क्या आप असंरचित सामग्री से जूझ रहे हैं? क्या आपको विभागों में महत्वपूर्ण दस्तावेजों और ऑडियो-वीडियो कलाकृतियों का प्रबंधन करना मुश्किल लगता है? आप SharePoint की तरह एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन प्रणाली होने से अत्यधिक लाभ उठा सकते हैं। अपनी व्यावसायिक सामग्री के केंद्रीकृत भंडारण के लिए SharePoint ECM (एंटरप्राइज़ कंटेंट मैनेजमेंट) चालू करें और सुनिश्चित करें कि सिस्टम में कोई दस्तावेज़, वीडियो या ग्राफ़िक छूट न जाए। हम सभी ने कितने आश्चर्यजनक रूप से क्लाउड वातावरण में विभागों और संगठनों में बेहतर सहयोग की दिशा में योगदान दिया है। व्यवसायों को SharePoint ECM एकीकरण के लिए क्यों जाना चाहिए, इसके कुछ सबसे सम्मोहक कारणों में शामिल हैं:
SharePoint सस्ता है
SharePoint ECM बेहतरीन सुरक्षा प्रदान करता है
मल्टीमीडिया कैटलॉगिंग स्वचालित है
यह इनबिल्ट रिकॉर्ड मैनेजमेंट के साथ आता है
यह कई प्रकार की फाइलों के साथ एकीकरण की अनुमति देता है
SharePoint मजबूत तृतीय-पक्ष समर्थन प्रदान करता है
एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन की आवश्यकता को समझना
ईसीएम की आवश्यकता आज प्रासंगिक हो गई है क्योंकि अधिक से अधिक व्यवसाय कागज रहित होने और अपनी प्रक्रियाओं को डिजिटल बनाने की कोशिश कर रहे हैं। इसके लिए, उन्हें यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि उनके डेटा और दस्तावेज़ों को इस तरह व्यवस्थित, प्रबंधित और संग्रहीत किया जाता है जिससे खोज और पुनर्प्राप्ति को आसान और सुरक्षित बनाया जा सके। यह एक महत्वपूर्ण रसीद की तस्वीर, महत्वपूर्ण ईमेल, पिछले महीने की बिक्री संख्या की एक स्प्रेडशीट, या कोई अन्य महत्वपूर्ण कार्यालय दस्तावेज हो सकता है जिसे आप स्टोर, संरक्षित और प्रबंधित करना चाहते हैं। हालांकि आप आज उपलब्ध कई अन्य ईसीएम समाधानों में से चुन सकते हैं लेकिन यदि आप अपने संगठन में SharePoint का उपयोग कर रहे हैं, तो आप पहले से ही जानते हैं कि SharePoint आधुनिक व्यवसायों के बीच इतना लोकप्रिय क्यों है?
ईसीएम (एंटरप्राइज कंटेंट मैनेजमेंट) के लिए पहली रिलीज से ही शेयरपॉइंट का अत्यधिक उपयोग किया जाता है। इन दिनों, SharePoint ऑनलाइन और 2013/16 के साथ, SharePoint में सामग्री और ECM के प्रबंधन के लिए कई सेवाएँ, विकल्प और क्षमताएँ हैं। यहाँ SharePoint की ECM क्षमताओं पर एक त्वरित नज़र डाली गई है।
SharePoint व्यवसायों को उनके उद्यम सामग्री प्रबंधन को सुव्यवस्थित करने में मदद करता है जिसमें निम्नलिखित चार घटक शामिल हैं:
- दस्तावेज़ प्रबंधन: केंद्रीकृत भंडारण के कारण सभी दस्तावेजों का प्रबंधन अच्छी तरह से किया जाता है। दस्तावेज़ों को उपयोगकर्ताओं के लिए SharePoint रिपॉजिटरी में सुरक्षित रखा जाता है। वे आसानी से और जल्दी से दस्तावेजों को ढूंढ सकते हैं, पुनः प्राप्त कर सकते हैं और साझा कर सकते हैं।
- मेटाडेटा प्रबंधन: SharePoint की इस क्षमता के साथ, व्यवसाय SharePoint के रिपॉजिटरी में दस्तावेज़ों के बेहतर प्रबंधन और संगठन को आसान बनाने के लिए आसानी से समूह और टर्म सेट बना सकते हैं।
- दस्तावेज़ों का सह-लेखन: SharePoint रीयल-टाइम दस्तावेज़ सहयोग की अनुमति देता है। एकाधिक उपयोगकर्ता एक ही समय में एक दस्तावेज़ को आसानी से संपादित कर सकते हैं जिससे दस्तावेज़ों को अंतिम रूप देने में तेजी आती है और एक संगठन में दस्तावेज़ से संबंधित प्रक्रियाओं की समग्र उत्पादकता में सुधार होता है।
- एक्सेस कंट्रोल: कई अनुमति स्तरों ("केवल पढ़ने के लिए," "पूर्ण नियंत्रण," आदि) के साथ व्यवसाय यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि उनके संवेदनशील दस्तावेज़ अनधिकृत पहुंच से सुरक्षित और संरक्षित हैं।
- ऑडिट ट्रेल: आप अपने पूरे जीवन-चक्र में किसी दस्तावेज़ से संबंधित गतिविधियों के बारे में सभी जानकारी प्राप्त कर सकते हैं, जैसे कि इसे किसने कॉपी किया, संशोधित किया या साझा किया। इस तरह आप अपने SharePoint पारिस्थितिकी तंत्र में दस्तावेज़ों और अन्य सामग्री के बेहतर नियंत्रण में हैं।
- परिसंपत्तियों का डिजिटल प्रबंधन: SharePoint में मीडिया परिसंपत्ति पुस्तकालय हैं जो दस्तावेज़ों, AV (ऑडियो वीडियो) फ़ाइलों, ग्राफिक्स और विभिन्न प्रकार की सामग्री फ़ाइलों के प्रबंधन के लिए पूरी तरह से अनुकूलित हैं। ये पुस्तकालय किसी अन्य मानक दस्तावेज़ पुस्तकालय की तुलना में मेटाडेटा की अधिक विशेषताओं के साथ विशिष्ट प्रकार की सामग्री प्रदान करते हैं। साथ ही, वे दस्तावेज़ फ़ोल्डर से वीडियो चलाने वाले पॉप-अप्स, संपत्तियों को त्वरित रूप से संदर्भित करने और ब्राउज़ करने के लिए थंबनेल दृश्य प्रदान करते हैं। SharePoint के इनबिल्ट मीडिया प्लेयर इंट्रानेट, प्रकाशन साइट, पोर्टल, टीम साइट आदि से ऑडियो और वीडियो फ़ाइल चलाने में सक्षम करते हैं।
- रिकॉर्ड प्रबंधन: यह सुविधा कानूनी उद्देश्यों के लिए सहायक है और अंतिम रूप देने पर दायित्वों और लेनदेन के साक्ष्य के रूप में काम कर सकती है और अब इसे संशोधित नहीं किया जा सकता है।
- SharePoint का सुरक्षित भंडार एन्क्रिप्शन, दो कारक प्रमाणीकरण, डेटा हानि की रोकथाम और अन्य क्षमताओं के कारण रिकॉर्ड की सुरक्षा करता है।
- हटाने और बनाए रखने की नीतियां यह सुनिश्चित करती हैं कि कंपनी को बाध्य करने वाले अनुपालन नियमों के आधार पर रिकॉर्ड बनाए रखा जा सकता है। एक निर्दिष्ट समय अवधि समाप्त होने के बाद, प्रासंगिक फ़ाइलें स्वचालित रूप से समाप्त हो जाती हैं।
- शेयरपॉइंट का ईडिस्कवरी सेंटर एक विशेष साइट संग्रह है जो इलेक्ट्रॉनिक जानकारी की पहचान और वितरण को जल्दी, आसानी से और प्रभावी ढंग से सक्षम बनाता है। जानकारी को सबूत के तौर पर इस्तेमाल किया जा सकता है। शेयरपॉइंट का ईडिस्कवरी सेंटर एक उपयोगकर्ता को सामग्री को जल्दी से खोजने, आइटम पर होल्ड लागू करने और सामग्री की प्रतिलिपि को संरक्षित करने की अनुमति देता है जबकि अन्य उपयोगकर्ता अभी भी इस पर काम कर सकते हैं। इसके अलावा, इसकी मदद से, उपयोगकर्ता सामग्री को निर्यात कर सकता है, और एक निश्चित सामग्री से संबंधित निर्यात और होल्ड की स्थिति को ट्रैक कर सकता है।
- वेब सामग्री प्रबंधन: पुन: प्रयोज्य टेम्पलेट्स के साथ, SharePoint वेब सामग्री के आसान और त्वरित निर्माण और प्रकाशन की अनुमति देता है। AS पृष्ठ लेआउट पुन: प्रयोज्य हैं, विभिन्न सामग्री लेखक SharePoint पोर्टल्स पर ब्रांडिंग और नेविगेशन स्थिरता बनाए रख सकते हैं। यह प्रबंधन और परिनियोजन के दृष्टिकोण से भी लागत प्रभावी है। इसका लचीलापन SharePoint को व्यवसायों के लिए एक लागत प्रभावी विकल्प बनाता है। SharePoint एक्स्ट्रानेट, इंटरनेट और इंट्रानेट साइट बनाने की भी अनुमति देता है।
SharePoint ECM की ओर अपना पहला कदम उठाएं
SharePoint सामग्री प्रबंधन किसी भी आधुनिक उद्यम की लगातार बदलती व्यावसायिक आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए उपकरणों के समृद्ध सेट के साथ आता है। लेकिन, इस तरह के एक मजबूत समाधान को लागू करने के लिए आपको एक मजबूत कार्यान्वयन की भी आवश्यकता है। एक प्रमाणित SharePoint एप्लिकेशन डेवलपमेंट कंपनी आपके सामग्री प्रबंधन लक्ष्यों को अत्यधिक आसानी से प्राप्त करने में आपकी सहायता कर सकती है।
शेयरपॉइंट एंटरप्राइज कंटेंट मैनेजमेंट (ईसीएम) सिस्टम का उपयोग करने के लिए सामान्य नियम और दिशानिर्देश क्या हैं?
