技術 非構造化コンテンツに苦労していますか？重要なドキュメントやオーディオビデオアーティファクトを部門間で管理するのは難しいと思いますか？ SharePointのようなエンタープライズコンテンツ管理システムを使用すると、大きなメリットが得られます。ビジネスコンテンツを一元的に保存するためにSharePointECM（Enterprise Content Management）をオンにし、システムでドキュメント、ビデオ、またはグラフィックが失われないようにします。私たちは皆、SharePointがクラウド環境の部門や組織間のコラボレーションの向上にどれほど驚くほど貢献してきたかを示しています。企業がSharePointECM統合を採用しなければならない最も説得力のある理由には、次のようなものがあります。
SharePointは安価です
SharePointECMは優れたセキュリティを提供します
マルチメディアカタログは自動です
それは作り付けの記録管理が付属しています
複数の種類のファイルとの統合が可能です
SharePointは堅牢なサードパーティサポートを提供します
エンタープライズコンテンツ管理の必要性を理解する
ますます多くの企業がペーパーレス化とプロセスのデジタル化を試みているため、ECMの必要性は今日適切になっています。このため、データとドキュメントが簡単かつ安全に検索および取得できるように整理、管理、および保存されていることを確認する必要があります。これは、重要な領収書の写真、重要な電子メール、先月の販売番号のスプレッドシート、または保存、保護、管理したいその他の重要なオフィス文書である可能性があります。組織でSharePointを使用している場合、SharePointが現代のビジネスで非常に人気がある理由をすでにご存知ですか？
SharePointは、最初のリリースからECM（Enterprise Content Management）に広く使用されています。最近、SharePoint Onlineと2013/16には、SharePointでコンテンツとECMを管理するためのサービス、オプション、および機能がいくつかあります。これは、SharePointのECM機能の概要です。
SharePointは、企業が次の4つのコンポーネントで構成されるエンタープライズコンテンツ管理を合理化するのに役立ちます。
- ドキュメント管理：一元化されたストレージにより、すべてのドキュメントが適切に管理されます。ドキュメントは、ユーザーのSharePointリポジトリに安全に保管されます。ドキュメントを簡単かつ迅速に検索、取得、共有できます。
- メタデータ管理：SharePointのこの機能により、企業はグループと用語セットを簡単に作成して、SharePointのリポジトリ内のドキュメントの管理と編成を簡素化できます。
- ドキュメントの共同編集：SharePointを使用すると、リアルタイムのドキュメントコラボレーションが可能になります。複数のユーザーが同時にドキュメントを簡単に編集できるため、ドキュメントの完成が加速され、組織内のドキュメント関連プロセスの全体的な生産性が向上します。
- アクセス制御：複数のアクセス許可レベル（「読み取り専用」、「フルコントロール」など）を使用すると、企業は機密文書を安全に保護し、不正アクセスから保護することができます。
- 監査証跡：ドキュメントのコピー、変更、共有者など、ドキュメントのライフサイクル全体にわたるアクティビティに関するすべての情報を見つけることができます。これにより、SharePointエコシステム内のドキュメントやその他のコンテンツをより適切に管理できます。
- アセットのデジタル管理：SharePointには、ドキュメント、AV（オーディオビデオ）ファイル、グラフィックス、およびさまざまな種類のコンテンツファイルの管理用に完全に最適化されたメディアアセットライブラリがあります。これらのライブラリは、他の標準的なドキュメントライブラリよりも多くのメタデータ機能を備えた特定の種類のコンテンツを提供します。また、アセットをすばやく参照および参照するためのサムネイルビュー、ドキュメントフォルダ自体からビデオを再生するポップアップを提供します。 SharePointの組み込みメディアプレーヤーを使用すると、イントラネット、発行サイト、ポータル、チームサイトなどからオーディオおよびビデオファイルを再生できます。
- 記録管理：この機能は法的な目的に役立ち、確定時に義務と取引の証拠として役立つ可能性があり、これ以上変更することはできません。
- SharePointの安全なリポジトリは、暗号化、2要素認証、データ損失防止、およびその他の機能により、レコードを保護します。
- 削除と保持のポリシーにより、会社を制限するコンプライアンス規制に応じてレコードを保持できるようになります。指定した期間が終了すると、関連するファイルは自動的に削除されます。
