Teicneolaíocht An bhfuil tú ag streachailt le hábhar neamhstruchtúrtha? An bhfuil sé deacair ort cáipéisí tábhachtacha agus déantáin clos-físe a bhainistiú ar fud ranna? Is féidir leat tairbhe mhór a bhaint as córas Bainistíochta Ábhar Fiontair a bheith agat mar an ceann ó SharePoint. Cas air SharePoint ECM (Bainistíocht Ábhar Fiontair) le haghaidh stóráil láraithe d’ábhar gnó agus déan cinnte nach mbaintear amach aon doiciméad, físeán ná grafach sa chóras. Is iontach an rud ar fad a chuidigh SharePoint le comhoibriú níos fearr ar fud ranna agus eagraíochtaí i dtimpeallacht scamall. I measc cuid de na cúiseanna is láidre a gcaithfidh gnóthais dul i gcomhair comhtháthú SharePoint ECM tá:
Tá SharePoint saor
Cuireann SharePoint ECM slándáil iontach ar fáil
Tá catalógú ilmheán uathoibríoch
Tagann sé le bainistíocht taifead ionsuite
Ligeann sé comhtháthú le cineálacha éagsúla comhaid
Tugann SharePoint tacaíocht láidir tríú páirtí
An riachtanas atá le Bainistíocht Ábhar Fiontair a thuiscint
Tá riachtanas ECM ábhartha inniu mar go bhfuil níos mó agus níos mó gnólachtaí ag iarraidh dul gan pháipéar agus a bpróisis a dhigitiú. Chuige seo, ní mór dóibh a chinntiú go ndéantar a gcuid sonraí agus doiciméad a eagrú, a bhainistiú agus a stóráil ar bhealach a fhágann go bhfuil sé furasta agus sábháilte iad a fháil agus a aisghabháil. B’fhéidir gur pictiúr admhála tábhachtach é, r-phost tábhachtach, scarbhileog d’uimhreacha díolacháin na míosa seo caite, nó aon doiciméad oifige ríthábhachtach eile a theastaíonn uait a stóráil, a chosaint agus a bhainistiú. Cé gur féidir leat a roghnú as a lán réiteach ECM eile atá ar fáil inniu ach má bhí tú ag úsáid SharePoint i d’eagraíocht, tá a fhios agat cheana féin an chúis go bhfuil an-tóir ar SharePoint i measc gnólachtaí nua-aimseartha?
Úsáidtear SharePoint go mór le haghaidh ECM (Bainistíocht Ábhar Fiontair) díreach óna chéad eisiúint. Na laethanta seo, le SharePoint ar líne agus 2013/16, tá roinnt seirbhísí, roghanna agus cumais ann chun ábhar agus ECM a bhainistiú i SharePoint. Seo léargas gasta ar chumais ECM SharePoint.
Cuidíonn SharePoint le gnóthais a mbainistíocht ábhar fiontraíochta a shruthlíniú ina bhfuil na ceithre chomhpháirt seo a leanas:
- Bainistíocht doiciméad: Déantar gach doiciméad a bhainistiú go maith mar gheall ar stóráil láraithe. Coinnítear na cáipéisí sábháilte i stórtha SharePoint d’úsáideoirí. Is féidir leo na doiciméid a aimsiú, a aisghabháil agus a roinnt go héasca agus go tapa.
- Bainistíocht meiteashonraí: Leis an gcumas seo de SharePoint, is féidir le gnóthais grúpaí agus tacair téarma a chruthú go héasca chun bainistíocht agus eagrú doiciméad níos fearr i stórtha SharePoint a shimpliú.
- Comhúdarú doiciméad: Ligeann SharePoint comhoibriú doiciméad fíor-ama. Is féidir le húsáideoirí iomadúla doiciméad a chur in eagar go héasca ag an am céanna agus ar an gcaoi sin bailchríoch a chur ar thabhairt chun críche doiciméad agus táirgiúlacht fhoriomlán na bpróiseas a bhaineann le doiciméid in eagraíocht a fheabhsú.
- Rialú rochtana: Le leibhéil iolracha cead (“inléite amháin,” “rialú iomlán,” srl.) Is féidir le gnóthais a chinntiú go bhfuil a gcuid doiciméad íogair sábháilte agus cosanta ó rochtain neamhúdaraithe.