आइए ईसीएम समाधानों के लिए सामान्य नियमों और उपयोगी दिशानिर्देशों पर शीघ्रता से चर्चा करें।
पहली और सबसे महत्वपूर्ण चीज जो आपको करने की ज़रूरत है वह है उप-साइटों में सामग्री प्रकार और साइट कॉलम घोषित करने से बचें, इसके बजाय साइट के संग्रह के लिए रूट-साइट का उपयोग सभी सामग्री प्रकार और पदानुक्रम के साइट कॉलम को संग्रहीत करने के लिए करें। फिर, आप संपत्तियों को मूल साइट से उप साइटों से संबद्ध कर सकते हैं।
- सामग्री के पदानुक्रम को परिभाषित करने के लिए फ़ोल्डरों के बजाय मेटाडेटा पर भरोसा करें।
- मूल फ़ील्ड का नाम बदलने के आग्रह से बचें, जैसे आइटम का शीर्षक फ़ील्ड। आप विकल्प के रूप में कस्टम नाम वाले कस्टम कॉलम का उपयोग कर सकते हैं।
- IA (सूचना संरचना) का प्रावधान करने के बजाय दूरस्थ प्रावधान दृष्टिकोण अपनाएं। आप सामग्री प्रकार हब और अन्य IA प्रतिकृति विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं।
- यदि आप SharePoint Online परिनियोजित कर रहे हैं, तो यह सलाह दी जाती है कि आप वर्कफ़्लो इंजन या वर्कफ़्लो प्रबंधक का उपयोग करने के बजाय व्यावसायिक प्रक्रिया को डिज़ाइन करने के लिए MS Flow का उपयोग करें।
- टीम साइट के शीर्ष पर प्रकाशन सुविधाओं का उपयोग न करें। इसके बजाय आप एक आधुनिक संचार साइट बना सकते हैं।
- टीम साइट के शीर्ष पर प्रकाशन सुविधाओं का उपयोग करने से बचें, बल्कि एक "आधुनिक" संचार साइट बनाएं
- SharePoint का सामग्री प्रकार हब आपको पूरे फ़ार्म में सामग्री प्रकारों को प्रकाशित करने की अनुमति देता है। आप विभिन्न साइट संग्रहों में उपयोग किए जाने वाले प्रमुख सामग्री प्रकारों को केंद्रीय रूप से प्रबंधित करने के लिए सामग्री प्रकार हब का उपयोग कर सकते हैं।
हालाँकि, इसके साथ प्रमुख चुनौतियाँ यह है कि सामग्री प्रकार प्रतिकृति ताज़ा बनाई गई साइट-संग्रह के लिए या हब में सामग्री प्रकारों को अद्यतन करते समय तत्काल नहीं है। टैनेंट के आकार और डेटा की मात्रा के आधार पर प्रतिकृति में काफी समय लग सकता है जहां सामग्री प्रकार हब की संपत्ति संबद्ध है।
SharePoint ECM में कार्यप्रवाह आरंभीकरण प्रपत्र और कार्यप्रवाह कार्य संपादन प्रपत्र बनाने के बाद, आपके Microsoft प्रौद्योगिकी सहयोगी को अगला कदम एक अनुक्रमिक-कार्यप्रवाह-प्रोजेक्ट और कार्यप्रवाह के कोड घटकों को विज़ुअल स्टूडियो के माध्यम से बनाना होगा।
प्रक्रिया की पूर्वापेक्षाएँ नीचे चर्चा की गई हैं:
- वर्कफ़्लो दीक्षा प्रपत्र बनाएँ
- वर्कफ़्लो कार्य प्रपत्र बनाएँ
महत्वपूर्ण: यह सलाह दी जाती है कि आप अपने वर्कफ़्लोज़ को एक विकास परिवेश की मदद से बनाएँ जो उस स्थान के वातावरण से मिलता-जुलता हो जहाँ कोड अंत में परिनियोजित करने के लिए जा रहा है। हालांकि डेवलपर संसाधनों के माध्यम से उत्पादन वातावरण को पूरी तरह से दोहराना हमेशा आसान और संभव नहीं है, लेकिन आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि दो वातावरण कम से कम उतने ही समान हों जितना आप उन्हें बना सकते हैं। ऐसा करने से, आप विकास, परीक्षण और डिबगिंग प्रक्रियाओं को बहुत आसान बना देंगे। उदाहरण के लिए, SharePoint Server 2010 के लिए विशिष्ट कार्यप्रवाह गतिविधियों के लिए SharePoint Server और SharePoint Foundation को उस कंप्यूटर पर स्थापित करने की आवश्यकता होती है जिसका उपयोग वर्कफ़्लो विकसित करने के लिए किया जा रहा है।
खरोंच से SharePoint Server 2010 वर्कफ़्लो प्रोजेक्ट बनाने के लिए:
- विजुअल स्टूडियो खोलें।
- नया चुनें और फ़ाइल मेनू पर प्रोजेक्ट पर क्लिक करें।
- नया प्रोजेक्ट संवाद बॉक्स में स्थापित टेम्पलेट के अंतर्गत SharePoint टेम्पलेट का चयन करें।
- अनुक्रमिक वर्कफ़्लो टेम्पलेट चुनें।
- अपने प्रोजेक्ट को उपयुक्त नाम दें और OK पर क्लिक करें।
यह SharePoint अनुकूलन विज़ार्ड आरंभ करता है।
कार्यप्रवाह निर्दिष्ट करें जिसे फ़ार्म समाधान के रूप में परिनियोजित किया जा सकता है। अपने वर्कफ़्लो को एक उपयुक्त नाम दें और निर्दिष्ट करें कि इसे साइट स्तर पर या सूची में स्कोप किया जाना है या नहीं। एक कार्यप्रवाह जो सूची के दायरे में होता है, एक निर्दिष्ट पुस्तकालय या सूची के लिए उपयोग किया जा सकता है लेकिन इस प्रकार का कार्यप्रवाह संपूर्ण साइट-संग्रह के लिए उपलब्ध है।
XML स्कीमा को प्रोग्रामेटिक रूप से एक्सेस करने के लिए जो आपके द्वारा वर्कफ़्लो प्रारंभ और वर्कफ़्लो कार्य प्रपत्र के दौरान बनाए गए प्रपत्रों के लिए है। फिर आप पहले बनाई गई क्लास-फाइल जोड़ देंगे (वर्कफ़्लो दीक्षा चरण के दौरान)। मौजूदा आइटम जोड़ें संवाद बॉक्स में उस फ़ाइल स्थान तक पहुंचें जहां आपने अपना दीक्षा प्रपत्र.vb या दीक्षा प्रपत्र.cs फ़ाइल बनाई है और फिर “जोड़ें” पर क्लिक करें।
वर्कफ़्लो गतिविधियाँ जोड़ें और कॉन्फ़िगर करें
अपना नया वर्कफ़्लो प्रोजेक्ट बनाने के बाद, आपने स्कीमा संदर्भ फ़ॉर्म जोड़ लिया है, अब आपको वर्कफ़्लो डिज़ाइनिंग शुरू करने की आवश्यकता है। वर्कफ़्लो में 5 गतिविधियाँ हैं, अर्थात्:
OnWorkflowActivated - यह गतिविधि वर्कफ़्लो को सक्रिय करने के लिए है।
CreateTask - वर्कफ़्लो कार्य बनाएँ और इसे किसी उपयोगकर्ता को आवंटित करें।
OnTaskChanged - वर्कफ़्लो कार्य में संशोधन पर निष्पादित किया जाता है।
पूर्ण कार्य - वर्कफ़्लो को पूर्ण के रूप में चिह्नित किया गया है।
OnWorkflowActivation गतिविधि को सेट करने के लिए, आपको OnWorkflowActivated गतिविधि की Invoked संपत्ति सेट करने की आवश्यकता है। ध्यान दें कि गुण विंडो में CorrelationToken गुण वर्कफ़्लो टोकन पर सेट है, जबकि पथ गुण वर्कफ़्लो गुणों पर सेट है। ये वर्कफ़्लो वैरिएबल वर्कफ़्लो इंजन को उपयुक्त वर्कफ़्लो इंस्टेंस में डेटा भेजने की अनुमति देते हैं। वर्कफ़्लो इंस्टेंस के सक्रियण के परिणामस्वरूप "वर्कफ़्लो प्रॉपर्टीज़" वैरिएबल ऑब्जेक्ट का इनिशियलाइज़ेशन होता है। इसमें सभी वर्कफ़्लोज़ में सामान्य गुण शामिल होते हैं, जैसे वर्कफ़्लो आईडी (इंस्टेंस आइडेंटिफ़ायर) और सूची-आइटम जिस पर वर्कफ़्लो इंस्टेंस चलता है। इसमें कस्टम गुण भी शामिल हो सकते हैं जिन्हें कस्टम-वर्कफ़्लो-दीक्षा-फ़ॉर्म में पास किया जाता है। वर्कफ़्लोप्रॉपर्टीज़ वैरिएबल, इस मामले में, वर्कफ़्लो इंस्टेंस की दीक्षा गुण शामिल हैं।
