Technoleg Ydych chi'n cael trafferth gyda chynnwys heb strwythur? Ydych chi'n ei chael hi'n anodd rheoli dogfennau pwysig ac arteffactau sain-fideo ar draws adrannau? Gallwch chi elwa'n aruthrol trwy gael system Rheoli Cynnwys Menter fel yr un gan SharePoint. Trowch ymlaen SharePoint ECM (Rheoli Cynnwys Menter) i storio cynnwys eich busnes yn ganolog a gwnewch yn siŵr nad oes unrhyw ddogfen, fideo na graffig yn cael ei golli yn y system. Rydyn ni i gyd mor rhyfeddol mae SharePoint wedi cyfrannu at well cydweithredu ar draws adrannau a sefydliadau mewn amgylchedd cwmwl. Mae rhai o'r rhesymau mwyaf cymhellol pam y mae'n rhaid i fusnesau fynd am integreiddio ECM SharePoint yn cynnwys:
Mae SharePoint yn rhad
Mae SharePoint ECM yn cynnig diogelwch gwych
Mae catalogio amlgyfrwng yn awtomatig
Mae'n dod gyda rheolaeth cofnodion wedi'i hadeiladu
Mae'n caniatáu integreiddio â sawl math o ffeiliau
Mae SharePoint yn cynnig cefnogaeth gadarn gan drydydd parti
Deall yr angen am Reoli Cynnwys Menter
Daw angen ECM yn berthnasol heddiw wrth i fwy a mwy o fusnesau geisio mynd yn ddi-bapur a digideiddio eu prosesau. Ar gyfer hyn, mae angen iddynt sicrhau bod eu data a'u dogfennau yn cael eu trefnu, eu rheoli a'u storio mewn modd sy'n ei gwneud yn hawdd ac yn ddiogel dod o hyd ac adfer iddynt. Efallai ei fod yn ddarlun derbynneb bwysig, e-bost pwysig, taenlen o rifau gwerthiant y mis diwethaf, neu unrhyw ddogfen swyddfa hanfodol arall yr ydych am ei storio, ei gwarchod a'i rheoli. Pan allwch ddewis o lawer o atebion ECM eraill sydd ar gael heddiw ond os ydych chi wedi bod yn defnyddio SharePoint yn eich sefydliad, rydych chi eisoes yn gwybod y rheswm pam mae SharePoint mor boblogaidd ymhlith busnesau modern?
Defnyddir SharePoint yn aruthrol ar gyfer ECM (Rheoli Cynnwys Menter) o'i ryddhau gyntaf. Y dyddiau hyn, gyda SharePoint ar-lein a 2013/16, mae sawl gwasanaeth, opsiwn a gallu ar gyfer rheoli cynnwys ac ECM yn SharePoint. Dyma gip sydyn ar alluoedd ECM SharePoint.
Mae SharePoint yn helpu busnesau i symleiddio eu rheolaeth cynnwys menter sy'n cynnwys y pedair cydran ganlynol:
- Rheoli dogfennau: Mae'r holl ddogfennau'n cael eu rheoli'n dda oherwydd eu storio yn ganolog. Mae'r dogfennau'n cael eu cadw'n ddiogel yn ystorfeydd SharePoint ar gyfer defnyddwyr. Gallant ddod o hyd i'r dogfennau, eu hadalw, a'u rhannu'n hawdd ac yn gyflym.
- Rheoli metadata: Gyda'r gallu hwn o SharePoint, gall busnesau greu grwpiau a setiau termau yn hawdd i symleiddio rheolaeth a threfniadaeth well dogfennau yn ystorfeydd SharePoint.
- Cyd-awdur dogfennau: Mae SharePoint yn caniatáu cydweithredu dogfennau amser real. Gall defnyddwyr lluosog olygu dogfen yn hawdd ar yr un pryd a thrwy hynny gyflymu cwblhau dogfennau a gwella cynhyrchiant cyffredinol prosesau sy'n gysylltiedig â dogfennau mewn sefydliad.
