Teknologia Kamppailet rakentamattoman sisällön kanssa? Onko vaikeaa hallita tärkeitä asiakirjoja ja audio-video-esineitä eri osastoilla? Voit hyötyä valtavasti siitä, että sinulla on SharePointin kaltainen Enterprise Content Management -järjestelmä. Ota käyttöön SharePoint ECM (Enterprise Content Management) yritystiedon keskitetyn varastoinnin varmistamiseksi ja varmista, että järjestelmästä ei jää mitään dokumenttia, videota tai kuvaa. Me kaikki, kuinka hämmästyttävän SharePoint on myötävaikuttanut parempaan yhteistyöhön osastojen ja organisaatioiden välillä pilviympäristössä. Joitakin pakottavia syitä, miksi yritysten on käytettävä SharePoint ECM -integraatiota, ovat:
SharePoint on halpa
SharePoint ECM tarjoaa suuren turvallisuuden
Multimedialuettelointi on automaattista
Sen mukana tulee sisäänrakennettu tietueiden hallinta
Se mahdollistaa integroinnin useiden tiedostotyyppien kanssa
SharePoint tarjoaa vankan kolmannen osapuolen tuen
Yrityksen sisällönhallinnan tarpeen ymmärtäminen
ECM: n tarpeesta tulee ajankohtainen, kun yhä useammat yritykset yrittävät olla paperittomia ja digitalisoida prosessejaan. Tätä varten heidän on varmistettava, että heidän tiedot ja asiakirjat on järjestetty, hallittu ja tallennettu tavalla, joka tekee etsinnästä ja hausta helppoa ja turvallista. Se voi olla tärkeä kuitin kuva, tärkeä sähköposti, laskentataulukko viime kuun myyntinumeroista tai mikä tahansa muu tärkeä toimistoasiakirja, jonka haluat tallentaa, suojata ja hallita. Vaikka voit valita monista muista tänään saatavilla olevista ECM-ratkaisuista, mutta jos olet käyttänyt SharePointia organisaatiossasi, tiedät jo syyn, miksi SharePoint on niin suosittu nykyaikaisten yritysten keskuudessa?
SharePointia käytetään valtavasti ECM: ään (Enterprise Content Management) heti sen ensimmäisestä julkaisusta lähtien. Nykyään SharePoint online- ja 2013/16 -versioiden kanssa on useita palveluita, vaihtoehtoja ja ominaisuuksia sisällön ja ECM: n hallintaan SharePointissa. Tässä on lyhyt katsaus SharePointin ECM-ominaisuuksiin.
SharePoint auttaa yrityksiä virtaviivaistamaan yrityksen sisällönhallintaa, joka koostuu seuraavista neljästä osasta:
- Asiakirjojen hallinta: Kaikkia asiakirjoja hallitaan hyvin keskitetyn tallennuksen takia. Asiakirjat pidetään turvassa käyttäjien SharePoint-arkistoissa. He voivat löytää, hakea ja jakaa asiakirjoja helposti ja nopeasti.
- Sisällönkuvaustietojen hallinta: Tämän SharePoint-ominaisuuden avulla yritykset voivat helposti luoda ryhmiä ja termisarjoja yksinkertaistamaan dokumenttien parempaa hallintaa ja järjestämistä SharePointin arkistoissa.
- Asiakirjojen rinnakkaisvalmistelu: SharePoint mahdollistaa reaaliaikaisen dokumenttien yhteistyön. Useat käyttäjät voivat helposti muokata asiakirjaa samanaikaisesti, mikä nopeuttaa asiakirjojen viimeistelyä ja parantaa asiakirjoihin liittyvien prosessien yleistä tuottavuutta organisaatiossa.
- Kulunvalvonta: Useilla käyttöoikeustasoilla ("vain luku", "täydellinen hallinta" jne.) Yritykset voivat varmistaa, että arkaluonteiset asiakirjat ovat turvallisia ja suojattuja luvattomalta käytöltä.
- Tarkastuspolku: Löydät kaikki tiedot asiakirjaan liittyvistä toiminnoista koko sen elinkaaren ajan, esimerkiksi siitä, kuka kopioi sen, muokasi tai jakoi sen. Näin hallitset paremmin SharePoint-ekosysteemin asiakirjoja ja muuta sisältöä.