सुनिश्चित करें कि कोड फ़ाइल में सही संदर्भ हैं। यदि संदर्भ गायब है, तो आप कथनों की सहायता से निम्नलिखित जोड़ सकते हैं।
SharePoint Foundation अनुभाग में Visual Studio टूल बॉक्स से एक CreateTask गतिविधि जोड़ने के लिए, आपको वर्कफ़्लो-डिज़ाइन-सतह पर एक कार्य बनाएँ गतिविधि को खींचना होगा और फिर इसे onWorkflowActivated1 गतिविधि के ठीक नीचे जोड़ना होगा। इसके बाद आपको CreateTask गतिविधि के गुणों को सेट करने की आवश्यकता है। CreateTask गतिविधि का चयन करते समय गुणों की विंडो देखें। CorrelationToken प्रॉपर्टी के लिए टास्कटोकन टाइप करें और मेथडइनवोकिंग प्रॉपर्टी के लिए टास्क बनाएं। याद रखें, टास्कआईड, टास्कप्रॉप्स और टास्कटोकन वेरिएबल के नाम हैं। सुनिश्चित करें कि आपकी कोड-फाइल में सही घोषणाएं हैं। विजुअल स्टूडियो को इन्हें स्वचालित रूप से बनाने की जरूरत है। अगर वे वहां नहीं हैं, तो उन्हें जोड़ें।
इस बिंदु पर, कार्य बनाया जाता है और उपयोगकर्ता को आवंटित किया जाता है। उपयोगकर्ता द्वारा कार्य के पूरा होने की प्रतीक्षा करने के लिए आपको कार्यप्रवाह को सक्षम करने के लिए गतिविधियों को जोड़ने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, आपको इसे गतिविधियों की सहायता से जोड़ना होगा जो वर्कफ़्लो के लिए तर्क प्रवाह के नियंत्रण का प्रतिनिधित्व करते हैं।
अब आपको वर्कफ़्लो की डिज़ाइन सतह (विज़ुअल स्टूडियो टूल बॉक्स से) पर थोड़ी देर की गतिविधि को खींचने और गतिविधि createTask1 के तहत जोड़ने की आवश्यकता है। जबकि गतिविधि इसके अंदर कई गतिविधियों के लूपिंग को ट्रिगर करती है जब तक कि मूल्यांकन की जा रही स्थिति सत्य की स्थिति में हल नहीं हो जाती। जबकि गतिविधि गुण और शर्त गुण को कोड शर्त पर सेट करें।
इसे कोड कंडीशन पर सेट करते समय, वर्कफ़्लो को एक संकेत मिलता है कि एक कस्टम फ़ंक्शन बनाया गया है और इसे 1 गतिविधि को संसाधित करने के लिए उपयोग करने की आवश्यकता है। जब कंडीशन सब प्रॉपर्टी को समाप्त नहीं पर सेट किया जाता है, तो यह चलाने के लिए आवश्यक विधि को इंगित करता है। विधि को एक बूलियन मान वापस करना होगा।
OnTaskChanged गतिविधि जोड़ने के लिए, आपको वर्कफ़्लो की डिज़ाइन सतह पर Visual Studio टूल बॉक्स से OnTaskChanged गतिविधि को खींचना होगा और फिर इसे while1 के गतिविधि लूप में जोड़ना होगा।
onTaskChanged1 गतिविधि गुण सेट करें। आफ्टर प्रॉपर्टीज के प्रॉपर्टी कलेक्शन का विस्तार करें। अब आफ्टर प्रॉपर्टीज कलेक्शन का विस्तार करें। नाम गुण के लिए वर्कफ़्लो1 टाइप करें और पथ गुण के लिए afterProps टाइप करें। गुण संग्रह से पहले का अन्वेषण करें और नाम गुण और पहलेप्रॉप या पथ गुण के लिए कार्यप्रवाह1 टाइप करें। CorrelationToken के लिए टास्कटोकन टाइप करें और CorrelationTokenPath के लिए वर्कफ़्लो1 टाइप करें। आमंत्रित संपत्ति के लिए onTaskChanged टाइप करें, इस विधि को onTaskChanged1activity के निष्पादन पर कहा जाता है।
टास्कआईड प्रॉपर्टी कलेक्शन को एक्सप्लोर करें और नाम प्रॉपर्टी के लिए वर्कफ़्लो 1 टाइप करें और पथ प्रॉपर्टी के लिए टास्कआईड टाइप करें।
ध्यान दें कि TaskId और CorrelationToken गुण वेरिएबल पर सेट हैं जिनका उपयोग हमने createTask1 गतिविधि में किया था। सेटिंग का उद्देश्य उसी कार्य को बाँधना है जिसे createTask1 गतिविधि ने बनाया था। यह सुनिश्चित करता है कि वर्कफ़्लो सही कार्य के लिए परिवर्तन ईवेंट प्राप्त करना जारी रखे। साथ ही, याद रखें कि पहलेप्रॉप्स और आफ्टरप्रॉप्स ऑब्जेक्ट वेरिएबल हैं। आफ्टरप्रॉप्स वेरिएबल कार्य परिवर्तन की घटना के बाद कार्य गुण हैं जबकि पहलेप्रॉप्स कार्य परिवर्तन घटना की घटना से पहले कार्य गुणों को संदर्भित करता है।
विजुअल स्टूडियो द्वारा वर्कफ़्लो कोड में उपयुक्त परिवर्तनीय घोषणाएं स्वचालित रूप से जोड़ दी जाती हैं। लेकिन, अगर वे स्वचालित रूप से नहीं बने हैं, तो आप उन्हें कोडिंग के माध्यम से जोड़ सकते हैं।
TheonTaskChanged विधि के लिए कोडिंग जोड़ें और कार्यप्रवाह के आंशिक वर्ग में परिवर्तनशील घोषणा जोड़ें। isFinished वेरिएबल सेट करने के लिए कोड जोड़ें। कार्य संपादन प्रपत्र सूचना को कार्यप्रवाह को भेजता है।
नॉटफिनिश्ड विधि में कोड जोड़ें।
हर बार जब कार्य बदला जाता है, जबकि 1 गतिविधि यह निर्धारित करने के लिए इस पद्धति को लागू करती है कि क्या इसकी शर्त पूरी हुई है। जब तक ConditionalEventArgs ऑब्जेक्ट की परिणाम संपत्ति सत्य का मूल्यांकन करती है, जबकि 1 गतिविधि प्रतीक्षा करना जारी रखेगी।
वह कोड जोड़ें जो ConditionalEventArgs ऑब्जेक्ट की परिणाम संपत्ति सेट करता है।
अब, हर बार जब उपयोगकर्ता कार्य को संपादित करता है, तो onTaskChanged1 गतिविधि कार्य परिवर्तित घटना को संभालती है। यह onTaskChanged विधि को आमंत्रित करता है, जो कार्य गुणों की जांच करता है और यह प्रदर्शित करने के लिए isFinished चर सेट करता है कि उपयोगकर्ता ने कार्य को पूर्ण के रूप में चिह्नित किया है या नहीं। जबकि 1 गतिविधि तब समाप्त नहीं की गई विधि को आमंत्रित करती है, जो घटना के परिणाम को isFinished चर के विपरीत सेट करती है। यदि समाप्त हो गया है तो गलत रिटर्न देता है, घटना का परिणाम सत्य पर सेट होता है, और जबकि 1 गतिविधि कार्य परिवर्तन की प्रतीक्षा करती रहती है; यदि समाप्त हो गया है तो सत्य के बराबर है, घटना का परिणाम गलत पर सेट है, और जबकि 1 गतिविधि पूरी हो जाती है, और कार्यप्रवाह अगली गतिविधि पर जारी रहता है।
एक पूर्ण टास्क गतिविधि जोड़ने के लिए, आपको विजुअल स्टूडियो टूल बॉक्स से वर्कफ़्लो की डिज़ाइन सतह पर एक पूर्ण टास्क गतिविधि को खींचने की जरूरत है और फिर इसे 1 गतिविधि के तहत जोड़ें।