- SharePointのeDiscoveryCenterは、電子情報の識別と配信を迅速、簡単、効果的に行うことができる特殊なサイトコレクションです。情報は証拠として使用することができます。 SharePointのeDiscoveryCenterを使用すると、ユーザーはコンテンツをすばやく検索し、アイテムに保留を適用し、他のユーザーが引き続き作業できる間、コンテンツのコピーを確実に保持できます。さらに、これを利用して、ユーザーはコンテンツをエクスポートし、特定のコンテンツに関連するエクスポートと保留のステータスを追跡できます。
- Webコンテンツ管理：再利用可能なテンプレートを使用すると、SharePointではWebコンテンツを簡単かつ迅速に作成および公開できます。ページレイアウトは再利用可能であるため、さまざまなコンテンツ作成者がSharePointポータル全体でブランディングとナビゲーションの一貫性を維持できます。管理と展開の観点からも費用効果があります。その柔軟性により、SharePointは企業にとって費用効果の高いオプションになります。 SharePointでは、エクストラネット、インターネット、およびイントラネットサイトの構築も可能です。
SharePointECMに向けた最初の一歩を踏み出す
SharePointコンテンツ管理には、現代の企業の絶えず変化するビジネスニーズを満たすための豊富なツールセットが付属しています。ただし、このような堅牢なソリューションを実装するには、堅牢な実装も必要です。認定されたSharePointアプリケーション開発会社は、コンテンツ管理の目標を非常に簡単に達成するのに役立ちます。
SharePoint Enterprise Content Management（ECM）システムを使用するための一般的なルールとガイドラインは何ですか？
ECMソリューションの一般的なルールと有用なガイドラインについて簡単に説明しましょう。
最初に行う必要がある最も重要なことは、サブサイトでコンテンツタイプとサイト列を宣言することを避け、代わりに、階層のすべてのコンテンツタイプとサイト列を格納するためのサイトのコレクションにルートサイトを使用することです。次に、ルートサイトのアセットをサブサイトに関連付けることができます。
- コンテンツの階層を定義するために、フォルダーではなくメタデータに依存します。
- アイテムのタイトルフィールドなどのネイティブフィールドの名前を変更する衝動を避けてください。代わりに、カスタム名のカスタム列を使用することもできます。
- IA（情報アーキテクチャ）をプロビジョニングする代わりに、リモートプロビジョニングアプローチを採用してください。 Content TypeHubおよびその他のIAレプリケーションオプションを使用できます。
- SharePoint Onlineを展開する場合は、ワークフローエンジンやワークフローマネージャーを使用するのではなく、MSFlowを使用してビジネスプロセスを設計することをお勧めします。
- チームサイトの上部で公開機能を使用しないでください。代わりに、最新のコミュニケーションサイトを作成することもできます。
- チームサイト上で公開機能を使用するのではなく、「最新の」コミュニケーションサイトを作成します
- SharePointのコンテンツタイプハブを使用すると、ファーム全体にコンテンツタイプを公開できます。コンテンツタイプハブを使用して、さまざまなサイトコレクションで使用する主要なコンテンツタイプを一元管理できます。
ただし、これに関する主な課題は、新しく作成されたサイトコレクションに対して、またはハブ内のコンテンツタイプを更新しているときに、コンテンツタイプのレプリケーションが瞬時に行われないことです。テナントのサイズや、コンテンツタイプハブのアセットが関連付けられているデータの量によっては、レプリケーションにかなりの時間がかかる場合があります。
SharePoint ECMでワークフロー開始フォームとワークフロータスク編集フォームを作成した後、 Microsoft Technology Associateが実行する必要がある次のステップは、VisualStudioを介して順次ワークフロープロジェクトとワークフローのコードコンポーネントを作成することです。
手順の前提条件について、以下で説明します。
- ワークフロー開始フォームの作成
- ワークフロータスクフォームを作成する