- Digitaalinen omaisuuden hallinta: SharePointissa on mediavarastokirjastoja, jotka on optimoitu asiakirjojen, AV (audio video) -tiedostojen, grafiikan ja erityyppisten sisältötiedostojen hallintaan. Nämä kirjastot tarjoavat tietyntyyppistä sisältöä, jossa on enemmän metadatan ominaisuuksia kuin mikään muu vakiokirjasto. Ne tarjoavat myös pikkukuvanäkymiä resurssien nopeaan viittaamiseen ja selaamiseen, ponnahdusikkunoihin, jotka toistavat videoita itse asiakirjakansiosta. Sisäänrakennetut SharePoint-mediasoittimet mahdollistavat ääni- ja videotiedostojen toiston intranetistä, julkaisusivustolta, portaalista, ryhmäsivustoista jne.
- Asiakirjojen hallinta: Tämä ominaisuus on hyödyllinen oikeudellisissa tarkoituksissa, ja se voi olla todiste velvoitteista ja liiketoimista viimeistelyn yhteydessä, eikä sitä voida enää muuttaa.
- SharePointin suojattu arkisto suojaa tietueita salauksen, kaksivaiheisen todennuksen, tietojen häviämisen estämisen ja muiden ominaisuuksien vuoksi.
- Poistamis- ja säilytyskäytännöt varmistavat, että tiedot voidaan säilyttää yritystä sitovien vaatimustenmukaisuusmääräysten mukaan. Määritetyn ajanjakson jälkeen asiaankuuluvat tiedostot poistetaan automaattisesti.
- SharePointin eDiscovery Center on erikoistunut sivustokokoelma, joka mahdollistaa sähköisen tiedon tunnistamisen ja toimittamisen nopeasti, helposti ja tehokkaasti. Tietoja voidaan käyttää todisteina. SharePointin eDiscovery-keskuksen avulla käyttäjä voi nopeasti etsiä sisältöä, soveltaa kohteisiin pidätystä ja varmistaa sisältökopion säilymisen samalla, kun muut käyttäjät voivat silti työskennellä sen kanssa. Lisäksi tämän avulla käyttäjä voi viedä sisältöä ja seurata tiettyyn sisältöön liittyvien vienti- ja pitotilojen tilaa.
- Verkkosisällön hallinta: Uudelleenkäytettävien mallien avulla SharePoint mahdollistaa verkkosisällön helpon ja nopean luomisen ja julkaisemisen. AS-sivuasettelut ovat uudelleenkäytettäviä, eri sisällöntuottajat voivat ylläpitää brändäystä ja navigointia yhdenmukaisesti SharePoint-portaaleissa. Se on kustannustehokas myös hallinnan ja käyttöönoton näkökulmasta. Sen joustavuus tekee SharePointista kustannustehokkaan vaihtoehdon yrityksille. SharePoint mahdollistaa myös extranet-, Internet- ja intranet-sivustojen rakentamisen.
Ota ensimmäinen askel kohti SharePoint ECM: ää
SharePoint-sisällönhallinnassa on runsaasti työkaluja, jotka vastaavat nykyaikaisen yrityksen jatkuvasti muuttuvia liiketoiminnan tarpeita. Mutta tällaisen vankan ratkaisun toteuttamiseksi tarvitset myös vankan toteutuksen. Sertifioitu SharePoint-sovelluskehitysyhtiö voi auttaa sinua saavuttamaan sisällönhallintatavoitteesi valtavasti helposti.
Mitkä ovat SharePoint Enterprise Content Management (ECM) -järjestelmän käytön yleiset säännöt ja ohjeet?
Keskustellaan nopeasti ECM-ratkaisujen yleisistä säännöistä ja hyödyllisistä ohjeista.
Ensimmäinen ja tärkein asia, joka sinun on tehtävä, on välttää sisältötyyppien ja sivustosarakkeiden ilmoittamista alisivustoissa, vaan käytä juurisivustoa sivuston kokoamiseen kaikkien hierarkian sisältötyyppien ja sivustosarakkeiden tallentamiseen. Voit sitten liittää päähakemiston resurssit alisivustoihin.
- Luota sisällön hierarkian määrittämiseen metatietoihin kansioiden sijaan.
