Sliter du med ustrukturert innhold? Synes du det er vanskelig å administrere viktige dokumenter og lyd- og videogjenstander på tvers av avdelingene? Du kan ha enormt nytte av å ha Enterprise Content Management-system som det fra SharePoint. Slå på SharePoint ECM (Enterprise Content Management) for sentralisert lagring av forretningsinnholdet ditt og sørg for at ingen dokumenter, videoer eller grafikk går glipp av systemet. Vi vet hvor utrolig SharePoint har bidratt til bedre samarbeid på tvers av avdelinger og organisasjoner i et skymiljø. Noen av de mest overbevisende grunnene til at bedrifter må gå for SharePoint ECM-integrering inkluderer:

SharePoint er billig

SharePoint ECM gir god sikkerhet

Multimedia katalogisering er automatisk

Den kommer med innebygd platehåndtering

Det tillater integrering med flere typer filer

SharePoint tilbyr robust tredjepartsstøtte

Forstå behovet for en Enterprise Content Management

Behovet for ECM blir aktuelt i dag ettersom stadig flere bedrifter prøver å gå papirløse og digitalisere prosessene sine. For dette må de sørge for at dataene og dokumentene deres er organisert, administrert og lagret på en måte som gjør det enkelt og trygt å finne og gjenfinne. Det kan være et viktig kvitteringsbilde, viktig e-post, et regneark med forrige måneds salgstall eller andre viktige kontordokumenter du vil lagre, beskytte og administrere. Mens du kan velge mellom mange andre ECM-løsninger som er tilgjengelige i dag, men hvis du har brukt SharePoint i organisasjonen din, vet du allerede grunnen til at SharePoint er så populær blant moderne virksomheter?

SharePoint brukes utrolig mye for ECM (Enterprise Content Management) fra den første utgivelsen. I disse dager, med SharePoint online og 2013/16, er det flere tjenester, alternativer og muligheter for å administrere innhold og ECM i SharePoint. Her ser du raskt på ECM-funksjonene til SharePoint.

SharePoint hjelper bedrifter med å effektivisere bedriftsinnholdsadministrasjonen, som består av følgende fire komponenter:

Dokumentadministrasjon: Alle dokumenter administreres godt på grunn av sentralisert lagring. Dokumentene holdes trygge i SharePoint-arkivene for brukere. De kan finne, hente og dele dokumentene enkelt og raskt.
1. Metadataadministrasjon: Med denne muligheten til SharePoint kan bedrifter enkelt opprette grupper og terminalsett for å forenkle bedre administrasjon og organisering av dokumenter i arkivene til SharePoint.
2. Medforfatter av dokumenter: SharePoint tillater dokumentsamarbeid i sanntid. Flere brukere kan enkelt redigere et dokument samtidig, og dermed akselerere sluttbehandlingen av dokumenter og forbedre den totale produktiviteten til dokumentrelaterte prosesser i en organisasjon.
3. Tilgangskontroll: Med flere tillatelsesnivåer ("skrivebeskyttet", "full kontroll" osv.) Kan bedrifter sikre at deres sensitive dokumenter er trygge og beskyttet mot uautorisert tilgang.
4. Tilsynsspor: Du kan finne all informasjon om aktiviteter knyttet til et dokument gjennom hele livssyklusen, for eksempel hvem som har kopiert det, endret eller delt det. På denne måten har du bedre kontroll over dokumentene og annet innhold i SharePoint-økosystemet ditt.

Digital forvaltning av eiendeler: SharePoint har medieaktivitetsbiblioteker som er fullt optimalisert for å administrere dokumenter, AV (lydvideo) filer, grafikk og forskjellige typer innholdsfiler. Disse bibliotekene tilbyr spesifikke innholdstyper med flere funksjoner av metadata enn noe annet standard dokumentbibliotek. De tilbyr også miniatyrvisninger for rask henvisning og surfing av eiendelene, popup-vinduer som spiller videoer fra selve dokumentmappen. Innebygde mediaspillere fra SharePoint muliggjør lyd- og videofiler som spilles fra et intranett, publiseringsside, portal, teamsider osv.

Registreringsadministrasjon: Denne funksjonen er nyttig for juridiske formål og kan tjene som bevis på forpliktelser og transaksjoner ved sluttføring og kan ikke endres lenger.

