записями и т. д. SharePoint ECM может избавить вас от хлопот и стресса, связанных с управлением контентом, которое в противном случае вовлечено в процесс. Благодаря лучше управляемому и легкодоступному контенту вы можете быть уверены, что документы и другой контент в вашем офисе безопасны, надежны и легко доступны.
Если вы выберете ECM (Enterprise Content Management), SharePoint станет лучшим выбором для эффективного управления цифровыми активами, веб-контентом, записями и документами. Если вы думали, что SharePoint ECM - это сложное решение, с которым вы не можете справиться из-за связанных с ним технических особенностей, позвольте мне сказать вам, что оно действительно очень простое, и вам не нужно быть экспертом по технологиям, чтобы его использовать. для вашего бизнеса может быть довольно сложной задачей, если вы новичок в нем. Но не волнуйтесь, вы можете воспользоваться помощью поставщиков услуг разработки SharePoint, Azure или asp.net.