- Vältä kehotusta nimetä natiivikentät, kuten nimikkeiden otsikko, uudelleen. Voit käyttää vaihtoehtona mukautettua saraketta, jolla on oma nimi.
- Siirry etähallintatapaan IA: n (Information Architecture) varaamisen sijaan. Voit käyttää Content Type Hubia ja muita IA-replikointivaihtoehtoja.
- Jos otat SharePoint Onlinen käyttöön, on suositeltavaa käyttää MS Flow'ta liiketoimintaprosessien suunnitteluun työnkulun moottorin tai työnkulun hallinnan sijaan.
- Älä käytä julkaisutoimintoja tiimisivuston yläosassa. Voit sen sijaan luoda modernin viestintäsivuston.
- Vältä julkaisemisominaisuuksien käyttämistä tiimisivuston päällä, vaan luo pikemminkin "moderni" viestintäsivusto
- SharePointin sisältötyyppikeskuksen avulla voit julkaista sisältötyyppejä koko tilalla. Voit käyttää sisältötyyppikeskusta keskeisten sisältötyyppien keskitetyssä hallinnassa, joita haluat käyttää useissa sivustokokoelmissa.
Keskeisiä haasteita tässä on kuitenkin se, että sisältötyyppien replikointi ei ole välitöntä juuri luotuille sivustokokoelmille tai päivitettäessä keskittimen sisältötyyppejä. Replikointi voi viedä jonkin aikaa, riippuen vuokralaisen koosta ja tietomäärästä, johon sisältötyypin resurssit keskittyvät.
Kun olet luonut työnkulun aloituslomakkeen ja työnkulun tehtävän muokkauslomakkeen SharePoint ECM: ssä, seuraava vaihe, jonka Microsoft Technology Associate -yrityksen on tehtävä, on luoda peräkkäinen-työnkulku-projekti ja työnkulun koodikomponentit Visual Studion kautta.
Menettelyn edellytyksiä käsitellään jäljempänä:
- Luo työnkulun aloittamislomake
- Luo työnkulun tehtävälomake
Tärkeää: On suositeltavaa, että luot työnkulun kehitysympäristön avulla, joka muistuttaa sen paikan ympäristöä, johon koodi lopulta otetaan käyttöön. Vaikka tuotantoympäristön toistaminen kokonaan kehittäjäresurssien kautta ei ole aina helppoa ja mahdollista, voit kuitenkin varmistaa, että kaksi ympäristöä on vähintään yhtä samanlainen kuin voit tehdä niistä. Tämä tekee kehitys-, testaus- ja virheenkorjausprosessit paljon helpommaksi. Esimerkiksi SharePoint Server 2010: n omat työnkulun aktiviteetit edellyttävät, että SharePoint Server ja SharePoint Foundation asennetaan tietokoneeseen, jota käytetään työnkulkujen kehittämiseen.
SharePoint Server 2010 -työnkulun projektin luominen alusta alkaen:
- Avaa Visual Studio.
- Valitse Uusi ja napsauta Tiedosto-valikossa Projekti.
- Valitse SharePoint-malli Uusi projekti -valintaikkunan Asennetut mallit -kohdasta.
- Valitse Peräkkäinen työnkulku -malli.
- Anna projektillesi sopiva nimi ja napsauta OK.
Tämä käynnistää ohjatun SharePoint-mukautustoiminnon.
Määritä työnkulku, joka voidaan ottaa käyttöön maatilaratkaisuna. Anna työnkululle sopiva nimi ja määritä, laajennetaanko se sivustotasolla vai luettelossa. Luetteloon kuuluvaa työnkulkua voidaan käyttää määritettyyn kirjastoon tai luetteloon, mutta tämän tyyppinen työnkulku on käytettävissä koko sivustokokoelmalle.
Työnkulun aloituksen ja työnkulun tehtävälomakkeen aikana luotujen lomakkeiden edustavaa XML-mallia voidaan käyttää ohjelmallisesti. Lisää sitten aiemmin luotu luokka-tiedosto (työnkulun aloitusvaiheen aikana). Siirry Lisää olemassa oleva kohde -valintaikkunaan tiedoston sijaintiin, johon olet luonut initiation form.vb- tai initiation form.cs -tiedoston, ja napsauta sitten Lisää.