- Rheoli mynediad: Gyda lefelau caniatâd lluosog (“darllen yn unig,” “rheolaeth lawn,” ac ati) gall busnesau sicrhau bod eu dogfennau sensitif yn ddiogel ac yn cael eu hamddiffyn rhag mynediad heb awdurdod.
- Llwybr archwilio: Gallwch ddod o hyd i'r holl wybodaeth am weithgareddau sy'n ymwneud â dogfen trwy gydol ei gylch bywyd, megis pwy a'i copïodd, ei haddasu neu ei rhannu. Fel hyn rydych chi mewn gwell rheolaeth ar y dogfennau a chynnwys arall yn eich ecosystem SharePoint.
- Rheoli asedau yn ddigidol: Mae gan SharePoint lyfrgelloedd asedau cyfryngau sydd wedi'u optimeiddio'n llawn ar gyfer rheoli dogfennau, ffeiliau AV (fideo sain), graffeg, a gwahanol fathau o ffeiliau cynnwys. Mae'r llyfrgelloedd hyn yn cynnig mathau penodol o gynnwys gyda mwy o nodweddion metadata nag unrhyw lyfrgell dogfennau safonol arall. Hefyd, maen nhw'n cynnig golygfeydd bawd ar gyfer cyfeirio'n gyflym a phori'r asedau, pop-ups yn chwarae fideos o'r ffolder dogfennau ei hun. Mae chwaraewyr cyfryngau adeiledig SharePoint yn galluogi chwarae ffeiliau sain a fideo o fewnrwyd, safle cyhoeddi, porth, safleoedd tîm, ac ati.
- Rheoli cofnodion: Mae'r nodwedd hon yn ddefnyddiol at ddibenion cyfreithiol a gall fod yn dystiolaeth o rwymedigaethau a thrafodion ar ôl eu cwblhau ac ni ellir ei haddasu mwyach.
- Mae ystorfa ddiogel SharePoint yn amddiffyn cofnodion oherwydd amgryptio, dilysu dau ffactor, atal colli data, a galluoedd eraill.
- Mae polisïau dileu a chadw yn sicrhau y gellir cadw'r cofnodion yn dibynnu ar y rheoliadau cydymffurfio sy'n rhwymo cwmni. Ar ôl i gyfnod amser penodol ddod i ben, caiff ffeiliau perthnasol eu dileu yn awtomatig.
- Mae Canolfan eDiscovery SharePoint yn gasgliad safle arbenigol sy'n galluogi adnabod a darparu gwybodaeth electronig yn gyflym, yn hawdd ac yn effeithiol. Gellir defnyddio'r wybodaeth fel prawf. Mae Canolfan eDiscovery SharePoint yn caniatáu i ddefnyddiwr chwilio'r cynnwys yn gyflym, cymhwyso gafael ar eitemau, a sicrhau cadw copi cynnwys tra gall defnyddwyr eraill weithio arno o hyd. Ar ben hynny, gyda chymorth hyn, gall defnyddiwr allforio’r cynnwys, ac olrhain statws allforion a daliadau sy’n gysylltiedig â chynnwys penodol.
- Rheoli cynnwys gwe: Gyda thempledi y gellir eu hailddefnyddio, mae SharePoint yn caniatáu creu a chyhoeddi cynnwys gwe yn hawdd ac yn gyflym. Gellir ailddefnyddio cynlluniau tudalennau UG, gall gwahanol awduron cynnwys gynnal cysondeb brandio a llywio ar draws y pyrth SharePoint. Mae'n gost-effeithiol o safbwynt rheoli a defnyddio hefyd. Mae ei hyblygrwydd yn gwneud SharePoint yn opsiwn cost-effeithiol i fusnesau. Mae SharePoint yn caniatáu adeiladu allrwyd, rhyngrwyd a gwefannau mewnrwyd hefyd.
Cymerwch eich cam cyntaf tuag at SharePoint ECM
Mae rheoli cynnwys SharePoint yn dod gyda set gyfoethog o offer ar gyfer diwallu anghenion busnes unrhyw fenter fodern sy'n newid yn barhaus. Ond, er mwyn gweithredu datrysiad cadarn fel hyn mae angen gweithredu cadarn arnoch chi hefyd. Gall cwmni datblygu cymwysiadau SharePoint ardystiedig eich helpu i gyflawni eich nodau rheoli cynnwys yn rhwydd iawn.
