La technologie Êtes-vous aux prises avec du contenu non structuré ? Trouvez-vous difficile de gérer les documents importants et les artefacts audio-vidéo entre les services ? Vous pouvez bénéficier énormément d'un système de gestion de contenu d'entreprise comme celui de SharePoint. Activez SharePoint ECM (Enterprise Content Management) pour un stockage centralisé de votre contenu professionnel et assurez-vous qu'aucun document, vidéo ou graphique n'est oublié dans le système. Nous avons tous à quel point SharePoint a contribué à une meilleure collaboration entre les départements et les organisations dans un environnement cloud. Certaines des raisons les plus convaincantes pour lesquelles les entreprises doivent opter pour l'intégration ECM de SharePoint incluent :
SharePoint est bon marché
SharePoint ECM offre une grande sécurité
Le catalogage multimédia est automatique
Il est livré avec une gestion des enregistrements intégrée
Il permet l'intégration avec plusieurs types de fichiers
SharePoint offre un support tiers robuste
Comprendre le besoin d'une gestion de contenu d'entreprise
Le besoin d'ECM devient pertinent aujourd'hui alors que de plus en plus d'entreprises tentent de se dématérialiser et de numériser leurs processus. Pour cela, ils doivent s'assurer que leurs données et documents sont organisés, gérés et stockés d'une manière qui rend la recherche et la récupération faciles et sûres. Il peut s'agir d'une photo importante d'un reçu, d'un e-mail important, d'une feuille de calcul des chiffres de vente du mois dernier ou de tout autre document de bureau essentiel que vous souhaitez stocker, protéger et gérer. Bien que vous puissiez choisir parmi de nombreuses autres solutions ECM disponibles aujourd'hui, mais Si vous utilisez SharePoint dans votre organisation, vous connaissez déjà la raison pour laquelle SharePoint est si populaire parmi les entreprises modernes ?
SharePoint est énormément utilisé pour l'ECM (Enterprise Content Management) dès sa première version. De nos jours, avec SharePoint en ligne et 2013/16, il existe plusieurs services, options et fonctionnalités pour gérer le contenu et l'ECM dans SharePoint. Voici un aperçu des capacités ECM de SharePoint.
SharePoint aide les entreprises à rationaliser leur gestion de contenu d'entreprise comprenant les quatre composants suivants :
- Gestion des documents : Tous les documents sont bien gérés grâce au stockage centralisé. Les documents sont conservés en sécurité dans les référentiels SharePoint pour les utilisateurs. Ils peuvent trouver, récupérer et partager les documents facilement et rapidement.
- Gestion des métadonnées : avec cette capacité de SharePoint, les entreprises peuvent facilement créer des groupes et des ensembles de termes pour simplifier une meilleure gestion et organisation des documents dans les référentiels de SharePoint.
- Co-rédaction de documents : SharePoint permet une collaboration documentaire en temps réel. Plusieurs utilisateurs peuvent facilement modifier un document en même temps, accélérant ainsi la finalisation des documents et améliorant la productivité globale des processus liés aux documents dans une organisation.
- Contrôle d'accès : avec plusieurs niveaux d'autorisation (« lecture seule », « contrôle total », etc.), les entreprises peuvent s'assurer que leurs documents sensibles sont en sécurité et protégés contre les accès non autorisés.
- Piste d'audit : vous pouvez trouver toutes les informations sur les activités relatives à un document tout au long de son cycle de vie, telles que qui l'a copié, modifié ou partagé. De cette façon, vous contrôlez mieux les documents et autres contenus de votre écosystème SharePoint.
- Gestion numérique des actifs : SharePoint dispose de bibliothèques d'actifs multimédias entièrement optimisées pour la gestion de documents, de fichiers AV (audio vidéo), de graphiques et de différents types de fichiers de contenu. Ces bibliothèques offrent des types de contenu spécifiques avec plus de fonctionnalités de métadonnées que toute autre bibliothèque de documents standard. En outre, ils offrent des vues miniatures pour référencer et parcourir rapidement les ressources, des fenêtres contextuelles lisant des vidéos à partir du dossier de documents lui-même. Les lecteurs multimédias intégrés de SharePoint permettent la lecture de fichiers audio et vidéo à partir d'un intranet, d'un site de publication, d'un portail, de sites d'équipe, etc.