अब बस पूर्ण कार्य गतिविधि गुण सेट करें। CorrelationToken प्रॉपर्टी के लिए टास्कटोकन टाइप करें। CorrelationToken Path गुण के लिए Workflow1 टाइप करें। कार्य Id नाम गुण के लिए कार्यप्रवाह 1 टाइप करें।
इसके साथ, आपका कार्यप्रवाह हो गया है और अब आपको केवल परीक्षण, डिबग, और इसे और इसके साथ आने वाले प्रपत्रों को परिनियोजित करने की आवश्यकता है। अपने दम पर या अपने सीमित संसाधनों की मदद से यह सब करने का प्रयास बहुत सारे बग और अक्षमताओं के साथ एक श्रमसाध्य कार्य हो सकता है। इसलिए, यह सलाह दी जाती है कि आप इसे पेशेवरों पर छोड़ दें। आपका SharePoint विकास सेवा प्रदाता आपके लिए यह करेगा।
आगे क्या?
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका कार्यप्रवाह दस्तावेज़ पुस्तकालयों की संबद्धता के लिए उपलब्ध है, आपको कार्यप्रवाह के संयोजन को संकलित करना होगा, कार्यप्रवाह को एक सुविधा के रूप में स्थापित और स्थापित करना होगा, चयनित साइट पर कार्यप्रवाह की सुविधा को सक्रिय करना होगा। एक बार हो जाने के बाद, आप अपने वर्कफ़्लो को डीबग करना शुरू कर सकते हैं। Microsoft Azure समाधान और SharePoint विशेषज्ञ इसमें आपकी सहायता कर सकते हैं।
Azure क्लाउड समाधान Microsoft-प्रबंधित डेटा केंद्रों की सहायता से अनुप्रयोगों के साथ-साथ सेवाओं के निर्माण, परीक्षण, परिनियोजन और प्रबंधन के लिए क्लाउड कंप्यूटिंग समाधान हैं।
हमारी सेवाओं के बारे में अधिक जानना चाहते हैं? हमारे सलाहकारों से बात करें!
निष्कर्ष
दस्तावेज़ों को प्रबंधित करना, संग्रहीत करना, पुनर्प्राप्त करना और उन्हें लाना सभी प्रकार और आकारों के बहुत से व्यवसायों के लिए एक जटिल कार्य हो सकता है। यदि आप अपनी सामग्री को अच्छी तरह से दस्तावेज और प्रबंधित करने में सक्षम हैं, तो आप अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित कर सकते हैं और बेहतर और सूचित निर्णय लेने को सुनिश्चित कर सकते हैं। गंदी सामग्री आपके कार्यालय में पूरी तरह से गड़बड़ कर सकती है, खराब संचार और निर्णय लेने के लिए पर्याप्त जानकारी की कमी के कारण विभागों में अशांति पैदा कर सकती है।
स्प्रैडशीट की सहायता से सामग्री को मैन्युअल रूप से प्रबंधित करने का प्रयास करने से चीजें काम कर सकती हैं, भले ही आप इसमें कितना भी समय, पैसा और प्रयास क्यों न लगाते हों। यह तब होता है जब तकनीक आपके बचाव में आती है। ईसीएम के साथ सामग्री प्रबंधन आसान हो जाता है। हालांकि, उद्यम सामग्री प्रबंधन की जरूरतों को पूरा करने के लिए, ईसीएम को सुविधा संपन्न और लचीला होना चाहिए। शुक्र है, SharePoint इसके लिए सही विकल्प है क्योंकि इसमें ये गुण हैं।
बहुत सारे व्यवसाय इसे मैन्युअल रखकर लागत बचाने की कोशिश करते हैं लेकिन ऐसा करने में सामग्री प्रबंधन के लिए अधिक समय, प्रयास और धन (संसाधनों पर) खर्च करना समाप्त हो जाता है। इसके अलावा, पारंपरिक तरीकों के माध्यम से सामग्री का प्रबंधन करना मुश्किल है और विश्वसनीय नहीं है। दूसरी ओर, SharePoint ECM स्मार्ट सामग्री प्रबंधन के माध्यम से व्यवसायों के लिए चीजों को पूरी तरह से अलग बनाता है।
जबकि आज बाजार में ईसीएम समाधानों की कोई कमी नहीं है, बहुत सारे व्यवसाय शेयरपॉइंट ईसीएम पर भरोसा करते हैं क्योंकि यह आश्चर्यजनक लाभ प्रदान करता है जैसे दस्तावेजों की बढ़ी हुई सुरक्षा, कम लागत, मल्टीमीडिया की स्वचालित कैटलॉगिंग, एकाधिक फ़ाइल प्रकार एकीकरण, मजबूत एकीकरण तृतीय-पक्ष समर्थन, रिकॉर्ड प्रबंधन आदि के लिए सिस्टम में निर्मित। SharePoint ECM आपको सामग्री प्रबंधन की परेशानी और तनाव से बचा सकता है जो अन्यथा प्रक्रिया में शामिल है। बेहतर प्रबंधित और आसानी से सुलभ सामग्री के साथ, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके कार्यालय में दस्तावेज़ और अन्य सामग्री सुरक्षित, सुरक्षित और आसानी से पुनर्प्राप्त करने योग्य है।
यदि आप ईसीएम (एंटरप्राइज कंटेंट मैनेजमेंट) चुनते हैं, तो डिजिटल संपत्ति, वेब सामग्री, रिकॉर्ड और दस्तावेजों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए SharePoint सबसे अच्छा विकल्प है। यदि आपको लगता है कि SharePoint ECM एक जटिल समाधान है जिसे आप इसमें शामिल तकनीकी के कारण संभाल नहीं सकते हैं, तो मैं आपको बता दूँ कि यह वास्तव में बहुत सरल है और इसका उपयोग करने के लिए आपको तकनीकी विशेषज्ञ होने की आवश्यकता नहीं है। SharePoint ECM की स्थापना यदि आप इसके लिए नए हैं तो आपके व्यवसाय के लिए काफी चुनौती हो सकती है। लेकिन चिंता न करें, आप SharePoint, Azure या asp.net विकास सेवा प्रदाताओं की मदद ले सकते हैं।
क्या आप असंरचित सामग्री से जूझ रहे हैं? क्या आपको विभागों में महत्वपूर्ण दस्तावेजों और ऑडियो-वीडियो कलाकृतियों का प्रबंधन करना मुश्किल लगता है? आप SharePoint की तरह एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन प्रणाली होने से अत्यधिक लाभ उठा सकते हैं। अपनी व्यावसायिक सामग्री के केंद्रीकृत भंडारण के लिए SharePoint ECM (एंटरप्राइज़ कंटेंट मैनेजमेंट) चालू करें और सुनिश्चित करें कि सिस्टम में कोई दस्तावेज़, वीडियो या ग्राफ़िक छूट न जाए। हम सभी ने कितने आश्चर्यजनक रूप से क्लाउड वातावरण में विभागों और संगठनों में बेहतर सहयोग की दिशा में योगदान दिया है। व्यवसायों को SharePoint ECM एकीकरण के लिए क्यों जाना चाहिए, इसके कुछ सबसे सम्मोहक कारणों में शामिल हैं:
SharePoint सस्ता है
SharePoint ECM बेहतरीन सुरक्षा प्रदान करता है
मल्टीमीडिया कैटलॉगिंग स्वचालित है
यह इनबिल्ट रिकॉर्ड मैनेजमेंट के साथ आता है
यह कई प्रकार की फाइलों के साथ एकीकरण की अनुमति देता है
SharePoint मजबूत तृतीय-पक्ष समर्थन प्रदान करता है
एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन की आवश्यकता को समझना