Beth yw'r rheolau a'r canllawiau cyffredinol ar gyfer defnyddio system Rheoli Cynnwys Menter SharePoint (ECM)?
Gadewch i ni drafod y rheolau cyffredinol a'r canllawiau defnyddiol ar gyfer datrysiadau ECM yn gyflym.
Y peth cyntaf a phwysicaf y mae'n rhaid i chi ei wneud yw osgoi datgan Mathau Cynnwys a Cholofnau Safle mewn is-safleoedd, yn lle hynny defnyddiwch y wefan wraidd ar gyfer casglu gwefan ar gyfer storio'r holl Mathau Cynnwys a Cholofnau Safle hierarchaeth. Yna, gallwch chi gysylltu'r asedau o'r gwreiddyn â'r is-safleoedd.
- Dibynnu ar y metadata yn lle'r ffolderau ar gyfer diffinio hierarchaeth cynnwys.
- Osgoi'r ysfa i ailenwi meysydd brodorol fel 'Teitl maes' eitemau. Gallwch ddefnyddio colofn arferiad gydag enw personol fel dewis arall.
- Ewch am ddull darparu o bell yn lle darparu'r IA (Pensaernïaeth Gwybodaeth). Gallwch ddefnyddio Hwb Math o Gynnwys ac opsiynau dyblygu IA eraill.
- Os ydych chi'n defnyddio SharePoint Online, fe'ch cynghorir i ddefnyddio MS Flow i ddylunio proses fusnes yn hytrach na defnyddio'r injan llif gwaith neu'r rheolwr llif gwaith.
- Peidiwch â defnyddio nodweddion Cyhoeddi ar ben Safle Tîm. Yn lle hynny, gallwch greu safle cyfathrebu modern.
- Ceisiwch osgoi defnyddio'r nodweddion Cyhoeddi ar ben Safle Tîm, yn hytrach creu Safle Cyfathrebu "modern"
- Mae Math o Gynnwys Hub o SharePoint yn caniatáu ichi gyhoeddi'r mathau o gynnwys ledled fferm. Gallwch ddefnyddio canolbwynt math o gynnwys ar gyfer rheoli'n ganolog y mathau allweddol o gynnwys yr ydych am eu defnyddio mewn amrywiol gasgliadau gwefan.
Yr heriau allweddol gyda hyn, fodd bynnag, yw nad yw'r dyblygu mathau o gynnwys ar unwaith ar gyfer y casgliadau gwefan sydd wedi'u creu o'r newydd neu wrth ddiweddaru'r mathau o gynnwys yn y canolbwynt. Gall dyblygu gymryd cryn amser yn dibynnu ar faint y tenant a maint y data lle mae asedau'r math o gynnwys yn gysylltiedig.
Ar ôl creu ffurflen cychwyn llif gwaith a ffurflen golygu tasg llif gwaith yn SharePoint ECM, y cam nesaf y bydd angen i'ch Cydymaith Technoleg Microsoft ei gymryd yw creu prosiect llif gwaith dilyniannol a chydrannau cod y llif gwaith trwy stiwdio weledol.
Trafodir rhagofynion y weithdrefn isod:
- Creu ffurflen cychwyn Llif Gwaith
- Creu ffurflen dasg Llif Gwaith
Pwysig: Fe'ch cynghorir i greu eich llifoedd gwaith gyda chymorth amgylchedd datblygu sy'n debyg i amgylchedd y lleoliad lle mae'r cod yn mynd i'r lleoliad olaf. Er nad yw'n hawdd ac yn bosibl bob amser efelychu amgylchedd cynhyrchu yn llwyr trwy adnoddau datblygwyr ond efallai y byddwch yn sicrhau bod dau amgylchedd o leiaf mor debyg ag y gallwch eu gwneud. Wrth wneud hyn, byddwch yn gwneud y prosesau datblygu, profi a difa chwilod yn llawer haws. Er enghraifft, mae'r gweithgareddau llif gwaith sy'n benodol i Weinyddwr SharePoint 2010 yn ei gwneud yn ofynnol i SharePoint Server a SharePoint Foundation gael eu gosod ar gyfrifiadur sy'n cael ei ddefnyddio ar gyfer datblygu'r llifoedd gwaith.