- Conair iniúchta: Is féidir leat an fhaisnéis uile a fháil faoi ghníomhaíochtaí a bhaineann le doiciméad ar feadh a shaolré, mar shampla cé a rinne é a chóipeáil, a mhodhnú nó a roinnt. Sa chaoi seo tá smacht níos fearr agat ar na doiciméid agus ar ábhar eile i d’éiceachóras SharePoint.
- Bainistíocht dhigiteach ar shócmhainní: Tá leabharlanna sócmhainní meán ag SharePoint atá optamaithe go hiomlán chun doiciméid a bhainistiú, comhaid AV (físeán fuaime), grafaicí, agus cineálacha éagsúla comhaid ábhair. Tairgeann na leabharlanna seo cineálacha sonracha ábhair le níos mó gnéithe meiteashonraí ná aon leabharlann doiciméad caighdeánach eile. Chomh maith leis sin, cuireann siad radharc mionsamhlacha ar fáil chun na sócmhainní a atreorú agus a bhrabhsáil, pop-ups ag seinm físeáin ón bhfillteán doiciméad féin. Cumasaíonn seinnteoirí meán tógtha de SharePoint seinm comhaid fuaime agus físe ó inlíon, láithreán foilsitheoireachta, tairseach, suíomhanna foirne, srl.
- Bainistíocht taifead: Tá an ghné seo cabhrach chun críocha dlíthiúla agus d’fhéadfadh sé a bheith mar fhianaise ar oibleagáidí agus idirbhearta ar thabhairt chun críche agus ní féidir í a mhodhnú níos mó.
- Cosnaíonn stór slán SharePoint taifid mar gheall ar chriptiú, fíordheimhniú dhá fhachtóir, cosc ar chaillteanas sonraí, agus cumais eile.
- Cinntíonn polasaithe scriosadh agus coinneála gur féidir na taifid a choinneáil ag brath ar na rialacháin um chomhlíonadh atá faoi cheangal cuideachta. Tar éis deireadh a chur le tréimhse ama shonraithe, baintear comhaid ábhartha go huathoibríoch.
- Is bailiúchán speisialaithe láithreán é Ionad Ríomhfhionnachtana SharePoint a chuireann ar chumas faisnéis leictreonach a aithint agus a sheachadadh go tapa, go héasca agus go héifeachtach. Is féidir an fhaisnéis a úsáid mar chruthúnas. Ligeann Ionad r-Fhionnachtana SharePoint d’úsáideoir an t-ábhar a chuardach go tapa, greim a chur ar earraí, agus cóip ábhair a chaomhnú fad is féidir le húsáideoirí eile oibriú air. Ina theannta sin, le cabhair uaidh seo, is féidir le húsáideoir an t-ábhar a easpórtáil, agus stádas onnmhairí agus sealúchais a bhaineann le hábhar áirithe a rianú.
- Bainistíocht ábhar Gréasáin: Le teimpléid in-athúsáidte, ceadaíonn SharePoint ábhar gréasáin a chruthú agus a fhoilsiú go tapa agus go tapa. Tá leagan amach leathanaigh AS in-athúsáidte, is féidir le húdair ábhair éagsúla comhsheasmhacht brandála agus nascleanúna a choinneáil ar fud na dtairseacha SharePoint. Tá sé éifeachtach ó thaobh costais ó thaobh na bainistíochta agus an imlonnaithe de freisin. Mar gheall ar a solúbthacht is rogha costéifeachtach é SharePoint do ghnólachtaí. Ligeann SharePoint suíomhanna eislíon, idirlín agus inlín a thógáil freisin.
Tóg do chéad chéim i dtreo SharePoint ECM
Tagann bainistíocht ábhar SharePoint le sraith saibhir uirlisí chun freastal ar riachtanais ghnó aon fhiontair nua-aimseartha atá ag síorathrú. Ach, chun réiteach láidir mar seo a chur i bhfeidhm teastaíonn cur i bhfeidhm láidir uait freisin. Is féidir le cuideachta deimhnithe um fhorbairt feidhmchlár SharePoint cabhrú leat do spriocanna bainistíochta inneachair a bhaint amach gan stró ollmhór.