ईसीएम की आवश्यकता आज प्रासंगिक हो गई है क्योंकि अधिक से अधिक व्यवसाय कागज रहित होने और अपनी प्रक्रियाओं को डिजिटल बनाने की कोशिश कर रहे हैं। इसके लिए, उन्हें यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि उनके डेटा और दस्तावेज़ों को इस तरह व्यवस्थित, प्रबंधित और संग्रहीत किया जाता है जिससे खोज और पुनर्प्राप्ति को आसान और सुरक्षित बनाया जा सके। यह एक महत्वपूर्ण रसीद की तस्वीर, महत्वपूर्ण ईमेल, पिछले महीने की बिक्री संख्या की एक स्प्रेडशीट, या कोई अन्य महत्वपूर्ण कार्यालय दस्तावेज हो सकता है जिसे आप स्टोर, संरक्षित और प्रबंधित करना चाहते हैं। हालांकि आप आज उपलब्ध कई अन्य ईसीएम समाधानों में से चुन सकते हैं लेकिन यदि आप अपने संगठन में SharePoint का उपयोग कर रहे हैं, तो आप पहले से ही जानते हैं कि SharePoint आधुनिक व्यवसायों के बीच इतना लोकप्रिय क्यों है?
ईसीएम (एंटरप्राइज कंटेंट मैनेजमेंट) के लिए पहली रिलीज से ही शेयरपॉइंट का अत्यधिक उपयोग किया जाता है। इन दिनों, SharePoint ऑनलाइन और 2013/16 के साथ, SharePoint में सामग्री और ECM के प्रबंधन के लिए कई सेवाएँ, विकल्प और क्षमताएँ हैं। यहाँ SharePoint की ECM क्षमताओं पर एक त्वरित नज़र डाली गई है।
SharePoint व्यवसायों को उनके उद्यम सामग्री प्रबंधन को सुव्यवस्थित करने में मदद करता है जिसमें निम्नलिखित चार घटक शामिल हैं:
- दस्तावेज़ प्रबंधन: केंद्रीकृत भंडारण के कारण सभी दस्तावेजों का प्रबंधन अच्छी तरह से किया जाता है। दस्तावेज़ों को उपयोगकर्ताओं के लिए SharePoint रिपॉजिटरी में सुरक्षित रखा जाता है। वे आसानी से और जल्दी से दस्तावेजों को ढूंढ सकते हैं, पुनः प्राप्त कर सकते हैं और साझा कर सकते हैं।
- मेटाडेटा प्रबंधन: SharePoint की इस क्षमता के साथ, व्यवसाय SharePoint के रिपॉजिटरी में दस्तावेज़ों के बेहतर प्रबंधन और संगठन को आसान बनाने के लिए आसानी से समूह और टर्म सेट बना सकते हैं।
- दस्तावेज़ों का सह-लेखन: SharePoint रीयल-टाइम दस्तावेज़ सहयोग की अनुमति देता है। एकाधिक उपयोगकर्ता एक ही समय में एक दस्तावेज़ को आसानी से संपादित कर सकते हैं जिससे दस्तावेज़ों को अंतिम रूप देने में तेजी आती है और एक संगठन में दस्तावेज़ से संबंधित प्रक्रियाओं की समग्र उत्पादकता में सुधार होता है।
- एक्सेस कंट्रोल: कई अनुमति स्तरों ("केवल पढ़ने के लिए," "पूर्ण नियंत्रण," आदि) के साथ व्यवसाय यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि उनके संवेदनशील दस्तावेज़ अनधिकृत पहुंच से सुरक्षित और संरक्षित हैं।
- ऑडिट ट्रेल: आप अपने पूरे जीवन-चक्र में किसी दस्तावेज़ से संबंधित गतिविधियों के बारे में सभी जानकारी प्राप्त कर सकते हैं, जैसे कि इसे किसने कॉपी किया, संशोधित किया या साझा किया। इस तरह आप अपने SharePoint पारिस्थितिकी तंत्र में दस्तावेज़ों और अन्य सामग्री के बेहतर नियंत्रण में हैं।
- परिसंपत्तियों का डिजिटल प्रबंधन: SharePoint में मीडिया परिसंपत्ति पुस्तकालय हैं जो दस्तावेज़ों, AV (ऑडियो वीडियो) फ़ाइलों, ग्राफिक्स और विभिन्न प्रकार की सामग्री फ़ाइलों के प्रबंधन के लिए पूरी तरह से अनुकूलित हैं। ये पुस्तकालय किसी अन्य मानक दस्तावेज़ पुस्तकालय की तुलना में मेटाडेटा की अधिक विशेषताओं के साथ विशिष्ट प्रकार की सामग्री प्रदान करते हैं। साथ ही, वे दस्तावेज़ फ़ोल्डर से वीडियो चलाने वाले पॉप-अप्स, संपत्तियों को त्वरित रूप से संदर्भित करने और ब्राउज़ करने के लिए थंबनेल दृश्य प्रदान करते हैं। SharePoint के इनबिल्ट मीडिया प्लेयर इंट्रानेट, प्रकाशन साइट, पोर्टल, टीम साइट आदि से ऑडियो और वीडियो फ़ाइल चलाने में सक्षम करते हैं।
- रिकॉर्ड प्रबंधन: यह सुविधा कानूनी उद्देश्यों के लिए सहायक है और अंतिम रूप देने पर दायित्वों और लेनदेन के साक्ष्य के रूप में काम कर सकती है और अब इसे संशोधित नहीं किया जा सकता है।
- SharePoint का सुरक्षित भंडार एन्क्रिप्शन, दो कारक प्रमाणीकरण, डेटा हानि की रोकथाम और अन्य क्षमताओं के कारण रिकॉर्ड की सुरक्षा करता है।
- हटाने और बनाए रखने की नीतियां यह सुनिश्चित करती हैं कि कंपनी को बाध्य करने वाले अनुपालन नियमों के आधार पर रिकॉर्ड बनाए रखा जा सकता है। एक निर्दिष्ट समय अवधि समाप्त होने के बाद, प्रासंगिक फ़ाइलें स्वचालित रूप से समाप्त हो जाती हैं।
- शेयरपॉइंट का ईडिस्कवरी सेंटर एक विशेष साइट संग्रह है जो इलेक्ट्रॉनिक जानकारी की पहचान और वितरण को जल्दी, आसानी से और प्रभावी ढंग से सक्षम बनाता है। जानकारी को सबूत के तौर पर इस्तेमाल किया जा सकता है। शेयरपॉइंट का ईडिस्कवरी सेंटर एक उपयोगकर्ता को सामग्री को जल्दी से खोजने, आइटम पर होल्ड लागू करने और सामग्री की प्रतिलिपि को संरक्षित करने की अनुमति देता है जबकि अन्य उपयोगकर्ता अभी भी इस पर काम कर सकते हैं। इसके अलावा, इसकी मदद से, उपयोगकर्ता सामग्री को निर्यात कर सकता है, और एक निश्चित सामग्री से संबंधित निर्यात और होल्ड की स्थिति को ट्रैक कर सकता है।
- वेब सामग्री प्रबंधन: पुन: प्रयोज्य टेम्पलेट्स के साथ, SharePoint वेब सामग्री के आसान और त्वरित निर्माण और प्रकाशन की अनुमति देता है। AS पृष्ठ लेआउट पुन: प्रयोज्य हैं, विभिन्न सामग्री लेखक SharePoint पोर्टल्स पर ब्रांडिंग और नेविगेशन स्थिरता बनाए रख सकते हैं। यह प्रबंधन और परिनियोजन के दृष्टिकोण से भी लागत प्रभावी है। इसका लचीलापन SharePoint को व्यवसायों के लिए एक लागत प्रभावी विकल्प बनाता है। SharePoint एक्स्ट्रानेट, इंटरनेट और इंट्रानेट साइट बनाने की भी अनुमति देता है।
SharePoint ECM की ओर अपना पहला कदम उठाएं
SharePoint सामग्री प्रबंधन किसी भी आधुनिक उद्यम की लगातार बदलती व्यावसायिक आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए उपकरणों के समृद्ध सेट के साथ आता है। लेकिन, इस तरह के एक मजबूत समाधान को लागू करने के लिए आपको एक मजबूत कार्यान्वयन की भी आवश्यकता है। एक प्रमाणित SharePoint एप्लिकेशन डेवलपमेंट कंपनी आपके सामग्री प्रबंधन लक्ष्यों को अत्यधिक आसानी से प्राप्त करने में आपकी सहायता कर सकती है।
शेयरपॉइंट एंटरप्राइज कंटेंट मैनेजमेंट (ईसीएम) सिस्टम का उपयोग करने के लिए सामान्य नियम और दिशानिर्देश क्या हैं?