Det sikre depotet til SharePoint beskytter poster på grunn av kryptering, tofaktorautentisering, datatapforebygging og andre muligheter.
Retningslinjer for sletting og oppbevaring sørger for at postene kan oppbevares avhengig av overholdelsesbestemmelsene som avgrenser et selskap. Etter at en spesifisert tidsperiode er over, blir relevante filer automatisk eliminert.
SharePoints eDiscovery Center er en spesialisert samling av nettsteder som muliggjør identifisering og levering av elektronisk informasjon raskt, enkelt og effektivt. Informasjonen kan brukes som bevis. Med eDiscovery Center of SharePoint kan en bruker raskt søke i innholdet, bruke hold på elementer og sikre at en innholdskopi bevares mens andre brukere fortsatt kan jobbe med det. Videre, ved hjelp av dette, kan en bruker eksportere innholdet, og spore status for eksport og beholdninger relatert til et bestemt innhold.

Administrasjon av nettinnhold: Med gjenbrukbare maler tillater SharePoint enkel og rask oppretting og publisering av nettinnhold. SOM sideoppsett er gjenbrukbare, kan forskjellige innholdsforfattere opprettholde merkevarebygging og navigeringskonsistens på tvers av SharePoint-portaler. Det er også kostnadseffektivt fra ledelse og distribusjon. Dens fleksibilitet gjør SharePoint til et kostnadseffektivt alternativ for bedrifter. SharePoint tillater også å bygge ekstranett-, internett- og intranettsteder.

Ta ditt første skritt mot SharePoint ECM

SharePoint-innholdsadministrasjon leveres med et rikt sett med verktøy for å møte de stadig skiftende forretningsbehovene til enhver moderne bedrift. Men for å implementere en robust løsning som dette trenger du også en robust implementering. Et sertifisert selskap for applikasjonsutvikling av SharePoint kan hjelpe deg med å nå dine mål for innholdsstyring på en enkel måte.

Hva er de generelle reglene og retningslinjene for bruk av SharePoint Enterprise Content Management (ECM) -system?

La oss raskt diskutere de generelle reglene og nyttige retningslinjer for ECM-løsninger.

Det første og viktigste du må gjøre er å unngå å erklære innholdstyper og nettstedskolonner på undersider, i stedet bruker rotnettstedet for samling av nettstedet for lagring av alle innholdstyper og nettstedskolonner i et hierarki. Du kan da knytte eiendelene fra rotnettstedet til undersidene.

Stol på metadataene i stedet for mappene for å definere et hierarki av innhold.
Unngå trang til å gi nytt navn til innfødte felt som for eksempel Tittelfelt for varer. Du kan bruke en tilpasset kolonne med tilpasset navn som et alternativ.
Gå for ekstern klargjøring tilnærming i stedet for klargjøring av IA (Informasjonsarkitektur). Du kan bruke Content Type Hub og andre IA-replikasjonsalternativer.
Hvis du distribuerer SharePoint Online, anbefales det at du bruker MS Flow til å utforme forretningsprosesser i stedet for å bruke arbeidsflytmotoren eller arbeidsflytbehandling.
Ikke bruk publiseringsfunksjoner på toppen av et teamsted. Du kan i stedet opprette et moderne kommunikasjonsside.
Unngå å bruke publiseringsfunksjonene på toppen av et teamnettsted, og lag heller et "moderne" kommunikasjonsnettsted
Content Type Hub of SharePoint lar deg publisere innholdstyper i en gård. Du kan bruke innholdstypehub for sentral administrering av nøkkelinnholdstyper du vil bruke i forskjellige nettstedssamlinger.

Hovedutfordringer med dette er imidlertid at replikering av innholdstyper ikke er øyeblikkelig for de nyopprettede områdesamlingene eller mens du oppdaterer innholdstyper i navet. Replikering kan ta ganske lang tid, avhengig av størrelsen på leietakeren og datamengden der eiendelene til innholdstype-huben er tilknyttet.

Etter å ha opprettet arbeidsflytinitieringsskjema og arbeidsflytoppgaveredigeringsskjema i SharePoint ECM, er neste trinn din Microsoft Technology Associate må ta, å lage et sekvensielt arbeidsflytprosjekt og arbeidsflytens kodekomponenter gjennom visual studio.