Cad iad na rialacha agus na treoirlínte ginearálta maidir le córas Bainistíocht Ábhar Fiontair SharePoint (ECM) a úsáid?
Déanaimis na rialacha ginearálta agus na treoirlínte úsáideacha maidir le réitigh ECM a phlé go tapa.
Is é an chéad rud agus an rud is tábhachtaí a chaithfidh tú a dhéanamh ná Cineálacha Ábhar agus Colúin Láithreáin a dhearbhú i bhfo-láithreáin, ina ionad sin bain úsáid as an bhfréamhshuíomh chun suíomh a bhailiú chun gach Cineál Ábhar agus Colúin Láithreáin ar ordlathas a stóráil. Féadfaidh tú, ansin, na sócmhainní ón bhfréamhshuíomh a cheangal leis na fo-láithreáin.
- Ag brath ar na meiteashonraí in ionad na bhfillteán chun ordlathas ábhair a shainiú.
- Seachain an t-áiteamh réimsí dúchasacha a ath-ainmniú mar réimse teidil míreanna. Is féidir leat colún saincheaptha a úsáid le hainm saincheaptha mar rogha eile.
- Téigh le haghaidh cur chuige iargúlta soláthair in ionad an IA (Ailtireacht Faisnéise) a sholáthar. Féadfaidh tú Mol Cineál Ábhar agus roghanna macasamhlaithe IA eile a úsáid.
- Má tá SharePoint Online á úsáid agat, moltar duit MS Flow a úsáid chun an próiseas gnó a dhearadh seachas an t-inneall sreabhadh oibre nó an bainisteoir sreabhadh oibre a úsáid.
- Ná húsáid gnéithe Foilsitheoireachta ar bharr Láithreán Foirne. Is féidir leat suíomh cumarsáide nua-aimseartha a chruthú ina ionad.
- Seachain na gnéithe Foilsitheoireachta a úsáid ar bharr Láithreán Foirne, ach Suíomh Cumarsáide "nua-aimseartha" a chruthú
- Ligeann Mol Cineál Ábhar de SharePoint duit na cineálacha ábhair a fhoilsiú ar fud feirme. Féadfaidh tú mol cineál ábhair a úsáid chun na príomhchineálacha ábhair ar mhaith leat úsáid a bhaint astu i mbailiúcháin éagsúla láithreáin a bhainistiú go lárnach.
Is iad na príomhdhúshláin leis seo, áfach, nach bhfuil macasamhlú na gcineálacha ábhair láithreach do na bailiúcháin láithreáin a cruthaíodh as an nua nó nuair a dhéantar na cineálacha ábhair sa mhol a nuashonrú. D’fhéadfadh go dtógfadh macasamhlú roinnt mhaith ama ag brath ar mhéid an tionónta agus ar mhéid na sonraí i gcás ina mbaineann sócmhainní an chineáil ábhair le chéile.
Tar éis foirm tionscnaimh sreabhadh oibre agus foirm eagar tasc sreabhadh oibre a chruthú i SharePoint ECM, is é an chéad chéim eile a chaithfidh do Chomhlach Teicneolaíochta Microsoft a thógáil ná tionscadal sreabhadh oibre seicheamhach agus comhpháirteanna cód an tsreafa oibre a chruthú trí stiúideo amhairc.
Pléitear réamhriachtanais an nós imeachta thíos:
- Cruthaigh foirm tionscnaimh Sreabhadh Oibre
- Cruthaigh an fhoirm tasc Sreabhadh Oibre
Tábhachtach: Tá sé inmholta go gcruthóidh tú do shreafaí oibre le cabhair ó thimpeallacht forbartha atá cosúil le timpeallacht na háite ina bhfuil an cód ag dul chuig an imscaradh faoi dheireadh. Cé nach bhfuil sé éasca agus indéanta i gcónaí timpeallacht léiriúcháin a mhacasamhlú go hiomlán trí acmhainní forbróra ach d’fhéadfá a chinntiú go bhfuil dhá thimpeallacht ar a laghad chomh cosúil agus is féidir leat iad a dhéanamh. Agus é seo á dhéanamh, déanfaidh tú na próisis forbartha, tástála agus dífhabhtaithe i bhfad níos éasca. Mar shampla, éilíonn na gníomhaíochtaí sreabhadh oibre a bhaineann go sonrach le Freastalaí SharePoint 2010 go ndéantar Freastalaí SharePoint agus Fondúireacht SharePoint a shuiteáil ar ríomhaire atá á úsáid chun na sreafaí oibre a fhorbairt.