Ar gyfer creu prosiect llif gwaith Gweinyddwr SharePoint 2010 o'r dechrau:
- Agorwch y Stiwdio Weledol.
- Dewiswch Newydd a chlicio Project ar y ddewislen File.
- Dewiswch dempled SharePoint o dan Templedi Gosodedig ym mlwch deialog y Prosiect Newydd.
- Dewiswch y templed Llif Gwaith Dilyniannol.
- Rhowch enw addas i'ch prosiect a chliciwch ar OK.
Mae hyn yn cychwyn y Dewin Addasu SharePoint.
Nodwch y llif gwaith y gellir ei ddefnyddio fel datrysiad fferm. Rhowch enw addas i'ch llif gwaith a nodwch a yw am gael ei gwmpasu ar lefel y safle neu'r rhestr. Gellir defnyddio llif gwaith sydd â chwmpas rhestr ar gyfer llyfrgell neu restr benodol ond mae'r math hwn o lif gwaith ar gael ar gyfer y casgliad safle cyfan.
Ar gyfer cyrchu'r sgema XML sy'n rhaglennu ar gyfer y ffurflenni y gwnaethoch chi eu creu yn ystod ffurflen tasg cychwyn Llif Gwaith a Llif Gwaith. Yna byddwch chi'n ychwanegu'r ffeil dosbarth a grëwyd yn gynharach (yn ystod y cam cychwyn Llif Gwaith). Cyrchwch leoliad y ffeil lle rydych chi wedi creu eich ffurflen cychwyn.vb neu ffeil ffurflen.cs cychwyn yn y blwch deialog Ychwanegu Eitem Bresennol ac yna cliciwch ar “Ychwanegu”.
Ychwanegu a Ffurfweddu Gweithgareddau Llif Gwaith
Ar ôl creu eich prosiect Llif Gwaith newydd, rydych chi wedi ychwanegu'r ffurflen gyfeirio sgema, nawr mae angen i chi ddechrau dylunio llif gwaith. Mae 5 gweithgaredd yn y llif gwaith sef:
OnWorkflowActivated - Mae'r gweithgaredd hwn ar gyfer actifadu'r llif gwaith.
CreateTask - Creu tasg llif gwaith a'i ddyrannu i ddefnyddiwr.
OnTaskChanged - Yn cael ei weithredu wrth addasu mewn tasg llif gwaith.
CompleteTask - Mae'r llif gwaith wedi'i nodi fel cyflawn.
Ar gyfer gosod y gweithgaredd OnWorkflowActivation, mae angen i chi osod Eiddo Galwedig y gweithgaredd OnWorkflowActivated.Notice bod ffenestr eiddo CorrelationToken mewn eiddo yn mynd i lif gwaithToken tra bod eiddo'r Llwybr wedi'i osod i eiddo llif gwaith. Mae'r newidynnau llif gwaith hyn yn caniatáu i beiriant llif gwaith anfon data i'r enghraifft llif gwaith addas. Mae actifadu llif llif gwaith yn arwain at ymgychwyn gwrthrych amrywiol “priodweddau llif gwaith”. Mae hyn yn cynnwys priodweddau cyffredin ym mhob llif gwaith, ee ID llif gwaith (dynodwr enghraifft) a'r eitem rhestr y mae'r enghraifft llif gwaith yn rhedeg arni. Gall hefyd gynnwys priodweddau arfer sy'n cael eu trosglwyddo i ffurflen cychwyn llif gwaith-cychwyn-cychwyn. Yn yr achos hwn, mae'r newidyn llif gwaithProperties yn cynnwys priodweddau cychwyn yr enghraifft llif gwaith.
Sicrhewch fod cyfeiriadau cywir yn y ffeil cod. Rhag ofn bod y cyfeirnod ar goll, gallwch ychwanegu'r canlynol gyda chymorth datganiadau.