Lisää ja määritä työnkulun aktiviteetit
Kun olet luonut uuden työnkulkuprojektin, olet lisännyt mallin viitelomakkeen, nyt sinun on aloitettava työnkulun suunnittelu. Työnkulussa on 5 toimintaa:
OnWorkflowActivated - Tämä toiminto on tarkoitettu työnkulun aktivoimiseksi.
CreateTask - Luo työnkulun tehtävä ja jaa se käyttäjälle.
OnTaskChanged - Suoritetaan muokkauksella työnkulun tehtävässä.
CompleteTask - Työnkulku on merkitty valmiiksi.
OnWorkflowActivation-toiminnon asettamiseksi sinun on määritettävä OnWorkflowActivated-toiminnon Kutsu-ominaisuus. Huomaa, että Ominaisuudet-ikkunan CorrelationToken-ominaisuudeksi on asetettu workflowToken, kun taas Polku-ominaisuudeksi on asetettu työnkulun ominaisuudet. Nämä työnkulkumuuttujat antavat työnkulkumoottorin lähettää tietoja sopivaan työnkulun ilmentymään. Työnkulun ilmentymän aktivointi johtaa muuttuvan objektin "työnkulun ominaisuudet" alustamiseen. Tämä sisältää kaikkien työnkulkujen yleiset ominaisuudet, esim. Työnkulun tunnuksen (ilmentymän tunnisteen) ja luettelokohdan, jolla työnkulun ilmentymä toimii. Se voi myös sisältää mukautettuja ominaisuuksia, jotka välitetään custom-workflow-initiation-lomake. WorkflowProperties-muuttuja sisältää tässä tapauksessa työnkulun esiintymän aloitusominaisuudet.
Varmista, että kooditiedostossa on oikeat viitteet. Jos viite puuttuu, voit lisätä seuraavan lauseiden avulla.
Voit lisätä CreateTask-toiminnan Visual Studio -työkaluruudusta SharePoint Foundation -osiossa vetämällä Luo tehtävä -toiminnon työnkulun suunnittelu-pinnalle ja lisäämällä sen sitten onWorkflowActivated1-toiminnon alle. Seuraavaksi sinun on määritettäväCreateTask-toiminnan ominaisuudet. Näytä Ominaisuudet-ikkuna, kun valitset CreateTask-toiminnon. Kirjoita taskToken for CorrelationToken -ominaisuus ja luo Task for MethodInvoking -ominaisuus. Muista, että taskId, taskProps ja taskToken ovat muuttujan nimet. Varmista, että kooditiedostosi sisältää oikeat ilmoitukset. Visual Studion on rakennettava nämä automaattisesti. Jos niitä ei ole, lisää ne.
Tässä vaiheessa tehtävä luodaan ja allokoidaan käyttäjälle. Sinun on lisättävä toimintoja, jotta työnkulku voi odottaa käyttäjän suorittamaa tehtävää. Tätä varten sinun on lisättävä tämä toimintojen avulla, jotka edustavat työnkulun logiikkavirran ohjaimia.
Nyt sinun on vedettävä While-toiminto työnkulun suunnittelupinnalle (Visual Studio -työkaluruudusta) ja lisättävä se toiminnan createTask1 alle. Vaikka-aktiviteetti laukaisee useiden toimintojen silmukan sen sisällä, kunnes arvioitava tila ratkaisee tosi-tilan. Aseta toiminnon Ominaisuudet ja Ehto-ominaisuudeksi Koodiehto.
Kun asetat sen Koodiehto-tilaan, työnkulku saa ilmoituksen siitä, että mukautettu toiminto on luotu ja että sitä on käytettävä while1-toiminnon käsittelemiseen. Kun Ehto-aliominaisuudeksi on määritetty Ei valmis, se osoittaa suoritettavaksi tarvittavan menetelmän. Menetelmän on palautettava Boolen arvo.
OnTaskChanged-aktiviteetin lisääminen edellyttää, että vedät OnTaskChanged-toiminnon Visual Studio -työkaluruudusta työnkulun suunnittelupinnalle ja lisäät sen sitten while1: n toimintosilmukkaan.