- Gestion des enregistrements : cette fonctionnalité est utile à des fins juridiques et peut servir de preuve d'obligations et de transactions lors de la finalisation et ne peut plus être modifiée.
- Le référentiel sécurisé de SharePoint protège les enregistrements grâce au cryptage, à l'authentification à deux facteurs, à la prévention des pertes de données et à d'autres fonctionnalités.
- Les politiques de suppression et de conservation garantissent que les enregistrements peuvent être conservés en fonction des réglementations de conformité encadrant une entreprise. Après la fin d'une période de temps spécifiée, les fichiers pertinents sont automatiquement supprimés.
- Le centre de découverte électronique de SharePoint est une collection de sites spécialisée qui permet l'identification et la livraison d'informations électroniques rapidement, facilement et efficacement. L'information peut être utilisée comme preuve. Le centre de découverte électronique de SharePoint permet à un utilisateur de rechercher rapidement le contenu, d'appliquer une conservation aux éléments et de garantir la conservation d'une copie de contenu pendant que les autres utilisateurs peuvent toujours travailler dessus. De plus, à l'aide de cela, un utilisateur peut exporter le contenu et suivre l'état des exportations et des conservations liées à un certain contenu.
- Gestion de contenu Web : avec des modèles réutilisables, SharePoint permet une création et une publication faciles et rapides de contenu Web. Comme les mises en page sont réutilisables, différents auteurs de contenu peuvent maintenir la cohérence de la marque et de la navigation sur les portails SharePoint. Il est également rentable du point de vue de la gestion et du déploiement. Sa flexibilité fait de SharePoint une option rentable pour les entreprises. SharePoint permet également de créer des sites extranet, Internet et intranet.
Faites votre premier pas vers SharePoint ECM
La gestion de contenu SharePoint est fournie avec un riche ensemble d'outils pour répondre aux besoins commerciaux en constante évolution de toute entreprise moderne. Mais, pour implémenter une solution robuste comme celle-ci, vous avez également besoin d'une implémentation robuste. Une société de développement d'applications SharePoint certifiée peut vous aider à atteindre vos objectifs de gestion de contenu avec une immense facilité.
Quelles sont les règles et directives générales d'utilisation du système de gestion de contenu d'entreprise (ECM) SharePoint ?
Discutons rapidement des règles générales et des directives utiles pour les solutions ECM.
La première et la plus importante chose que vous devez faire est d'éviter de déclarer les types de contenu et les colonnes de site dans les sous-sites, utilisez plutôt le site racine pour la collection de sites afin de stocker tous les types de contenu et les colonnes de site d'une hiérarchie. Vous pouvez alors associer les actifs du site racine aux sous-sites.
- Fiez-vous aux métadonnées plutôt qu'aux dossiers pour définir une hiérarchie de contenu.
- Évitez l'envie de renommer les champs natifs tels que le champ Titre des éléments. Vous pouvez utiliser une colonne personnalisée avec un nom personnalisé comme alternative.
- Optez pour une approche de provisionnement à distance au lieu de provisionner l'IA (architecture d'information). Vous pouvez utiliser Content Type Hub et d'autres options de réplication IA.
- Si vous déployez SharePoint Online, il est conseillé d'utiliser MS Flow pour concevoir des processus métier plutôt que d'utiliser le moteur de workflow ou le gestionnaire de workflow.
- N'utilisez pas les fonctionnalités de publication en haut d'un site d'équipe. Vous pouvez à la place créer un site de communication moderne.
- Évitez d'utiliser les fonctionnalités de publication au-dessus d'un site d'équipe, créez plutôt un site de communication "moderne"
- Content Type Hub de SharePoint vous permet de publier les types de contenu dans une batterie de serveurs. Vous pouvez utiliser le concentrateur de types de contenu pour gérer de manière centralisée les types de contenu clés que vous souhaitez utiliser dans diverses collections de sites.
Les principaux défis à relever, cependant, sont que la réplication des types de contenu n'est pas instantanée pour les collections de sites fraîchement créées ou lors de la mise à jour des types de contenu dans le hub. La réplication peut prendre un certain temps en fonction de la taille du locataire et du volume de données auquel les actifs de type de contenu sont associés.
Après avoir créé un formulaire d'initiation de workflow et un formulaire de modification de tâche de workflow dans SharePoint ECM, l'étape suivante que votre Microsoft Technology Associate devra suivre est de créer un projet de workflow séquentiel et les composants de code du workflow via Visual Studio.