Ar gyfer ychwanegu gweithgaredd CreateTask, o flwch offer Visual Studio, yn adran Sefydliad SharePoint, mae angen i chi lusgo gweithgaredd Creu Tasg ar yr arwyneb llif gwaith-dylunio-ac yna ei ychwanegu'n iawn o dan y gweithgaredd onWorkflowActivated1. Nesaf mae angen i chi osod priodweddau gweithgareddCreateTask. Gweld ffenestr Properties wrth ddewis y gweithgaredd CreateTask. Teipiwch taskToken ar gyfer eiddo CorrelationToken a chreu Tasg ar gyfer MethodInvoking property.Remember, y taskId, taskProps, a taskToken yw enwau newidyn. Sicrhewch fod eich ffeil cod yn cynnwys y datganiadau cywir. Mae angen i Visual Studio adeiladu'r rhain yn awtomatig. Os nad ydyn nhw yno, ychwanegwch nhw.
Ar y pwynt hwn, mae'r dasg yn cael ei chreu a'i dyrannu i ddefnyddiwr. Mae angen ichi ychwanegu gweithgareddau er mwyn galluogi'r llif gwaith i aros i'r defnyddiwr gyflawni'r dasg. I wneud hyn, mae angen ichi ychwanegu hyn gyda chymorth gweithgareddau sy'n cynrychioli rheolyddion llif rhesymeg ar gyfer y llif gwaith.
Nawr mae angen i chi lusgo gweithgaredd Tra ar wyneb dylunio'r llif gwaith (o'r blwch offer Visual Studio) a'i ychwanegu o dan y gweithgaredd createTask1. Mae'r Er bod gweithgaredd yn sbarduno dolennu nifer o weithgareddau y tu mewn iddo nes bod y cyflwr sy'n cael ei werthuso yn datrys statws gwir. Gosodwch yr eiddo Er bod gweithgaredd ac eiddo Cyflwr yn ôl yr Amod Cod.
Wrth ei osod i Gyflwr Cod, mae'r llif gwaith yn cael arwydd bod swyddogaeth arferiad yn cael ei chreu a bod angen ei defnyddio ar gyfer prosesu'r gweithgaredd tra1. Pan fydd yr is-eiddo Cyflwr wedi'i osod i beidio â gorffen, mae'n nodi'r dull y mae'n ofynnol ei redeg. Rhaid i'r dull ddychwelyd gwerth Boole.
Ar gyfer ychwanegu'r gweithgaredd OnTaskChanged, mae angen i chi lusgo gweithgaredd OnTaskChanged o'r blwch offer Visual Studio ar wyneb dylunio'r llif gwaith ac yna ei ychwanegu yn y ddolen weithgaredd o tra1.
Gosodwch yr eiddo gweithgaredd onTaskChanged1. Ehangu'r casgliad eiddo o After Properties. Nawr ehangwch y casgliad After Properties. Teipiwch lif gwaith1 ar gyfer Enw eiddo a math ôl-bostiadau ar gyfer eiddo Llwybr. Archwiliwch y casgliad Before Properties a theipiwch lif gwaith1 ar gyfer yr enw eiddo a chyn-siopau neu eiddo'r llwybr. Teipiwch taskToken ar gyfer CorrelationToken a llif gwaith1 ar gyfer CorrelationTokenPath. Teipiwch onTaskChanged ar gyfer eiddo Galwedig, Gelwir y dull hwn ar weithredu'r onTaskChanged1activity.
Archwiliwch gasgliad eiddo TaskId a theipiwch Llif Gwaith1 ar gyfer yr enw eiddo a thasg ar gyfer eiddo'r Llwybr.
Sylwch fod yr eiddo TaskId a CorrelationToken wedi'u gosod i newidynnau a ddefnyddiwyd gennym yn y gweithgaredd createTask1. Pwrpas y lleoliad yw rhwymo'r un dasg ag yr oedd y gweithgaredd createTask1 wedi'i chreu. Mae'n sicrhau bod y llif gwaith yn parhau i dderbyn y digwyddiad newid ar gyfer y dasg gywir. Hefyd, cofiwch fod y beforeProps a'r afterProps yn newidynnau gwrthrych. Y newidynnau afterProps yw'r priodweddau tasg ar ôl i'r newid tasg ddigwydd, ond mae BeforeProps yn cyfeirio at briodweddau'r dasg cyn i'r digwyddiad newid tasg ddigwydd.