Forutsetningene for prosedyren er diskutert nedenfor:

Opprett skjema for initiering av arbeidsflyt
Opprett arbeidsflytoppgaveskjemaet

Viktig: Det anbefales at du oppretter arbeidsflyter ved hjelp av et utviklingsmiljø som ligner miljøet til stedet der koden endelig skal distribueres. Selv om det ikke er lett og alltid å replikere et produksjonsmiljø helt via utviklerressurser, kan du sørge for at to miljøer er minst like like som du kan lage dem. Ved å gjøre dette vil du gjøre utviklings-, testing- og feilsøkingsprosessene mye enklere. For eksempel krever arbeidsflytaktivitetene som er spesifikke for SharePoint Server 2010, at SharePoint Server og SharePoint Foundation installeres på en datamaskin som brukes til å utvikle arbeidsflytene.

For å opprette et SharePoint Server 2010-arbeidsflytprosjekt helt fra bunnen av:

Åpne Visual Studio.
Velg Ny og klikk Prosjekt på Fil-menyen.
Velg SharePoint-mal under Installerte maler i dialogboksen Nytt prosjekt.
Velg mal for sekvensiell arbeidsflyt.
Gi et passende navn til prosjektet ditt, og klikk OK.

Dette initierer veiviseren for tilpasning av SharePoint.

Spesifiser arbeidsflyten som kan distribueres som en gårdsløsning. Gi et passende navn til arbeidsflyten din og spesifiser om den skal omfatte på nettstedsnivå eller listen. En arbeidsflyt som er listeomfattet kan brukes til et spesifisert bibliotek eller liste, men denne typen arbeidsflyt er tilgjengelig for hele områdesamlingen.

For programmatisk tilgang til XML-skjemaet som står for skjemaene du opprettet under arbeidsflytinitiering og arbeidsflytoppgaveskjema. Du vil deretter legge til klassefilen som ble opprettet tidligere (under trinnet for arbeidsflytstart). Få tilgang til filplasseringen der du har opprettet initieringsform.vb- eller initieringsform.cs-filen i dialogboksen Legg til eksisterende element, og klikk deretter på "Legg til".

Legg til og konfigurer arbeidsflytaktiviteter

Etter å ha opprettet ditt nye arbeidsflytprosjekt, har du lagt til skjemaets referanseskjema, nå må du begynne å utforme arbeidsflyten. Det er fem aktiviteter i arbeidsflyten, nemlig:

OnWorkflowActivated - Denne aktiviteten er for å aktivere arbeidsflyten.

CreateTask - Opprett arbeidsflytoppgave og tildel den til en bruker.

OnTaskChanged - Utføres ved endring i en arbeidsflytoppgave.

CompleteTask - Arbeidsflyten er merket som fullført.

For å angi OnWorkflowActivation-aktiviteten, må du angi OnWorkflowActivated-aktivitetens Invoked-egenskap. Legg merke til at CorrelationToken-egenskapen i egenskaper-vinduet er satt til workflowToken mens Path-egenskapen er satt til arbeidsflytegenskaper. Disse arbeidsflytvariablene tillater arbeidsflytmotoren å sende data til den passende arbeidsflytforekomsten. Aktivering av arbeidsflytforekomst resulterer i “arbeidsflytegenskaper” -variabelsobjektets initialisering. Dette inkluderer vanlige egenskaper i alle arbeidsflyter, for eksempel arbeidsflyt-ID (forekomstidentifikator) og listeelementet arbeidsflytforekomsten kjører på. Det kan også omfatte egendefinerte egenskaper som sendes til et tilpasset arbeidsflyt-initieringsskjema. WorkflowProperties-variabelen inneholder i dette tilfellet arbeidsflytforekomstens initieringsegenskaper.

Forsikre deg om at kodefilen har riktige referanser. Hvis referansen mangler, kan du legge til følgende ved hjelp av uttalelser.

For å legge til en CreateTask-aktivitet, fra Visual Studio-verktøykassen, i SharePoint Foundation-delen, må du dra en Create Task-aktivitet på arbeidsflyt-design-overflaten og deretter legge den til rett under onWorkflowActivated1-aktiviteten. Deretter må du angi egenskapene tilCreateTask-aktivitet. Vis vinduet Egenskaper mens du velger CreateTask-aktiviteten. Skriv taskToken for CorrelationToken-egenskap og opprett Task for MethodInvoking-egenskap. Husk at taskId, taskProps og taskToken er navnene på variabelen. Forsikre deg om at kodefilen inneholder riktige erklæringer. Visual Studio trenger å bygge disse automatisk. Hvis de ikke er der, kan du legge dem til.