आइए ईसीएम समाधानों के लिए सामान्य नियमों और उपयोगी दिशानिर्देशों पर शीघ्रता से चर्चा करें।
पहली और सबसे महत्वपूर्ण चीज जो आपको करने की ज़रूरत है वह है उप-साइटों में सामग्री प्रकार और साइट कॉलम घोषित करने से बचें, इसके बजाय साइट के संग्रह के लिए रूट-साइट का उपयोग सभी सामग्री प्रकार और पदानुक्रम के साइट कॉलम को संग्रहीत करने के लिए करें। फिर, आप संपत्तियों को मूल साइट से उप साइटों से संबद्ध कर सकते हैं।
- सामग्री के पदानुक्रम को परिभाषित करने के लिए फ़ोल्डरों के बजाय मेटाडेटा पर भरोसा करें।
- मूल फ़ील्ड का नाम बदलने के आग्रह से बचें, जैसे आइटम का शीर्षक फ़ील्ड। आप विकल्प के रूप में कस्टम नाम वाले कस्टम कॉलम का उपयोग कर सकते हैं।
- IA (सूचना संरचना) का प्रावधान करने के बजाय दूरस्थ प्रावधान दृष्टिकोण अपनाएं। आप सामग्री प्रकार हब और अन्य IA प्रतिकृति विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं।
- यदि आप SharePoint Online परिनियोजित कर रहे हैं, तो यह सलाह दी जाती है कि आप वर्कफ़्लो इंजन या वर्कफ़्लो प्रबंधक का उपयोग करने के बजाय व्यावसायिक प्रक्रिया को डिज़ाइन करने के लिए MS Flow का उपयोग करें।
- टीम साइट के शीर्ष पर प्रकाशन सुविधाओं का उपयोग न करें। इसके बजाय आप एक आधुनिक संचार साइट बना सकते हैं।
- टीम साइट के शीर्ष पर प्रकाशन सुविधाओं का उपयोग करने से बचें, बल्कि एक "आधुनिक" संचार साइट बनाएं
- SharePoint का सामग्री प्रकार हब आपको पूरे फ़ार्म में सामग्री प्रकारों को प्रकाशित करने की अनुमति देता है। आप विभिन्न साइट संग्रहों में उपयोग किए जाने वाले प्रमुख सामग्री प्रकारों को केंद्रीय रूप से प्रबंधित करने के लिए सामग्री प्रकार हब का उपयोग कर सकते हैं।
हालाँकि, इसके साथ प्रमुख चुनौतियाँ यह है कि सामग्री प्रकार प्रतिकृति ताज़ा बनाई गई साइट-संग्रह के लिए या हब में सामग्री प्रकारों को अद्यतन करते समय तत्काल नहीं है। टैनेंट के आकार और डेटा की मात्रा के आधार पर प्रतिकृति में काफी समय लग सकता है जहां सामग्री प्रकार हब की संपत्ति संबद्ध है।
SharePoint ECM में कार्यप्रवाह आरंभीकरण प्रपत्र और कार्यप्रवाह कार्य संपादन प्रपत्र बनाने के बाद, आपके Microsoft प्रौद्योगिकी सहयोगी को अगला कदम एक अनुक्रमिक-कार्यप्रवाह-प्रोजेक्ट और कार्यप्रवाह के कोड घटकों को विज़ुअल स्टूडियो के माध्यम से बनाना होगा।
प्रक्रिया की पूर्वापेक्षाएँ नीचे चर्चा की गई हैं:
- वर्कफ़्लो दीक्षा प्रपत्र बनाएँ
- वर्कफ़्लो कार्य प्रपत्र बनाएँ
महत्वपूर्ण: यह सलाह दी जाती है कि आप अपने वर्कफ़्लोज़ को एक विकास परिवेश की मदद से बनाएँ जो उस स्थान के वातावरण से मिलता-जुलता हो जहाँ कोड अंत में परिनियोजित करने के लिए जा रहा है। हालांकि डेवलपर संसाधनों के माध्यम से उत्पादन वातावरण को पूरी तरह से दोहराना हमेशा आसान और संभव नहीं है, लेकिन आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि दो वातावरण कम से कम उतने ही समान हों जितना आप उन्हें बना सकते हैं। ऐसा करने से, आप विकास, परीक्षण और डिबगिंग प्रक्रियाओं को बहुत आसान बना देंगे। उदाहरण के लिए, SharePoint Server 2010 के लिए विशिष्ट कार्यप्रवाह गतिविधियों के लिए SharePoint Server और SharePoint Foundation को उस कंप्यूटर पर स्थापित करने की आवश्यकता होती है जिसका उपयोग वर्कफ़्लो विकसित करने के लिए किया जा रहा है।
खरोंच से SharePoint Server 2010 वर्कफ़्लो प्रोजेक्ट बनाने के लिए:
- विजुअल स्टूडियो खोलें।
- नया चुनें और फ़ाइल मेनू पर प्रोजेक्ट पर क्लिक करें।
- नया प्रोजेक्ट संवाद बॉक्स में स्थापित टेम्पलेट के अंतर्गत SharePoint टेम्पलेट का चयन करें।
- अनुक्रमिक वर्कफ़्लो टेम्पलेट चुनें।
- अपने प्रोजेक्ट को उपयुक्त नाम दें और OK पर क्लिक करें।
यह SharePoint अनुकूलन विज़ार्ड आरंभ करता है।
कार्यप्रवाह निर्दिष्ट करें जिसे फ़ार्म समाधान के रूप में परिनियोजित किया जा सकता है। अपने वर्कफ़्लो को एक उपयुक्त नाम दें और निर्दिष्ट करें कि इसे साइट स्तर पर या सूची में स्कोप किया जाना है या नहीं। एक कार्यप्रवाह जो सूची के दायरे में होता है, एक निर्दिष्ट पुस्तकालय या सूची के लिए उपयोग किया जा सकता है लेकिन इस प्रकार का कार्यप्रवाह संपूर्ण साइट-संग्रह के लिए उपलब्ध है।
XML स्कीमा को प्रोग्रामेटिक रूप से एक्सेस करने के लिए जो आपके द्वारा वर्कफ़्लो प्रारंभ और वर्कफ़्लो कार्य प्रपत्र के दौरान बनाए गए प्रपत्रों के लिए है। फिर आप पहले बनाई गई क्लास-फाइल जोड़ देंगे (वर्कफ़्लो दीक्षा चरण के दौरान)। मौजूदा आइटम जोड़ें संवाद बॉक्स में उस फ़ाइल स्थान तक पहुंचें जहां आपने अपना दीक्षा प्रपत्र.vb या दीक्षा प्रपत्र.cs फ़ाइल बनाई है और फिर “जोड़ें” पर क्लिक करें।
वर्कफ़्लो गतिविधियाँ जोड़ें और कॉन्फ़िगर करें
अपना नया वर्कफ़्लो प्रोजेक्ट बनाने के बाद, आपने स्कीमा संदर्भ फ़ॉर्म जोड़ लिया है, अब आपको वर्कफ़्लो डिज़ाइनिंग शुरू करने की आवश्यकता है। वर्कफ़्लो में 5 गतिविधियाँ हैं, अर्थात्:
OnWorkflowActivated - यह गतिविधि वर्कफ़्लो को सक्रिय करने के लिए है।
CreateTask - वर्कफ़्लो कार्य बनाएँ और इसे किसी उपयोगकर्ता को आवंटित करें।
OnTaskChanged - वर्कफ़्लो कार्य में संशोधन पर निष्पादित किया जाता है।
पूर्ण कार्य - वर्कफ़्लो को पूर्ण के रूप में चिह्नित किया गया है।