Mae datganiadau newidiol addas yn cael eu hychwanegu'n awtomatig at y cod llif gwaith gan y Stiwdio Weledol. Ond, os na chânt eu creu yn awtomatig, gallwch eu hychwanegu trwy godio.
Ychwanegwch godio ar gyfer dull theonTaskChanged ac ychwanegu datganiad amrywiol i ddosbarth rhannol y llif gwaith. Ychwanegu cod ar gyfer gosod y newidyn isFinished. Mae'r ffurflen golygu tasg yn anfon y wybodaeth i'r llif gwaith.
Ychwanegu cod i'r dull notFinished.
Bob tro mae'r dasg yn cael ei newid, mae'r gweithgaredd tra1 yn galw'r dull hwn i benderfynu a yw ei gyflwr yn cael ei fodloni. Cyn belled â bod eiddo Canlyniad y gwrthrych ConditionalEventArgs yn gwerthuso i fod yn wir, bydd y gweithgaredd tra1 yn parhau i aros.
Ychwanegwch god sy'n gosod eiddo Canlyniad y gwrthrych ConditionalEventArgs.
Nawr, bob tro mae'r defnyddiwr yn golygu'r dasg, mae'r gweithgaredd onTaskChanged1 yn trin y digwyddiad a newidiodd y dasg. Mae'n galw'r dull onTaskChanged, sy'n archwilio priodweddau'r dasg ac yn gosod y newidyn isFinished i gynrychioli a oedd y defnyddiwr wedi marcio'r dasg yn gyflawn. Yna mae'r gweithgaredd tra1 yn galw'r dull notFinished, sy'n gosod canlyniad y digwyddiad i'r gwrthwyneb i'r newidyn isFinished. Os yw isFinished yn dychwelyd yn ffug, bydd canlyniad y digwyddiad yn wir, ac mae'r gweithgaredd tra1 yn parhau i aros am newidiadau tasg; os yw isFinished yn hafal i wir, mae canlyniad y digwyddiad yn mynd i fod yn ffug, ac mae'r gweithgaredd tra1 yn gorffen, ac mae'r llif gwaith yn parhau i'r gweithgaredd nesaf.
Ar gyfer ychwanegu gweithgaredd CompleteTask, mae angen i chi lusgo gweithgaredd CompleteTask o'r blwch offer Visual Studio i arwyneb dylunio'r llif gwaith ac yna ei ychwanegu o dan y gweithgaredd while1.
Nawr dim ond gosod yr eiddo gweithgaredd CompleteTask. Teipiwch taskToken ar gyfer yr eiddo CorrelationToken. Teipiwch Llif Gwaith1 ar gyfer yr eiddo CorrelationToken Path. Teipiwch Llif Gwaith 1 ar gyfer yr eiddo enw Tasg Id.
Gyda hyn, mae eich llif gwaith yn cael ei wneud ac yn awr mae angen i chi ei brofi, ei ddadfygio, a'i ddefnyddio a'r ffurflenni cysylltiedig yn unig. Efallai y bydd ceisio hyn i gyd ar eich pen eich hun neu gyda chymorth eich adnoddau cyfyngedig yn dasg ofalus gyda llawer o chwilod ac aneffeithlonrwydd. Felly, fe'ch cynghorir i adael y gweithwyr proffesiynol. Bydd eich darparwr gwasanaethau datblygu SharePoint yn gwneud hyn i chi.
Beth nesaf?
Er mwyn sicrhau bod eich llif gwaith ar gael ar gyfer cymdeithas llyfrgelloedd dogfennau, rhaid i chi lunio cydosodiad y llif gwaith, gosod a sefydlu'r llif gwaith fel Nodwedd, actifadu nodwedd y llif gwaith ar y safle a ddewiswyd. Ar ôl ei wneud, gallwch chi ddechrau difa chwilod eich llif gwaith. Gall atebion Microsoft Azure ac arbenigwyr SharePoint eich helpu gyda hyn.