重要：コードが最終的にデプロイされる場所の環境に似た開発環境を使用してワークフローを作成することをお勧めします。開発者リソースを介して本番環境を完全に複製することは容易ではなく、常に可能ではありませんが、2つの環境が少なくとも作成できる限り類似していることを確認できます。これを行うと、開発、テスト、およびデバッグのプロセスがはるかに簡単になります。たとえば、SharePoint Server 2010に固有のワークフローアクティビティでは、ワークフローの開発に使用されているコンピューターにSharePointServerとSharePointFoundationをインストールする必要があります。
SharePoint Server 2010ワークフロープロジェクトを最初から作成するには：
- VisualStudioを開きます。
- 「新規」を選択し、「ファイル」メニューの「プロジェクト」をクリックします。
- [新しいプロジェクト]ダイアログボックスの[インストールされたテンプレート]で[SharePointテンプレート]を選択します。
- シーケンシャルワークフローテンプレートを選択します。
- プロジェクトに適切な名前を付けて、[OK]をクリックします。
これにより、SharePointカスタマイズウィザードが開始されます。
ファームソリューションとして展開できるワークフローを指定します。ワークフローに適切な名前を付け、スコープをサイトレベルにするかリストにするかを指定します。リストスコープのワークフローは、指定したライブラリまたはリストに使用できますが、このタイプのワークフローはサイトコレクション全体で使用できます。
ワークフローの開始時に作成したフォームおよびワークフロータスクフォームを表すXMLスキーマにプログラムでアクセスするため。次に、前に作成したクラスファイルを追加します（ワークフローの開始ステップ中）。 [既存のアイテムの追加]ダイアログボックスで開始form.vbまたは開始form.csファイルを作成したファイルの場所にアクセスし、[追加]をクリックします。
ワークフローアクティビティの追加と構成
新しいワークフロープロジェクトを作成したら、スキーマ参照フォームを追加しました。次に、ワークフローの設計を開始する必要があります。ワークフローには、次の5つのアクティビティがあります。
OnWorkflowActivated –このアクティビティはワークフローをアクティブ化するためのものです。
CreateTask –ワークフロータスクを作成し、それをユーザーに割り当てます。
OnTaskChanged –ワークフロータスクの変更時に実行されます。
CompleteTask –ワークフローは完了としてマークされます。
OnWorkflowActivationアクティビティを設定するには、OnWorkflowActivatedアクティビティのInvokedプロパティを設定する必要があります。プロパティウィンドウのCorrelationTokenプロパティがworkflowTokenに設定され、Pathプロパティがワークフロープロパティに設定されていることに注意してください。これらのワークフロー変数により、ワークフローエンジンは適切なワークフローインスタンスにデータを送信できます。ワークフローインスタンスをアクティブ化すると、「ワークフロープロパティ」変数オブジェクトが初期化されます。これには、ワークフローID（インスタンス識別子）やワークフローインスタンスが実行されるリストアイテムなど、すべてのワークフローに共通のプロパティが含まれます。また、custom-workflow-initiation-formに渡されるカスタムプロパティが含まれる場合もあります。この場合、workflowProperties変数には、ワークフローインスタンスの開始プロパティが含まれています。
コードファイルに正しい参照があることを確認してください。参照が欠落している場合は、ステートメントを使用して以下を追加できます。
CreateTaskアクティビティを追加するには、VisualStudioツールボックスの[SharePointFoundation]セクションで、[タスクの作成]アクティビティをworkflow-design-surfaceにドラッグしてから、onWorkflowActivated1アクティビティのすぐ下に追加する必要があります。次に、CreateTaskアクティビティのプロパティを設定する必要があります。 CreateTaskアクティビティを選択しながら、プロパティのウィンドウを表示します。 CorrelationTokenプロパティにtaskTokenと入力し、MethodInvokingプロパティにTaskを作成します。taskId、taskProps、およびtaskTokenは変数の名前であることを忘れないでください。コードファイルに正しい宣言が含まれていることを確認してください。 Visual Studioは、これらを自動的に構築する必要があります。それらがない場合は、追加します。