Chun tionscadal sreabhadh oibre Freastalaí SharePoint 2010 a chruthú ón tús:
- Oscail an Amharc-Stiúideo.
- Roghnaigh Tionscadal Nua agus cliceáil ar an roghchlár File.
- Roghnaigh teimpléad SharePoint faoi Theimpléid Suiteáilte i mbosca dialóige an Tionscadail Nua.
- Roghnaigh an teimpléad Sreabhadh Oibre Seicheamhach.
- Tabhair ainm oiriúnach do do thionscadal agus cliceáil OK.
Cuireann sé seo tús leis an Draoi Saincheaptha SharePoint.
Sonraigh an sreabhadh oibre is féidir a úsáid mar réiteach feirme. Tabhair ainm oiriúnach ar do shreabhadh oibre agus sonraigh an bhfuil sé le scópáil ag leibhéal an láithreáin nó ar an liosta. Is féidir sreabhadh oibre a bhfuil scóip liosta air a úsáid le haghaidh leabharlann nó liosta sonraithe ach tá an cineál sreabhadh oibre seo ar fáil don bhailiúchán iomlán láithreáin.
Chun rochtain a fháil ar an scéimre ar an scéimre XML a sheasann do na foirmeacha a chruthaigh tú le linn thionscnamh sreabhadh oibre agus tasc Sreabhadh Oibre. Ansin cuirfidh tú an comhad ranga a cruthaíodh níos luaithe (le linn chéim thionscnaimh Sreabhadh Oibre). Faigh rochtain ar shuíomh an chomhaid inar chruthaigh tú do fhoirm tionscnaimh.vb nó comhad tionscnaimh form.cs sa bhosca dialóige Cuir Mír atá ann cheana agus ansin cliceáil “Cuir Leis”.
Gníomhaíochtaí Sreabhadh Oibre a Chur Leis agus a Chumrú
Tar éis duit do thionscadal nua Sreabhadh Oibre a chruthú, chuir tú an fhoirm tagartha scéimre leis, anois ní mór duit dearadh sreabhadh oibre a thosú. Tá 5 ghníomhaíocht sa sreabhadh oibre eadhon:
OnWorkflowActivated - Tá an ghníomhaíocht seo ann chun an sreabhadh oibre a ghníomhachtú.
CreateTask - Cruthaigh tasc sreabhadh oibre agus tabhair é don úsáideoir.
OnTaskChanged - Déantar é ar mhodhnú i dtasc sreabhadh oibre.
CompleteTask - Tá an sreabhadh oibre marcáilte mar iomlán.
Chun an ghníomhaíocht OnWorkflowActivation a shocrú, ní mór duit Maoin Ghlaoite na gníomhaíochta OnWorkflowActivated a shocrú. Tabhair faoi deara go bhfuil an fhuinneog réadmhaoine CorrelationToken in airíonna socraithe chun sreabhadh oibreToken fad a bheidh maoin an Chonair socraithe chun airíonna sreabhadh oibre. Ligeann na hathróga sreabhadh oibre seo d’inneall sreabhadh oibre sonraí a sheoladh chuig an sampla sreabhadh oibre oiriúnach. Mar thoradh ar ghníomhachtú sreabhadh oibre tá tosaithe réada athraitheacha “airíonna sreabhadh oibre”. Cuimsíonn sé seo airíonna coitianta i ngach sreabhadh oibre, eg an ID sreabhadh oibre (aitheantóir mar shampla) agus an mhír liosta a ritheann an cás sreabhadh oibre air. Féadfaidh airíonna saincheaptha a bheith ann freisin a chuirtear ar aghaidh chuig foirm saincheaptha-sreabhadh oibre-tionscanta. Sa chás seo, tá airíonna tionscnaimh an tsreafa oibre san athróg sreabhadh oibreProperties.