Aseta onTaskChanged1-toiminnon ominaisuudet. Laajenna After Properties -ominaisuuksien kokoelmaa. Laajenna nyt After Properties -kokoelmaa. Kirjoita Nimi-ominaisuudelle workflow1 ja kirjoita polun ominaisuudelle afterProps. Tutustu Ennen ominaisuuksia -kokoelmaan ja kirjoita työnkulku1 nimiominaisuudelle ja beforeprops tai polkuominaisuudelle. Kirjoita taskToken for CorrelationToken ja workflow1 for CorrelationTokenPath. Kirjoita onTaskChanged for Invoked -ominaisuus, Tätä menetelmää kutsutaan onTaskChanged1activity-ohjelman suorittamiseen.
Tutustu TaskId-ominaisuuskokoelmaan ja kirjoita Path-ominaisuuden name-ominaisuuden ja taskId-arvon Workflow1.
Huomaa, että TaskId- ja CorrelationToken -ominaisuudet on asetettu muuttujiin, joita käytimme createTask1-toiminnossa. Asetuksen tarkoituksena on sitoa sama tehtävä, jonka createTask1-aktiviteetti oli luonut. Se varmistaa, että työnkulku vastaanottaa jatkossakin oikean tehtävän muutostapahtumaa. Muista myös, että beforeProps ja afterProps ovat objektimuuttujia. AfterProps-muuttujat ovat tehtävän ominaisuuksia tehtävämuutoksen jälkeen, kun taas BeforeProps viittaa tehtävän ominaisuuksiin ennen tehtävän muutostapahtuman esiintymistä.
Visual Studio lisää automaattisesti sopivat muuttujailmoitukset työnkulun koodiin. Mutta jos niitä ei luoda automaattisesti, voit lisätä ne koodaamalla.
Lisää koodaus theonTaskChanged-menetelmälle ja lisää muuttujailmoitus työnkulun osaluokkaan. Lisää koodi isFinished-muuttujan asettamiseksi. Tehtävän muokkauslomake lähettää tiedot työnkulkuun.
Lisää koodi notFinished-menetelmään.
Aina kun tehtävää muutetaan, while1-aktiviteetti käyttää tätä menetelmää selvittääkseen, täyttyvätkö sen ehdot. Niin kauan kuin ConditionalEventArgs-objektin Tulos-ominaisuus arvioi arvon tosi, toiminto while1 odottaa edelleen.
Lisää koodi, joka asettaa ConditionalEventArgs-objektin Tulos-ominaisuuden.
Joka kerta, kun käyttäjä muokkaa tehtävää, onTaskChanged1-aktiviteetti käsittelee tehtävän muutetun tapahtuman. Se käyttää onTaskChanged-menetelmää, joka tutkii tehtävän ominaisuuksia ja asettaa isFinished-muuttujan edustamaan, merkitsikö käyttäjä tehtävän valmiiksi. Sitten toiminto while1 käyttää notFinished-menetelmää, joka asettaa tapahtuman tuloksen isFinished-muuttujan vastakkaiseksi. Jos isFinished palauttaa epätosi, tapahtuman tulos asetetaan tosi, ja toiminto while1 odottaa tehtävän muutoksia; jos isFinished on yhtä suuri kuin tosi, tapahtuman tulos asetetaan epätosi-arvoksi, toiminto while1 suoritetaan loppuun ja työnkulku jatkuu seuraavaan toimintoon.
Jos haluat lisätä CompleteTask-aktiviteetin, sinun on vedettävä CompleteTask-aktiviteetti Visual Studio -työkaluruudusta työnkulun suunnittelupinnalle ja lisättävä se sitten while1-toiminnon alle.
Määritä nyt CompleteTask-toiminnon ominaisuudet. Kirjoita CorrelationToken-ominaisuudelle taskToken. Kirjoita CorrelationToken Path -ominaisuuden Workflow1. Kirjoita Työnkulku 1 Tehtävän tunnus -ominaisuuteen.
Tämän avulla työnkulku on valmis, ja sinun on vain testattava, virheenkorjattava ja asennettava se ja siihen liittyvät lomakkeet. Kaiken tämän yrittäminen yksin tai rajoitettujen resurssien avulla voi osoittautua huolelliseksi tehtäväksi, jossa on paljon virheitä ja tehottomuutta. Joten on suositeltavaa, että jätät sen ammattilaisille. SharePoint-kehityspalvelujen tarjoajasi tekee tämän puolestasi.