この時点で、タスクが作成され、ユーザーに割り当てられます。ワークフローがユーザーによるタスクの完了を待機できるようにするためのアクティビティを追加する必要があります。これを行うには、ワークフローのロジックフローの制御を表すアクティビティを使用してこれを追加する必要があります。
次に、ワークフローのデザイン画面で（Visual Studioツールボックスから）Whileアクティビティをドラッグし、アクティビティcreateTask1の下に追加する必要があります。 Whileアクティビティは、評価中の条件がtrueのステータスに解決されるまで、その中の複数のアクティビティのループをトリガーします。 WhileアクティビティプロパティとConditionプロパティをCodeConditionに設定します。
コード条件に設定している間、ワークフローは、カスタム関数が作成され、while1アクティビティの処理に使用する必要があることを示します。 Conditionサブプロパティがfinishedに設定されている場合、実行する必要のあるメソッドを示します。このメソッドはブール値を返す必要があります。
OnTaskChangedアクティビティを追加するには、ワークフローのデザイン画面のVisual StudioツールボックスからOnTaskChangedアクティビティをドラッグしてから、while1のアクティビティループに追加する必要があります。
onTaskChanged1アクティビティプロパティを設定します。 AfterPropertiesのプロパティコレクションを展開します。次に、AfterPropertiesコレクションを展開します。 Nameプロパティにworkflow1と入力し、PathプロパティにafterPropsと入力します。 Beforeプロパティコレクションを調べて、nameプロパティとbeforepropsまたはpathプロパティのworkflow1と入力します。 CorrelationTokenにはtaskTokenと入力し、CorrelationTokenPathにはworkflow1と入力します。呼び出されたプロパティに対してonTaskChangedと入力します。このメソッドは、onTaskChanged1activityの実行時に呼び出されます。
TaskIdプロパティコレクションを調べて、nameプロパティにWorkflow1と入力し、PathプロパティにtaskIdと入力します。
TaskIdプロパティとCorrelationTokenプロパティが、createTask1アクティビティで使用した変数に設定されていることに注意してください。この設定の目的は、createTask1アクティビティが作成したものと同じタスクをバインドすることです。これにより、ワークフローは適切なタスクの変更イベントを引き続き受信できます。また、beforePropsとafterPropsはオブジェクト変数であることを忘れないでください。 afterProps変数は、タスク変更の発生後のタスクプロパティですが、beforePropsは、タスク変更イベントの発生前のタスクプロパティを参照します。
適切な変数宣言は、VisualStudioによってワークフローコードに自動的に追加されます。ただし、自動的に作成されない場合は、コーディングによって追加できます。
onTaskChangedメソッドのコーディングを追加し、ワークフローの部分クラスに変数宣言を追加します。 isFinished変数を設定するためのコードを追加します。タスク編集フォームは、情報をワークフローに送信します。
notFinishedメソッドにコードを追加します。
タスクが変更されるたびに、while1アクティビティはこのメソッドを呼び出して、その条件が満たされているかどうかを判断します。 ConditionalEventArgsオブジェクトのResultプロパティがtrueと評価される限り、while1アクティビティは待機し続けます。
ConditionalEventArgsオブジェクトのResultプロパティを設定するコードを追加します。
これで、ユーザーがタスクを編集するたびに、onTaskChanged1アクティビティがタスク変更イベントを処理します。 onTaskChangedメソッドを呼び出します。このメソッドは、タスクのプロパティを調べ、isFinished変数を設定して、ユーザーがタスクを完了としてマークしたかどうかを表します。次に、while1アクティビティはnotFinishedメソッドを呼び出します。このメソッドは、イベントの結果をisFinished変数の反対に設定します。 isFinishedがfalseを返す場合、イベント結果はtrueに設定され、while1アクティビティはタスクの変更を待機し続けます。 isFinishedがtrueに等しい場合、イベント結果はfalseに設定され、while1アクティビティが完了し、ワークフローは次のアクティビティに進みます。