Déan cinnte go bhfuil tagairtí cearta sa chomhad cód. Sa chás go bhfuil an tagairt ar iarraidh, féadfaidh tú an méid seo a leanas a chur le cabhair ráitis.
Chun gníomhaíocht CreateTask a chur leis, ó bhosca uirlisí Visual Studio, sa rannán SharePoint Foundation, ní mór duit gníomhaíocht Create Task a tharraingt ar an dromchla dearadh-sreabhadh oibre agus ansin é a chur ceart faoin ngníomhaíocht onWorkflowActivated1. Ansin, ní mór duit airíonna na gníomhaíochtaCreateTask a shocrú. Féach ar fhuinneog Airíonna agus an ghníomhaíocht CreateTask á roghnú agat. Clóscríobh taskToken le haghaidh réadmhaoine CorrelationToken agus cruthaigh Tasc le haghaidh MethodInvoking property.Remember, is é an tascId, taskProps, agus taskToken ainmneacha na n-athróg. Déan cinnte go bhfuil na dearbhuithe cearta i do chódchód. Caithfidh Visual Studio iad seo a thógáil go huathoibríoch. Mura bhfuil siad ann, cuir leo iad.
Ag an bpointe seo, cruthaítear agus leithdháiltear an tasc ar úsáideoir. Ní mór duit gníomhaíochtaí a chur leis chun a chumasú don sreabhadh oibre fanacht go mbeidh an tasc críochnaithe ag an úsáideoir. Chun seo a dhéanamh, ní mór duit é seo a chur le cabhair ó ghníomhaíochtaí a léiríonn rialuithe sreabhadh loighic don sreabhadh oibre.
Anois ní mór duit gníomhaíocht Cé a tharraingt ar dhromchla dearaidh an tsreafa oibre (ón mbosca uirlisí Visual Studio) agus é a chur faoin ngníomhaíocht createTask1. Cé go spreagann gníomhaíocht lúbadh ilghníomhaíochtaí laistigh di go dtí go réitíonn an riocht atá á mheas go stádas fíor. Socraigh an mhaoin Cé go bhfuil airíonna gníomhaíochta agus Coinníoll le Coinníoll an Chóid.
Agus é á shocrú de réir Choinníoll an Chóid, faigheann an sreabhadh oibre comhartha go gcruthófar feidhm shaincheaptha agus gur gá í a úsáid chun an ghníomhaíocht cé1 a phróiseáil. Nuair a bheidh an fho-mhaoin Coinníoll socraithe gan a bheith Críochnaithe, léiríonn sé an modh is gá a reáchtáil. Caithfidh an modh luach Boole a thabhairt ar ais.
Chun an ghníomhaíocht OnTaskChanged a chur leis, ní mór duit gníomhaíocht OnTaskChanged a tharraingt ón mbosca uirlisí Visual Studio ar dhromchla dearaidh an tsreafa oibre agus ansin é a chur sa lúb gníomhaíochta de1.
Socraigh na hairíonna gníomhaíochta onTaskChanged1. Leathnaigh bailiúchán réadmhaoine After Properties. Anois leathnaigh an bailiúchán After Properties. Clóscríobh sreabhadh oibre1 le haghaidh Ainmnigh réadmhaoin agus cineál iarphoist le haghaidh maoine Cosáin. Déan iniúchadh ar bhailiúchán Before Properties agus clóscríobh sreabhadh oibre1 don ainm maoine agus do réamhphróiseanna nó don mhaoin chosáin. Clóscríobh tascToken do CorrelationToken agus sreabhadh oibre1 do CorrelationTokenPath. Cineál onTaskChanged for Property Invoked, Tugtar an modh seo ar fhorghníomhú na onTaskChanged1activity.
Déan iniúchadh ar bhailiúchán réadmhaoine TaskId agus clóscríobh Sreabhadh Oibre1 don ainm maoine agus don tascId don mhaoin Conair.