Datrysiadau cyfrifiadurol cwmwl yw datrysiadau cwmwl Azure ar gyfer adeiladu, profi, defnyddio a rheoli cymwysiadau yn ogystal â gwasanaethau gyda chymorth canolfannau data a reolir gan Microsoft.
Am Gwybod MOre Am Wasanaethau OUr? Siaradwch â'n Ymgynghorwyr!
Casgliad
Gall rheoli dogfennau, eu storio, eu hadalw, a'u nôl fod yn dasg gymhleth i lawer o fusnesau o bob math a maint. Os ydych chi'n gallu dogfennu a rheoli'ch cynnwys yn dda, gallwch chi symleiddio'ch prosesau busnes a sicrhau bod penderfyniadau gwell a mwy gwybodus. Gall cynnwys anniben arwain at lanast llwyr yn eich swyddfa, gan greu aflonyddwch ar draws adrannau oherwydd cyfathrebu gwael a diffyg gwybodaeth ddigonol ar gyfer gwneud penderfyniadau.
Gall ceisio rheoli'r cynnwys gyda chymorth taenlenni â llaw wneud i bethau weithio, er gwaethaf yr holl amser, arian ac ymdrechion rydych chi'n buddsoddi ynddynt. Dyma pryd y daw technoleg i'ch achub. Mae rheoli cynnwys yn dod yn hawdd gydag ECM. Fodd bynnag, er mwyn diwallu anghenion rheoli cynnwys menter, mae angen i ECM fod yn gyfoethog o ran nodweddion ac yn hyblyg. Diolch byth, SharePoint yw'r opsiwn iawn ar gyfer y rhinweddau hyn.
Mae llawer o fusnesau yn ceisio arbed costau trwy ei gadw â llaw ond wrth wneud hynny yna treulio mwy o amser, ymdrech ac arian (ar adnoddau) ar gyfer rheoli cynnwys. At hynny, mae'n anodd ac nid yw'n ddibynadwy rheoli cynnwys trwy ddulliau traddodiadol. Ar y llaw arall, mae SharePoint ECM yn gwneud pethau'n hollol wahanol i fusnesau trwy reoli cynnwys craff.
Er nad oes prinder atebion ECM yn y farchnad heddiw, mae llawer o fusnes yn dibynnu ar SharePoint ECM oherwydd y buddion anhygoel y mae'n eu cynnig megis mwy o ddiogelwch dogfennau, cost is, catalogio amlgyfrwng yn awtomatig, integreiddio math o ffeiliau lluosog, integreiddio cadarn cefnogaeth trydydd parti, system wedi'i hymgorffori ar gyfer rheoli cofnodion, ac ati. Gall SharePoint ECM eich arbed rhag y drafferth a'r straen o reoli cynnwys sydd fel arall yn rhan o'r broses. Gyda chynnwys wedi'i reoli'n well ac yn hawdd ei gyrraedd, gallwch fod yn sicr bod y dogfennau a chynnwys arall yn eich swyddfa yn ddiogel, yn ddiogel, ac yn hawdd eu hadalw.
Os dewiswch ECM (Enterprise Content Management), SharePoint yw'r dewis gorau ar gyfer rheoli asedau digidol, cynnwys gwe, cofnodion a dogfennau yn effeithiol. Os oeddech chi'n meddwl bod SharePoint ECM yn ddatrysiad cymhleth na allwch ei drin oherwydd y pethau technegol sy'n gysylltiedig ag ef, gadewch imi ddweud wrthych ei fod yn syml iawn yn wir ac nid oes angen i chi fod yn arbenigwr technoleg i'w ddefnyddio. Sefydlu SharePoint ECM gall eich busnes fod yn dipyn o her os ydych chi'n newydd iddo. Ond peidiwch â phoeni, gallwch gymryd help darparwyr gwasanaethau datblygu SharePoint, Azure, neu asp.net.