Mitä seuraavaksi?
Varmistaaksesi, että työnkulku on käytettävissä asiakirjakirjastojen yhdistämisessä, sinun on koottava työnkulkukokoonpano, asennettava ja määritettävä työnkulku Ominaisuutena, aktivoitava työnkulun ominaisuus valitulla sivustolla. Kun olet valmis, voit aloittaa työnkulun virheenkorjauksen. Microsoft Azure -ratkaisut ja SharePoint-asiantuntijat voivat auttaa sinua tässä.
Azure-pilviratkaisut ovat pilvipalveluratkaisuja sovellusten ja palveluiden rakentamiseen, testaamiseen, käyttöönottoon ja hallintaan Microsoftin hallinnoimien palvelinkeskusten avulla.
Haluatko tietää enemmän palveluistamme? Keskustele konsulttimme kanssa!
Johtopäätös
Asiakirjojen hallinta, tallentaminen, noutaminen ja noutaminen voi olla monimutkainen tehtävä monille kaiken tyyppisille ja kokoisille yrityksille. Jos pystyt dokumentoimaan ja hallitsemaan sisältöäsi hyvin, voit virtaviivaistaa liiketoimintaprosessejasi ja varmistaa paremman ja tietoisemman päätöksenteon. Sotkuinen sisältö voi johtaa täydelliseen sotkuun toimistossasi, mikä aiheuttaa häiriötä osastojen välillä huonon viestinnän ja päätöksenteon edellyttämän tiedon puutteen vuoksi.
Sisällön hallitseminen manuaalisesti laskentataulukoiden avulla voi saada asiat toimimaan huolimatta siitä, kuinka paljon aikaa, rahaa ja panostuksia siihen investoit. Tällöin tekniikka tulee pelastamaan. Sisällönhallinta on helppoa ECM: n avulla. Yrityksen sisällönhallintatarpeiden täyttämiseksi ECM: n on kuitenkin oltava monipuolinen ja joustava. Onneksi SharePoint on juuri oikea vaihtoehto, sillä sillä on nämä ominaisuudet.
Monet yritykset yrittävät säästää kustannuksia pitämällä sen manuaalisena, mutta tällöin ne kuluttavat enemmän aikaa, vaivaa ja rahaa (resursseihin) sisällön hallintaan. Lisäksi sisällön hallinta perinteisin menetelmin on vaikeaa eikä luotettavaa. Toisaalta, SharePoint ECM tekee asioista yrityksille täysin erilaisia älykkään sisällönhallinnan avulla.
Vaikka markkinoilla ei ole nykyään ECM-ratkaisujen puutetta, monet yritykset luottavat SharePoint ECM: ään sen tarjoamien hämmästyttävien etujen takia, kuten lisääntynyt asiakirjojen turvallisuus, edullisemmat kustannukset, multimedian automaattinen luettelointi, useiden tiedostotyyppien integrointi, vankka integraatio kolmannen osapuolen tuesta, sisäänrakennettu järjestelmä tietueiden hallintaan jne. SharePoint ECM voi säästää muuten prosessiin liittyvästä sisällönhallinnan vaivasta ja stressistä. Paremmin hallitun ja helposti saatavilla olevan sisällön avulla voit olla varma, että toimistosi asiakirjat ja muu sisältö on turvallista, suojattua ja helposti haettavissa.
Jos valitset ECM: n (Enterprise Content Management), SharePoint on paras valinta digitaalisten resurssien, verkkosisällön, tietueiden ja asiakirjojen tehokkaaseen hallintaan. Jos luulet, että SharePoint ECM on monimutkainen ratkaisu, jota et voi käsitellä siihen liittyvien teknisten ominaisuuksien takia, haluan sanoa, että se on todellakin hyvin yksinkertainen, eikä sinun tarvitse olla tekniikan asiantuntija käyttääksesi sitä. yrityksellesi voi olla suuri haaste, jos olet uusi sille. Mutta älä huoli, voit ottaa apua SharePoint-, Azure- tai asp.net-kehityspalveluntarjoajilta .