Les prérequis de la procédure sont discutés ci-dessous :
- Créer un formulaire d'initiation de workflow
- Créer le formulaire de tâche de workflow
Important : Il est conseillé de créer vos workflows à l'aide d'un environnement de développement qui ressemble à l'environnement de l'emplacement où le code va être finalement déployé. Bien qu'il ne soit pas toujours facile et possible de répliquer complètement un environnement de production via des ressources de développement, vous pouvez vous assurer que deux environnements sont au moins aussi similaires que possible. En faisant cela, vous faciliterez beaucoup les processus de développement, de test et de débogage. Par exemple, les activités de flux de travail spécifiques à SharePoint Server 2010 nécessitent que SharePoint Server et SharePoint Foundation soient installés sur un ordinateur utilisé pour développer les flux de travail.
Pour créer un projet de flux de travail SharePoint Server 2010 à partir de zéro :
- Ouvrez Visual Studio.
- Sélectionnez Nouveau et cliquez sur Projet dans le menu Fichier.
- Sélectionnez le modèle SharePoint sous Modèles installés dans la boîte de dialogue Nouveau projet.
- Choisissez le modèle de flux de travail séquentiel.
- Donnez un nom approprié à votre projet et cliquez sur OK.
Cela lance l'Assistant Personnalisation de SharePoint.
Spécifiez le workflow qui peut être déployé en tant que solution de batterie de serveurs. Donnez un nom approprié à votre workflow et spécifiez s'il doit être étendu au niveau du site ou de la liste. Un flux de travail à portée de liste peut être utilisé pour une bibliothèque ou une liste spécifiée, mais ce type de flux de travail est disponible pour l'ensemble de la collection de sites.
Pour accéder par programme au schéma XML qui représente les formulaires que vous avez créés lors de l'initiation du workflow et du formulaire de tâche de workflow. Vous ajouterez ensuite le fichier de classe créé précédemment (lors de l'étape d'initiation du workflow). Accédez à l'emplacement du fichier où vous avez créé votre fichier d'initiation form.vb ou initiation form.cs dans la boîte de dialogue Ajouter un élément existant, puis cliquez sur « Ajouter ».
Ajouter et configurer des activités de workflow
Après avoir créé votre nouveau projet Workflow, vous avez ajouté le formulaire de référence de schéma, vous devez maintenant commencer à concevoir le workflow. Il y a 5 activités dans le workflow, à savoir :
OnWorkflowActivated – Cette activité sert à activer le workflow.
CreateTask – Créez une tâche de workflow et attribuez-la à un utilisateur.
OnTaskChanged – Est exécuté lors d'une modification dans une tâche de workflow.
CompleteTask – Le workflow est marqué comme terminé.
Pour définir l'activité OnWorkflowActivation, vous devez définir la propriété Invoked de l'activité OnWorkflowActivated. Notez que la propriété CorrelationToken dans la fenêtre des propriétés est définie sur workflowToken tandis que la propriété Path est définie sur les propriétés du workflow. Ces variables de workflow permettent au moteur de workflow d'envoyer des données à l'instance de workflow appropriée. L'activation de l'instance de workflow entraîne l'initialisation de l'objet variable « Propriétés du workflow ». Cela inclut les propriétés communes à tous les workflows, par exemple l'ID de workflow (identifiant d'instance) et l'élément de liste sur lequel l'instance de workflow s'exécute. Il peut également inclure des propriétés personnalisées qui sont transmises à un formulaire custom-workflow-initiation-form. La variable workflowProperties, dans ce cas, contient les propriétés d'initiation de l'instance de workflow.
Assurez-vous que le fichier de code a des références correctes. Dans le cas où la référence est manquante, vous pouvez ajouter ce qui suit à l'aide d'instructions.
Pour ajouter une activité CreateTask, à partir de la boîte à outils Visual Studio, dans la section SharePoint Foundation, vous devez faire glisser une activité Créer une tâche sur la surface de conception de workflow, puis l'ajouter directement sous l'activité onWorkflowActivated1. Ensuite, vous devez définir les propriétés de l'activité CreateTask. Affichez la fenêtre Propriétés tout en sélectionnant l'activité CreateTask. Tapez taskToken pour la propriété CorrelationToken et créez Task pour la propriété MethodInvoking. N'oubliez pas que le taskId, taskProps et taskToken sont les noms de la variable. Assurez-vous que votre fichier de code contient les déclarations correctes. Visual Studio doit les créer automatiquement. S'ils ne sont pas là, ajoutez-les.