På dette tidspunktet opprettes oppgaven og tildeles en bruker. Du må legge til aktiviteter for å gjøre det mulig for arbeidsflyten å vente på at oppgaven er fullført av brukeren. For å gjøre dette må du legge til dette ved hjelp av aktiviteter som representerer kontrollene av logisk flyt for arbeidsflyten.

Nå må du dra en While-aktivitet på designflaten til arbeidsflyten (fra Visual Studio-verktøykassen) og legge den til under aktiviteten createTask1. Mens aktiviteten utløser looping av flere aktiviteter i den til tilstanden som evalueres løser status som sant. Sett egenskapene While-aktivitet og Condition-tilstand til Code Condition.

Mens du setter den til Kodetilstand, får arbeidsflyten en indikasjon på at en tilpasset funksjon opprettes og må brukes til å behandle while1-aktiviteten. Når underegenskapen Tilstand er satt til Ikke ferdig, indikerer den metoden som skal kjøres. Metoden må returnere en boolsk verdi.

For å legge til OnTaskChanged-aktiviteten, må du dra OnTaskChanged-aktiviteten fra Visual Studio-verktøykassen på arbeidsflatens designflate og deretter legge den til i aktivitetssløyfen mens while1.

Angi aktivitetsegenskapene onTaskChanged1. Utvid eiendomssamlingen til After Properties. Nå utvider du After Properties-samlingen. Skriv arbeidsflyt1 for Name-egenskap og skriv afterProps for Path-egenskap. Utforsk samlingen Før eiendommer og skriv arbeidsflyt1 for navnegenskapen og førforekomst eller stiegenskapen. Skriv inn taskToken for CorrelationToken og workflow1 for CorrelationTokenPath. Type onTaskChanged for Invoked-egenskap. Denne metoden kalles på utførelsen av onTaskChanged1activity.

Utforsk TaskId-egenskapssamlingen og skriv Workflow1 for navnet property og taskId for Path-egenskapen.

Legg merke til at egenskapene TaskId og CorrelationToken er satt til variabler vi brukte i createTask1-aktiviteten. Hensikten med innstillingen er å binde den samme oppgaven som createTask1-aktiviteten hadde opprettet. Det sikrer at arbeidsflyten fortsetter å motta endringshendelsen for riktig oppgave. Husk også at beforeProps og afterProps er objektvariabler. AfterProps-variablene er oppgaveegenskapene etter forekomsten av oppgaveendringen, mens førProps refererer til oppgaveegenskapene før hendelsen til oppgaveendringen skjedde.

Egnede variabeldeklarasjoner legges automatisk til arbeidsflytekoden av Visual Studio. Men hvis de ikke opprettes automatisk, kan du legge dem til gjennom koding.

Legg til koding for theonTaskChanged-metoden, og legg til variabelerklæring i delklassen i arbeidsflyten. Legg til kode for å stille inn isFinished-variabelen. Oppgaveredigeringsskjemaet sender informasjonen til arbeidsflyten.

Legg til kode i notFinished-metoden.

Hver gang oppgaven endres, påkaller while1-aktiviteten denne metoden for å avgjøre om dens tilstand er oppfylt. Så lenge resultategenskapen til ConditionalEventArgs-objektet evalueres til sant, vil aktiviteten while1 fortsette å vente.

Legg til kode som angir resultategenskapen til ConditionalEventArgs-objektet.

Nå, hver gang brukeren redigerer oppgaven, håndterer onTaskChanged1-aktiviteten oppgaven endret hendelse. Den påkaller onTaskChanged-metoden, som undersøker oppgaveegenskapene og setter isFinished-variabelen for å representere om brukeren merket oppgaven som fullført. While1-aktiviteten påkaller deretter notFinished-metoden, som setter resultatet av hendelsen til det motsatte av isFinished-variabelen. Hvis isFinished returnerer false, blir hendelsesresultatet satt til true, og while1-aktiviteten venter på endringer av oppgaven; hvis isFinished er lik true, blir hendelsesresultatet satt til false, og while1-aktiviteten fullføres, og arbeidsflyten fortsetter til neste aktivitet.