Tabhair faoi deara go bhfuil airíonna TaskId agus CorrelationToken socraithe d’athróga a d’úsáidamar sa ghníomhaíocht createTask1. Is é cuspóir an tsuímh an tasc céanna a chruthaigh gníomhaíocht createTask1 a cheangal. Cinntíonn sé go bhfaigheann an sreabhadh oibre an teagmhas athraithe don tasc ceart i gcónaí. Chomh maith leis sin, cuimhnigh gur athróga réada iad na beforeProps agus afterProps. Is iad na hathróga afterProps na hairíonna tascanna tar éis an t-athrú tasc a bheith ann, ach tagraíonn BeforeProps do na hairíonna tascanna sular tharla an teagmhas athraithe tasc.
Cuireann an Stiúideo Amharc dearbhuithe inathraithe oiriúnacha go huathoibríoch leis an gcód sreabhadh oibre. Ach mura gcruthófar iad go huathoibríoch, is féidir leat iad a chur trí chódú.
Cuir códú leis an modh theonTaskChanged agus cuir dearbhú athraitheach le haicme pháirteach an tsreafa oibre. Cuir cód leis chun an athróg isFinished a shocrú. Seolann an fhoirm eagar tascanna an fhaisnéis chuig an sreabhadh oibre.
Cuir cód leis an modh notFinished.
Gach uair a athraítear an tasc, déanann an ghníomhaíocht while1 an modh seo a agairt chun a fháil amach an gcomhlíontar a riocht. Chomh fada agus a mheasann maoin Toradh an oibiachta ConditionalEventArgs go fíor, leanfaidh an ghníomhaíocht cé1 ag fanacht.
Cuir cód leis a shocraíonn maoin Toradh an oibiachta ConditionalEventArgs.
Anois, gach uair a dhéanann an t-úsáideoir eagarthóireacht ar an tasc, láimhseálann an ghníomhaíocht onTaskChanged1 an teagmhas a athraíodh an tasc. Áitíonn sé an modh OnTaskChanged, a scrúdaíonn airíonna an taisc agus a leagann síos an athróg isFinished chun a léiriú ar mharcáil an t-úsáideoir an tasc mar obair iomlán. Ansin déanann an ghníomhaíocht while1 an modh notFinished a agairt, a leagann toradh na hócáide os coinne na hathróg isFinished. Má fhilleann tuairisceáin isFinished bréagach, tá toradh na hócáide fíor, agus fanann gníomhaíocht fad1 ag fanacht le hathruithe tascanna; má tá isFinished cothrom le fíor, tá toradh na hócáide bréagach, agus críochnóidh an ghníomhaíocht cé1, agus leanann an sreabhadh oibre ar aghaidh go dtí an chéad ghníomhaíocht eile.
Chun gníomhaíocht CompleteTask a chur leis, ní mór duit gníomhaíocht CompleteTask a tharraingt ón mbosca uirlisí Visual Studio go dromchla dearaidh an tsreafa oibre agus ansin é a chur faoin ngníomhaíocht while1.
Anois díreach socraigh airíonna gníomhaíochta CompleteTask. Clóscríobh tascToken don mhaoin CorrelationToken. Cineál Sreabhadh Oibre1 don mhaoin CorrelationToken Path. Cineál Sreabhadh Oibre 1 don mhaoin ainm Tasc Id.
Leis seo, déantar do shreabhadh oibre agus anois ní gá duit ach é a thástáil, a dhífhabhtú, agus a úsáid agus na foirmeacha a ghabhann leis. D’fhéadfadh sé gur tasc géarchúiseach é seo a dhéanamh leat féin nó le cabhair ó d’acmhainní teoranta, le go leor fabht agus neamhéifeachtúlachtaí. Mar sin, moltar duit é a fhágáil faoi na daoine gairmiúla. Déanfaidh do sholáthraí seirbhísí forbartha SharePoint é seo ar do shon.
Cad eile?
Chun a chinntiú go bhfuil do shreabhadh oibre ar fáil do chumann leabharlanna doiciméad, ní mór duit cóimeáil an tsreafa oibre a thiomsú, an sreabhadh oibre a shuiteáil agus a chur ar bun mar Ghné, gné an tsreafa oibre ar an láithreán roghnaithe a ghníomhachtú. Nuair a bheidh tú déanta, féadfaidh tú tosú ar do shreabhadh oibre a dhífhabhtú. Is féidir le réitigh Microsoft Azure agus saineolaithe SharePoint cabhrú leat leis seo.