OnWorkflowActivation गतिविधि को सेट करने के लिए, आपको OnWorkflowActivated गतिविधि की Invoked संपत्ति सेट करने की आवश्यकता है। ध्यान दें कि गुण विंडो में CorrelationToken गुण वर्कफ़्लो टोकन पर सेट है, जबकि पथ गुण वर्कफ़्लो गुणों पर सेट है। ये वर्कफ़्लो वैरिएबल वर्कफ़्लो इंजन को उपयुक्त वर्कफ़्लो इंस्टेंस में डेटा भेजने की अनुमति देते हैं। वर्कफ़्लो इंस्टेंस के सक्रियण के परिणामस्वरूप "वर्कफ़्लो प्रॉपर्टीज़" वैरिएबल ऑब्जेक्ट का इनिशियलाइज़ेशन होता है। इसमें सभी वर्कफ़्लोज़ में सामान्य गुण शामिल होते हैं, जैसे वर्कफ़्लो आईडी (इंस्टेंस आइडेंटिफ़ायर) और सूची-आइटम जिस पर वर्कफ़्लो इंस्टेंस चलता है। इसमें कस्टम गुण भी शामिल हो सकते हैं जिन्हें कस्टम-वर्कफ़्लो-दीक्षा-फ़ॉर्म में पास किया जाता है। वर्कफ़्लोप्रॉपर्टीज़ वैरिएबल, इस मामले में, वर्कफ़्लो इंस्टेंस की दीक्षा गुण शामिल हैं।
सुनिश्चित करें कि कोड फ़ाइल में सही संदर्भ हैं। यदि संदर्भ गायब है, तो आप कथनों की सहायता से निम्नलिखित जोड़ सकते हैं।
SharePoint Foundation अनुभाग में Visual Studio टूल बॉक्स से एक CreateTask गतिविधि जोड़ने के लिए, आपको वर्कफ़्लो-डिज़ाइन-सतह पर एक कार्य बनाएँ गतिविधि को खींचना होगा और फिर इसे onWorkflowActivated1 गतिविधि के ठीक नीचे जोड़ना होगा। इसके बाद आपको CreateTask गतिविधि के गुणों को सेट करने की आवश्यकता है। CreateTask गतिविधि का चयन करते समय गुणों की विंडो देखें। CorrelationToken प्रॉपर्टी के लिए टास्कटोकन टाइप करें और मेथडइनवोकिंग प्रॉपर्टी के लिए टास्क बनाएं। याद रखें, टास्कआईड, टास्कप्रॉप्स और टास्कटोकन वेरिएबल के नाम हैं। सुनिश्चित करें कि आपकी कोड-फाइल में सही घोषणाएं हैं। विजुअल स्टूडियो को इन्हें स्वचालित रूप से बनाने की जरूरत है। अगर वे वहां नहीं हैं, तो उन्हें जोड़ें।
इस बिंदु पर, कार्य बनाया जाता है और उपयोगकर्ता को आवंटित किया जाता है। उपयोगकर्ता द्वारा कार्य के पूरा होने की प्रतीक्षा करने के लिए आपको कार्यप्रवाह को सक्षम करने के लिए गतिविधियों को जोड़ने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, आपको इसे गतिविधियों की सहायता से जोड़ना होगा जो वर्कफ़्लो के लिए तर्क प्रवाह के नियंत्रण का प्रतिनिधित्व करते हैं।
अब आपको वर्कफ़्लो की डिज़ाइन सतह (विज़ुअल स्टूडियो टूल बॉक्स से) पर थोड़ी देर की गतिविधि को खींचने और गतिविधि createTask1 के तहत जोड़ने की आवश्यकता है। जबकि गतिविधि इसके अंदर कई गतिविधियों के लूपिंग को ट्रिगर करती है जब तक कि मूल्यांकन की जा रही स्थिति सत्य की स्थिति में हल नहीं हो जाती। जबकि गतिविधि गुण और शर्त गुण को कोड शर्त पर सेट करें।
इसे कोड कंडीशन पर सेट करते समय, वर्कफ़्लो को एक संकेत मिलता है कि एक कस्टम फ़ंक्शन बनाया गया है और इसे 1 गतिविधि को संसाधित करने के लिए उपयोग करने की आवश्यकता है। जब कंडीशन सब प्रॉपर्टी को समाप्त नहीं पर सेट किया जाता है, तो यह चलाने के लिए आवश्यक विधि को इंगित करता है। विधि को एक बूलियन मान वापस करना होगा।
OnTaskChanged गतिविधि जोड़ने के लिए, आपको वर्कफ़्लो की डिज़ाइन सतह पर Visual Studio टूल बॉक्स से OnTaskChanged गतिविधि को खींचना होगा और फिर इसे while1 के गतिविधि लूप में जोड़ना होगा।
onTaskChanged1 गतिविधि गुण सेट करें। आफ्टर प्रॉपर्टीज के प्रॉपर्टी कलेक्शन का विस्तार करें। अब आफ्टर प्रॉपर्टीज कलेक्शन का विस्तार करें। नाम गुण के लिए वर्कफ़्लो1 टाइप करें और पथ गुण के लिए afterProps टाइप करें। गुण संग्रह से पहले का अन्वेषण करें और नाम गुण और पहलेप्रॉप या पथ गुण के लिए कार्यप्रवाह1 टाइप करें। CorrelationToken के लिए टास्कटोकन टाइप करें और CorrelationTokenPath के लिए वर्कफ़्लो1 टाइप करें। आमंत्रित संपत्ति के लिए onTaskChanged टाइप करें, इस विधि को onTaskChanged1activity के निष्पादन पर कहा जाता है।
टास्कआईड प्रॉपर्टी कलेक्शन को एक्सप्लोर करें और नाम प्रॉपर्टी के लिए वर्कफ़्लो 1 टाइप करें और पथ प्रॉपर्टी के लिए टास्कआईड टाइप करें।
ध्यान दें कि TaskId और CorrelationToken गुण वेरिएबल पर सेट हैं जिनका उपयोग हमने createTask1 गतिविधि में किया था। सेटिंग का उद्देश्य उसी कार्य को बाँधना है जिसे createTask1 गतिविधि ने बनाया था। यह सुनिश्चित करता है कि वर्कफ़्लो सही कार्य के लिए परिवर्तन ईवेंट प्राप्त करना जारी रखे। साथ ही, याद रखें कि पहलेप्रॉप्स और आफ्टरप्रॉप्स ऑब्जेक्ट वेरिएबल हैं। आफ्टरप्रॉप्स वेरिएबल कार्य परिवर्तन की घटना के बाद कार्य गुण हैं जबकि पहलेप्रॉप्स कार्य परिवर्तन घटना की घटना से पहले कार्य गुणों को संदर्भित करता है।
विजुअल स्टूडियो द्वारा वर्कफ़्लो कोड में उपयुक्त परिवर्तनीय घोषणाएं स्वचालित रूप से जोड़ दी जाती हैं। लेकिन, अगर वे स्वचालित रूप से नहीं बने हैं, तो आप उन्हें कोडिंग के माध्यम से जोड़ सकते हैं।
TheonTaskChanged विधि के लिए कोडिंग जोड़ें और कार्यप्रवाह के आंशिक वर्ग में परिवर्तनशील घोषणा जोड़ें। isFinished वेरिएबल सेट करने के लिए कोड जोड़ें। कार्य संपादन प्रपत्र सूचना को कार्यप्रवाह को भेजता है।
नॉटफिनिश्ड विधि में कोड जोड़ें।
हर बार जब कार्य बदला जाता है, जबकि 1 गतिविधि यह निर्धारित करने के लिए इस पद्धति को लागू करती है कि क्या इसकी शर्त पूरी हुई है। जब तक ConditionalEventArgs ऑब्जेक्ट की परिणाम संपत्ति सत्य का मूल्यांकन करती है, जबकि 1 गतिविधि प्रतीक्षा करना जारी रखेगी।
वह कोड जोड़ें जो ConditionalEventArgs ऑब्जेक्ट की परिणाम संपत्ति सेट करता है।