CompleteTaskアクティビティを追加するには、CompleteTaskアクティビティをVisual Studioツールボックスからワークフローのデザイン画面にドラッグしてから、while1アクティビティの下に追加する必要があります。
ここで、CompleteTaskアクティビティプロパティを設定するだけです。 CorrelationTokenプロパティにtaskTokenと入力します。 CorrelationTokenPathプロパティにWorkflow1と入力します。 [タスクID名]プロパティに「ワークフロー1」と入力します。
これでワークフローが完了し、ワークフローとそれに付随するフォームをテスト、デバッグ、デプロイするだけで済みます。自分で、または限られたリソースの助けを借りてこれらすべてを試みることは、多くのバグと非効率性を伴う骨の折れる作業であることが判明するかもしれません。したがって、専門家に任せることをお勧めします。 SharePoint開発サービスプロバイダーがこれを行います。
次は何？
ワークフローをドキュメントライブラリの関連付けに使用できるようにするには、ワークフローのアセンブルをコンパイルし、ワークフローを機能としてインストールおよび設定し、選択したサイトでワークフローの機能をアクティブ化する必要があります。完了したら、ワークフローのデバッグを開始できます。 Microsoft AzureソリューションとSharePointの専門家が、これを支援します。
Azureクラウドソリューションは、マイクロソフトが管理するデータセンターを利用して、アプリケーションとサービスを構築、テスト、展開、管理するためのクラウドコンピューティングソリューションです。
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結論
ドキュメントの管理、保存、取得、およびフェッチは、あらゆる種類と規模の多くの企業にとって複雑な作業になる可能性があります。コンテンツを適切に文書化および管理できれば、ビジネスプロセスを合理化し、より適切で情報に基づいた意思決定を確実に行うことができます。乱雑なコンテンツは、オフィスを完全に混乱させ、コミュニケーション不足や意思決定のための適切な情報の不足により、部門間で混乱を引き起こす可能性があります。
スプレッドシートを使用してコンテンツを手動で管理しようとすると、時間、お金、労力を費やしても、問題が解決する可能性があります。これは、テクノロジーがあなたの助けになるときです。 ECMを使用するとコンテンツ管理が簡単になります。ただし、エンタープライズコンテンツ管理のニーズを満たすには、ECMは機能が豊富で柔軟である必要があります。ありがたいことに、SharePointは、これらの品質を備えているため、まさに適切なオプションです。
多くの企業は、手動で維持することでコストを節約しようとしていますが、そうすることで、コンテンツ管理により多くの時間、労力、およびお金（リソース）を費やすことになります。さらに、従来の方法でコンテンツを管理することは難しく、信頼性がありません。一方、SharePoint ECMは、スマートコンテンツ管理を通じて、ビジネスにとってまったく異なるものになります。
今日の市場にはECMソリューションが不足していませんが、ドキュメントのセキュリティの向上、コストの削減、マルチメディアの自動カタログ化、複数ファイルタイプの統合、堅牢な統合などの驚くべき利点により、多くのビジネスがSharePointECMに依存しています。サードパーティのサポート、レコード管理用の組み込みシステムなど。SharePointECMを使用すると、プロセスに関係するコンテンツ管理の煩わしさやストレスから解放されます。より適切に管理され、簡単にアクセスできるコンテンツを使用すると、オフィス内のドキュメントやその他のコンテンツが安全で、安全で、簡単に取得できることを確認できます。
ECM（Enterprise Content Management）を選択した場合、SharePointは、デジタル資産、Webコンテンツ、レコード、およびドキュメントを効果的に管理するための最良の選択です。 SharePoint ECMは、関連する技術のために処理できない複雑なソリューションであるとお考えの場合は、非常にシンプルであり、使用するために技術の専門家である必要はありません。SharePointECMのセットアップあなたがそれに慣れていない場合、あなたのビジネスのためにかなりの挑戦かもしれません。ただし、心配しないでください。SharePoint、Azure、またはasp.net開発サービスプロバイダーの助けを借りることができます。