Is réitigh ríomhaireachta scamall iad réitigh scamall Azure chun feidhmchláir a thógáil, a thástáil, a imscaradh agus a bhainistiú chomh maith le seirbhísí le cabhair ó ionaid sonraí arna mbainistiú ag Microsoft.
Ar mhaith leat eolas a fháil faoi sheirbhísí eile? Labhair lenár gComhairleoirí!
Conclúid
Is tasc casta é do go leor gnólachtaí de gach cineál agus méid cáipéisí a bhainistiú, a stóráil, a aisghabháil agus a fháil. Má tá tú in ann d’ábhar a dhoiciméadú agus a bhainistiú go maith, féadfaidh tú do phróisis ghnó a shruthlíniú agus cinnteoireacht níos eolasaí agus níos eolasaí a chinntiú. D’fhéadfadh praiseach iomlán a bheith mar thoradh ar ábhar suarach i d’oifig, rud a chruthóidh suaitheadh ar fud ranna mar gheall ar dhroch-chumarsáid agus easpa faisnéise imleor chun cinntí a dhéanamh.
Má dhéantar iarracht an t-ábhar a bhainistiú le cabhair scarbhileoga de láimh, féadann sé rudaí a chur ag obair, in ainneoin an ama, an airgid agus na n-iarrachtaí uile a ndéanann tú infheistíocht ann. Seo nuair a thagann an teicneolaíocht chun do tharrthála. Éiríonn bainistíocht ábhair éasca le ECM. Mar sin féin, chun freastal ar riachtanais bhainistíochta ábhar fiontar, ní mór do ECM a bheith saibhir ó thaobh gnéithe agus solúbtha. Buíochas le Dia, is é SharePoint an rogha cheart ach tá na cáilíochtaí seo aige.
Déanann a lán gnólachtaí iarracht costais a shábháil trína lámhleabhar a choinneáil ach trí sin a dhéanamh ansin caith níos mó ama, iarrachta agus airgid (ar acmhainní) le haghaidh bainistíocht ábhair. Ina theannta sin, tá sé deacair agus níl sé iontaofa ábhar a bhainistiú trí mhodhanna traidisiúnta. Ar an láimh eile, déanann SharePoint ECM rudaí go hiomlán difriúil do ghnólachtaí trí bhainistíocht ábhar cliste.
Cé nach bhfuil aon easpa réitigh ECM ar an margadh inniu, tá a lán gnó ag brath ar SharePoint ECM mar gheall ar na buntáistí iontacha a thairgeann sé mar shlándáil mhéadaithe doiciméad, costas níos ísle, catalógú uathoibríoch ilmheán, comhtháthú iolrach de chineál comhaid, comhtháthú láidir de thacaíocht tríú páirtí, córas ionsuite do bhainistíocht taifead, srl. Féadann SharePoint ECM tú a shábháil ón gcruachás agus ón strus a bhaineann le bainistíocht ábhair a bhfuil baint aige leis an bpróiseas ar bhealach eile. Le hábhar atá bainistithe níos fearr agus inrochtana go héasca, is féidir leat a bheith cinnte go bhfuil na doiciméid agus ábhar eile i d’oifig sábháilte, slán agus furasta a aisghabháil.
Má roghnaíonn tú ECM (Bainistíocht Ábhar Fiontair), is é SharePoint an rogha is fearr chun sócmhainní digiteacha, ábhar gréasáin, taifid agus doiciméid a bhainistiú go héifeachtach. Má cheap tú gur réiteach casta é SharePoint ECM nach féidir leat a láimhseáil mar gheall ar na gnéithe teicniúla a bhaineann leis, lig dom a rá leat go bhfuil sé an-simplí go deimhin agus ní gá duit a bheith i do shaineolaí teicneolaíochta chun é a úsáid. Socrú suas SharePoint ECM b’fhéidir gur dúshlán mór é do ghnó má tá tú nua dó. Ach ná bíodh imní ort, is féidir leat cabhair a fháil ó sholáthraithe seirbhísí forbartha SharePoint, Azure, nó asp.net.