For å legge til en CompleteTask-aktivitet, må du dra en CompleteTask-aktivitet fra Visual Studio-verktøykassen til designflaten til arbeidsflyten og deretter legge den til under while1-aktiviteten.

Nå er det bare å angi CompleteTask-aktivitetsegenskapene. Skriv taskToken for CorrelationToken-egenskapen. Skriv inn Workflow1 for CorrelationToken Path-egenskapen. Skriv arbeidsflyt 1 for egenskapen Oppgave-ID-navn.

Med dette er arbeidsflyten din ferdig, og nå må du bare teste, feilsøke og distribuere den og tilhørende skjemaer. Å prøve alt dette alene eller ved hjelp av dine begrensede ressurser kan vise seg å være en møysommelig oppgave med mange feil og ineffektivitet. Så det anbefales at du overlater det til fagpersonene. Din leverandør av SharePoint-utviklingstjenester vil gjøre dette for deg.

Hva nå?

For å sikre at arbeidsflyten din er tilgjengelig for tilknytning til dokumentbiblioteker, må du kompilere samlingen av arbeidsflyten, installere og sette opp arbeidsflyten som en funksjon, aktivere funksjonen til arbeidsflyten på det valgte nettstedet. Når du er ferdig, kan du begynne å feilsøke arbeidsflyten. Microsoft Azure-løsningene og SharePoint-ekspertene kan hjelpe deg med dette.

Azure sky-løsningene er cloud computing-løsninger for å bygge, teste, distribuere og administrere applikasjoner samt tjenester ved hjelp av Microsoft-administrerte datasentre.

Vil du vite mer om våre tjenester? Snakk med våre konsulenter!

Konklusjon

Å administrere dokumenter, lagre, hente og hente dem kan være en kompleks oppgave for mange bedrifter av alle typer og størrelser. Hvis du er i stand til å dokumentere og administrere innholdet ditt godt, kan du strømlinjeforme forretningsprosessene dine og sikre bedre og informert beslutningstaking. Rotete innhold kan føre til et fullstendig rot på kontoret ditt, og skape forstyrrelser på tvers av avdelinger på grunn av dårlig kommunikasjon og mangel på tilstrekkelig informasjon for beslutningstaking.

Å prøve å administrere innholdet ved hjelp av regneark manuelt kan få ting til å fungere, til tross for all tid, penger og innsats du investerer i det. Dette er når teknologien kommer til din redning. Innholdshåndtering blir enkelt med ECM. For å imøtekomme behovene for innholdsadministrasjon, må ECM imidlertid være funksjonsrikt og fleksibelt. Heldigvis er SharePoint akkurat det rette alternativet for det har disse egenskapene.

Mange bedrifter prøver å spare kostnader ved å holde det manuelt, men når de gjør det, bruker de mer tid, krefter og penger (på ressurser) til innholdsadministrasjon. Videre er det vanskelig og ikke pålitelig å administrere innhold gjennom tradisjonelle metoder. På den annen side gjør SharePoint ECM ting helt annerledes for bedrifter gjennom smart innholdsadministrasjon.

Selv om det ikke er mangel på ECM-løsninger i markedet i dag, er det mange forretninger som er avhengige av SharePoint ECM på grunn av de fantastiske fordelene de tilbyr, som økt sikkerhet for dokumenter, lavere kostnader, automatisk katalogisering av multimedia, integrering av flere filtyper, robust integrering av tredjepartsstøtte, innebygd system for postadministrasjon osv. SharePoint ECM kan redde deg fra bryet og stresset med innholdsadministrasjon som ellers er involvert i prosessen. Med bedre administrert og lett tilgjengelig innhold, kan du være sikker på at dokumentene og annet innhold på kontoret ditt er trygt, sikkert og lett hentbart.

Hvis du velger ECM (Enterprise Content Management), er SharePoint det beste valget for effektiv administrasjon av digitale eiendeler, nettinnhold, poster og dokumenter. Hvis du trodde at SharePoint ECM er en kompleks løsning som du ikke kan håndtere på grunn av det tekniske som er involvert i den, la meg fortelle deg at det er veldig enkelt, og at du ikke trenger å være en teknologiekspert for å bruke den. for virksomheten din kan være ganske en utfordring hvis du er ny i det. Men ikke bekymre deg, du kan ta hjelp av leverandører av SharePoint, Azure eller asp.net-utviklingstjenester .