À ce stade, la tâche est créée et attribuée à un utilisateur. Vous devez ajouter des activités pour permettre au workflow d'attendre l'achèvement de la tâche par l'utilisateur. Pour ce faire, vous devez l'ajouter à l'aide d'activités qui représentent les contrôles de flux logique pour le workflow.
Vous devez maintenant faire glisser une activité While sur l'aire de conception du workflow (à partir de la boîte à outils Visual Studio) et l'ajouter sous l'activité createTask1. L'activité While déclenche le bouclage de plusieurs activités à l'intérieur jusqu'à ce que la condition évaluée se résolve à l'état true. Définissez les propriétés de l'activité While et la propriété Condition sur Condition de code.
En le définissant sur Condition de code, le flux de travail obtient une indication qu'une fonction personnalisée est créée et doit être utilisée pour le traitement de l'activité while1. Lorsque la sous-propriété Condition est définie sur non terminée, cela indique la méthode à exécuter. La méthode doit renvoyer une valeur booléenne.
Pour ajouter l'activité OnTaskChanged, vous devez faire glisser l'activité OnTaskChanged depuis la boîte à outils Visual Studio sur l'aire de conception du workflow, puis l'ajouter dans la boucle d'activité de while1.
Définissez les propriétés de l'activité onTaskChanged1. Développez la collection de propriétés After Properties. Développez maintenant la collection Après les propriétés. Tapez workflow1 pour la propriété Name et tapez afterProps pour la propriété Path. Explorez la collection Before Properties et tapez workflow1 pour la propriété name et beforeprops ou la propriété path. Tapez taskToken pour CorrelationToken et workflow1 pour CorrelationTokenPath. Tapez onTaskChanged pour la propriété Invoked, cette méthode est appelée lors de l'exécution de l'activité onTaskChanged1.
Explorez la collection de propriétés TaskId et tapez Workflow1 pour la propriété name et taskId pour la propriété Path.
Notez que les propriétés TaskId et CorrelationToken sont définies sur des variables que nous avons utilisées dans l'activité createTask1. L'objectif du paramètre est de lier la même tâche que celle créée par l'activité createTask1. Cela garantit que le flux de travail continue de recevoir l'événement de modification pour la bonne tâche. N'oubliez pas non plus que beforeProps et afterProps sont des variables d'objet. Les variables afterProps sont les propriétés de la tâche après l'occurrence du changement de tâche, tandis que beforeProps fait référence aux propriétés de la tâche avant l'occurrence de l'événement de changement de tâche.
Les déclarations de variables appropriées sont ajoutées automatiquement au code de workflow par Visual Studio. Mais, s'ils ne sont pas créés automatiquement, vous pouvez les ajouter via le codage.
Ajoutez du codage pour la méthode onTaskChanged et ajoutez une déclaration de variable à la classe partielle du workflow. Ajoutez du code pour définir la variable isFinished. Le formulaire de modification de tâche envoie les informations au workflow.
Ajoutez du code à la méthode notFinished.
Chaque fois que la tâche est modifiée, l'activité while1 appelle cette méthode pour déterminer si sa condition est remplie. Tant que la propriété Result de l'objet ConditionalEventArgs est évaluée à true, l'activité while1 continuera d'attendre.
Ajoutez du code qui définit la propriété Result de l'objet ConditionalEventArgs.
Désormais, chaque fois que l'utilisateur modifie la tâche, l'activité onTaskChanged1 gère l'événement de modification de la tâche. Il appelle la méthode onTaskChanged, qui examine les propriétés de la tâche et définit la variable isFinished pour indiquer si l'utilisateur a marqué la tâche comme terminée. L'activité while1 appelle ensuite la méthode notFinished, qui définit le résultat de l'événement à l'opposé de la variable isFinished. Si isFinished renvoie false, le résultat de l'événement est défini sur true et l'activité while1 attend toujours les modifications de la tâche ; si isFinished est égal à true, le résultat de l'événement est défini sur false et l'activité while1 se termine et le workflow passe à l'activité suivante.
Pour ajouter une activité CompleteTask, vous devez faire glisser une activité CompleteTask de la boîte à outils Visual Studio vers l'aire de conception du workflow, puis l'ajouter sous l'activité while1.