अब, हर बार जब उपयोगकर्ता कार्य को संपादित करता है, तो onTaskChanged1 गतिविधि कार्य परिवर्तित घटना को संभालती है। यह onTaskChanged विधि को आमंत्रित करता है, जो कार्य गुणों की जांच करता है और यह प्रदर्शित करने के लिए isFinished चर सेट करता है कि उपयोगकर्ता ने कार्य को पूर्ण के रूप में चिह्नित किया है या नहीं। जबकि 1 गतिविधि तब समाप्त नहीं की गई विधि को आमंत्रित करती है, जो घटना के परिणाम को isFinished चर के विपरीत सेट करती है। यदि समाप्त हो गया है तो गलत रिटर्न देता है, घटना का परिणाम सत्य पर सेट होता है, और जबकि 1 गतिविधि कार्य परिवर्तन की प्रतीक्षा करती रहती है; यदि समाप्त हो गया है तो सत्य के बराबर है, घटना का परिणाम गलत पर सेट है, और जबकि 1 गतिविधि पूरी हो जाती है, और कार्यप्रवाह अगली गतिविधि पर जारी रहता है।
एक पूर्ण टास्क गतिविधि जोड़ने के लिए, आपको विजुअल स्टूडियो टूल बॉक्स से वर्कफ़्लो की डिज़ाइन सतह पर एक पूर्ण टास्क गतिविधि को खींचने की जरूरत है और फिर इसे 1 गतिविधि के तहत जोड़ें।
अब बस पूर्ण कार्य गतिविधि गुण सेट करें। CorrelationToken प्रॉपर्टी के लिए टास्कटोकन टाइप करें। CorrelationToken Path गुण के लिए Workflow1 टाइप करें। कार्य Id नाम गुण के लिए कार्यप्रवाह 1 टाइप करें।
इसके साथ, आपका कार्यप्रवाह हो गया है और अब आपको केवल परीक्षण, डिबग, और इसे और इसके साथ आने वाले प्रपत्रों को परिनियोजित करने की आवश्यकता है। अपने दम पर या अपने सीमित संसाधनों की मदद से यह सब करने का प्रयास बहुत सारे बग और अक्षमताओं के साथ एक श्रमसाध्य कार्य हो सकता है। इसलिए, यह सलाह दी जाती है कि आप इसे पेशेवरों पर छोड़ दें। आपका SharePoint विकास सेवा प्रदाता आपके लिए यह करेगा।
आगे क्या?
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका कार्यप्रवाह दस्तावेज़ पुस्तकालयों की संबद्धता के लिए उपलब्ध है, आपको कार्यप्रवाह के संयोजन को संकलित करना होगा, कार्यप्रवाह को एक सुविधा के रूप में स्थापित और स्थापित करना होगा, चयनित साइट पर कार्यप्रवाह की सुविधा को सक्रिय करना होगा। एक बार हो जाने के बाद, आप अपने वर्कफ़्लो को डीबग करना शुरू कर सकते हैं। Microsoft Azure समाधान और SharePoint विशेषज्ञ इसमें आपकी सहायता कर सकते हैं।
Azure क्लाउड समाधान Microsoft-प्रबंधित डेटा केंद्रों की सहायता से अनुप्रयोगों के साथ-साथ सेवाओं के निर्माण, परीक्षण, परिनियोजन और प्रबंधन के लिए क्लाउड कंप्यूटिंग समाधान हैं।
हमारी सेवाओं के बारे में अधिक जानना चाहते हैं? हमारे सलाहकारों से बात करें!
निष्कर्ष
दस्तावेज़ों को प्रबंधित करना, संग्रहीत करना, पुनर्प्राप्त करना और उन्हें लाना सभी प्रकार और आकारों के बहुत से व्यवसायों के लिए एक जटिल कार्य हो सकता है। यदि आप अपनी सामग्री को अच्छी तरह से दस्तावेज और प्रबंधित करने में सक्षम हैं, तो आप अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित कर सकते हैं और बेहतर और सूचित निर्णय लेने को सुनिश्चित कर सकते हैं। गंदी सामग्री आपके कार्यालय में पूरी तरह से गड़बड़ कर सकती है, खराब संचार और निर्णय लेने के लिए पर्याप्त जानकारी की कमी के कारण विभागों में अशांति पैदा कर सकती है।
स्प्रैडशीट की सहायता से सामग्री को मैन्युअल रूप से प्रबंधित करने का प्रयास करने से चीजें काम कर सकती हैं, भले ही आप इसमें कितना भी समय, पैसा और प्रयास क्यों न लगाते हों। यह तब होता है जब तकनीक आपके बचाव में आती है। ईसीएम के साथ सामग्री प्रबंधन आसान हो जाता है। हालांकि, उद्यम सामग्री प्रबंधन की जरूरतों को पूरा करने के लिए, ईसीएम को सुविधा संपन्न और लचीला होना चाहिए। शुक्र है, SharePoint इसके लिए सही विकल्प है क्योंकि इसमें ये गुण हैं।
बहुत सारे व्यवसाय इसे मैन्युअल रखकर लागत बचाने की कोशिश करते हैं लेकिन ऐसा करने में सामग्री प्रबंधन के लिए अधिक समय, प्रयास और धन (संसाधनों पर) खर्च करना समाप्त हो जाता है। इसके अलावा, पारंपरिक तरीकों के माध्यम से सामग्री का प्रबंधन करना मुश्किल है और विश्वसनीय नहीं है। दूसरी ओर, SharePoint ECM स्मार्ट सामग्री प्रबंधन के माध्यम से व्यवसायों के लिए चीजों को पूरी तरह से अलग बनाता है।
जबकि आज बाजार में ईसीएम समाधानों की कोई कमी नहीं है, बहुत सारे व्यवसाय शेयरपॉइंट ईसीएम पर भरोसा करते हैं क्योंकि यह आश्चर्यजनक लाभ प्रदान करता है जैसे दस्तावेजों की बढ़ी हुई सुरक्षा, कम लागत, मल्टीमीडिया की स्वचालित कैटलॉगिंग, एकाधिक फ़ाइल प्रकार एकीकरण, मजबूत एकीकरण तृतीय-पक्ष समर्थन, रिकॉर्ड प्रबंधन आदि के लिए सिस्टम में निर्मित। SharePoint ECM आपको सामग्री प्रबंधन की परेशानी और तनाव से बचा सकता है जो अन्यथा प्रक्रिया में शामिल है। बेहतर प्रबंधित और आसानी से सुलभ सामग्री के साथ, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके कार्यालय में दस्तावेज़ और अन्य सामग्री सुरक्षित, सुरक्षित और आसानी से पुनर्प्राप्त करने योग्य है।
यदि आप ईसीएम (एंटरप्राइज कंटेंट मैनेजमेंट) चुनते हैं, तो डिजिटल संपत्ति, वेब सामग्री, रिकॉर्ड और दस्तावेजों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए SharePoint सबसे अच्छा विकल्प है। यदि आपको लगता है कि SharePoint ECM एक जटिल समाधान है जिसे आप इसमें शामिल तकनीकी के कारण संभाल नहीं सकते हैं, तो मैं आपको बता दूँ कि यह वास्तव में बहुत सरल है और इसका उपयोग करने के लिए आपको तकनीकी विशेषज्ञ होने की आवश्यकता नहीं है। SharePoint ECM की स्थापना यदि आप इसके लिए नए हैं तो आपके व्यवसाय के लिए काफी चुनौती हो सकती है। लेकिन चिंता न करें, आप SharePoint, Azure या asp.net विकास सेवा प्रदाताओं की मदद ले सकते हैं।