Maintenant, définissez simplement les propriétés de l'activité CompleteTask. Tapez taskToken pour la propriété CorrelationToken. Tapez Workflow1 pour la propriété CorrelationToken Path. Tapez Workflow 1 pour la propriété de nom d'ID de tâche.
Avec cela, votre flux de travail est terminé et il ne vous reste plus qu'à le tester, le déboguer et le déployer ainsi que les formulaires qui l'accompagnent. Tenter tout cela par vous-même ou avec l'aide de vos ressources limitées peut s'avérer être une tâche laborieuse avec beaucoup de bugs et d'inefficacités. Il est donc conseillé de laisser le soin aux professionnels. Votre fournisseur de services de développement SharePoint le fera pour vous.
Et ensuite ?
Pour vous assurer que votre workflow est disponible pour l'association des bibliothèques de documents, vous devez compiler l'assemblage du workflow, installer et configurer le workflow en tant que fonctionnalité, activer la fonctionnalité du workflow sur le site sélectionné. Une fois cela fait, vous pouvez commencer à déboguer votre workflow. Les solutions Microsoft Azure et les experts SharePoint peuvent vous aider.
Les solutions cloud Azure sont des solutions de cloud computing pour la création, le test, le déploiement et la gestion d'applications ainsi que de services à l'aide de centres de données gérés par Microsoft.
Vous voulez en savoir plus sur nos services ? Parlez à nos conseillers!
Conclusion
La gestion des documents, leur stockage, leur récupération et leur récupération peuvent être une tâche complexe pour de nombreuses entreprises de tous types et de toutes tailles. Si vous êtes capable de bien documenter et gérer votre contenu, vous pouvez rationaliser vos processus commerciaux et assurer une prise de décision meilleure et éclairée. Un contenu désordonné peut entraîner un désordre complet dans votre bureau, créant des perturbations entre les départements en raison d'une mauvaise communication et d'un manque d'informations adéquates pour la prise de décision.
Essayer de gérer le contenu à l'aide de feuilles de calcul manuellement peut faire fonctionner les choses, malgré tout le temps, l'argent et les efforts que vous y investissez. C'est alors que la technologie vient à votre secours. La gestion de contenu devient facile avec l'ECM. Cependant, pour répondre aux besoins de gestion de contenu d'entreprise, ECM doit être riche en fonctionnalités et flexible. Heureusement, SharePoint est la bonne option car il possède ces qualités.
De nombreuses entreprises essaient de réduire les coûts en le gardant manuel, mais ce faisant, elles finissent par consacrer plus de temps, d'efforts et d'argent (en ressources) à la gestion de contenu. De plus, la gestion du contenu par des méthodes traditionnelles est difficile et peu fiable. D'un autre côté, SharePoint ECM rend les choses totalement différentes pour les entreprises grâce à une gestion de contenu intelligente.
Bien qu'il n'y ait pas de pénurie de solutions ECM sur le marché aujourd'hui, de nombreuses entreprises comptent sur SharePoint ECM en raison des avantages incroyables qu'il offre, tels qu'une sécurité accrue des documents, un coût réduit, le catalogage automatique du multimédia, l'intégration de plusieurs types de fichiers, une intégration robuste de support tiers, système intégré pour la gestion des enregistrements, etc. SharePoint ECM peut vous éviter les tracas et le stress de la gestion de contenu qui est autrement impliqué dans le processus. Avec un contenu mieux géré et facilement accessible, vous pouvez être sûr que les documents et autres contenus de votre bureau sont sûrs, sécurisés et facilement récupérables.
Si vous choisissez ECM (Enterprise Content Management), SharePoint est le meilleur choix pour gérer efficacement les actifs numériques, le contenu Web, les enregistrements et les documents. Si vous pensiez que SharePoint ECM est une solution complexe que vous ne pouvez pas gérer en raison des aspects techniques qu'elle implique, laissez-moi vous dire que c'est en effet très simple et que vous n'avez pas besoin d'être un expert en technologie pour l'utiliser.Configuration de SharePoint ECM pour votre entreprise peut être tout un défi si vous êtes nouveau dans ce domaine. Mais ne vous inquiétez pas, vous pouvez vous faire aider par les fournisseurs de services de développement SharePoint, Azure ou asp.net.
