Worstel je met ongestructureerde content? Vindt u het moeilijk om belangrijke documenten en audio-video-artefacten tussen afdelingen te beheren? U kunt enorm profiteren van een Enterprise Content Management-systeem zoals dat van SharePoint. Schakel SharePoint ECM (Enterprise Content Management) in voor gecentraliseerde opslag van uw zakelijke content en zorg ervoor dat er geen document, video of afbeelding in het systeem wordt gemist. We weten allemaal hoe verbazingwekkend SharePoint heeft bijgedragen aan een betere samenwerking tussen afdelingen en organisaties in een cloudomgeving. Enkele van de meest dwingende redenen waarom bedrijven voor SharePoint ECM-integratie moeten kiezen, zijn onder meer:

SharePoint is goedkoop

SharePoint ECM biedt uitstekende beveiliging

Multimediacatalogus is automatisch

Het wordt geleverd met ingebouwd recordbeheer

Het maakt integratie met meerdere soorten bestanden mogelijk

SharePoint biedt krachtige ondersteuning van derden

De noodzaak van een Enterprise Content Management begrijpen

De behoefte aan ECM wordt tegenwoordig relevant nu steeds meer bedrijven papierloos proberen te werken en hun processen digitaliseren. Hiervoor moeten ze ervoor zorgen dat hun gegevens en documenten zo worden georganiseerd, beheerd en opgeslagen dat ze gemakkelijk en veilig kunnen worden gevonden en opgehaald. Het kan een foto van een belangrijk ontvangstbewijs zijn, een belangrijke e-mail, een spreadsheet met de verkoopcijfers van de afgelopen maand of een ander belangrijk kantoordocument dat u wilt opslaan, beschermen en beheren. Hoewel u kunt kiezen uit een groot aantal andere ECM-oplossingen die tegenwoordig beschikbaar zijn, maar als u SharePoint al gebruikt in uw organisatie, weet u al waarom SharePoint zo populair is bij moderne bedrijven?

SharePoint wordt vanaf de eerste release enorm gebruikt voor ECM (Enterprise Content Management). Tegenwoordig zijn er met SharePoint online en 2013/16 verschillende services, opties en mogelijkheden voor het beheren van inhoud en ECM in SharePoint. Hier is een korte blik op de ECM-mogelijkheden van SharePoint.

SharePoint helpt bedrijven hun enterprise content management te stroomlijnen, bestaande uit de volgende vier componenten:

Documentbeheer: Alle documenten worden goed beheerd door centrale opslag. De documenten worden veilig bewaard in de SharePoint-repository's voor gebruikers. Ze kunnen de documenten gemakkelijk en snel vinden, ophalen en delen.
1. Metadatabeheer: met deze mogelijkheid van SharePoint kunnen bedrijven eenvoudig groepen en termensets maken om het beheer en de organisatie van documenten in de opslagplaatsen van SharePoint te vereenvoudigen.
2. Cocreatie van documenten: SharePoint maakt realtime samenwerking aan documenten mogelijk. Meerdere gebruikers kunnen eenvoudig een document tegelijkertijd bewerken, waardoor de afronding van documenten wordt versneld en de algehele productiviteit van documentgerelateerde processen in een organisatie wordt verbeterd.
3. Toegangscontrole: Met meerdere machtigingsniveaus ("alleen lezen", "volledig beheer", enz.) kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun gevoelige documenten veilig zijn en beschermd tegen ongeoorloofde toegang.
4. Audittrail: u kunt alle informatie vinden over activiteiten die betrekking hebben op een document gedurende zijn levenscyclus, zoals wie het heeft gekopieerd, gewijzigd of gedeeld. Zo heb je betere controle over de documenten en andere content in je SharePoint-ecosysteem.

Digitaal beheer van middelen: SharePoint heeft bibliotheken met mediamiddelen die volledig zijn geoptimaliseerd voor het beheren van documenten, AV-bestanden (audio-video), afbeeldingen en verschillende soorten inhoudsbestanden. Deze bibliotheken bieden specifieke soorten inhoud met meer functies van metadata dan welke andere standaard documentbibliotheek dan ook. Ze bieden ook miniatuurweergaven voor het snel doorverwijzen en bladeren door de middelen, pop-ups die video's afspelen vanuit de documentmap zelf. Ingebouwde mediaspelers van SharePoint maken het afspelen van audio- en videobestanden mogelijk vanaf een intranet, publicatiesite, portal, teamsites, enz.

Documentbeheer: deze functie is nuttig voor juridische doeleinden en kan dienen als bewijs van verplichtingen en transacties bij afronding en kan niet meer worden gewijzigd.

De beveiligde opslagplaats van SharePoint beschermt records vanwege codering, tweefactorauthenticatie, preventie van gegevensverlies en andere mogelijkheden.
Beleid voor verwijdering en bewaring zorgt ervoor dat de records kunnen worden bewaard, afhankelijk van de nalevingsvoorschriften die aan een bedrijf zijn gebonden. Na afloop van een bepaalde periode worden relevante bestanden automatisch verwijderd.
Het eDiscovery Center van SharePoint is een gespecialiseerde siteverzameling die identificatie en levering van elektronische informatie snel, gemakkelijk en effectief mogelijk maakt. De informatie kan als bewijs worden gebruikt. Met het eDiscovery Center van SharePoint kan een gebruiker snel de inhoud doorzoeken, bewaring toepassen op items en ervoor zorgen dat een inhoudskopie behouden blijft terwijl andere gebruikers eraan kunnen werken. Bovendien kan een gebruiker met behulp hiervan de inhoud exporteren en de status van exports en bewaarplichten met betrekking tot een bepaalde inhoud volgen.

Beheer van webinhoud: met herbruikbare sjablonen maakt SharePoint het gemakkelijk en snel maken en publiceren van webinhoud mogelijk. AS-paginalay-outs zijn herbruikbaar, verschillende auteurs van inhoud kunnen branding en navigatieconsistentie in de SharePoint-portals behouden. Het is ook kosteneffectief vanuit het oogpunt van beheer en implementatie. De flexibiliteit maakt SharePoint een kosteneffectieve optie voor bedrijven. SharePoint maakt het ook mogelijk om extranet-, internet- en intranetsites te bouwen.

Zet uw eerste stap richting SharePoint ECM

SharePoint-inhoudsbeheer wordt geleverd met een uitgebreide reeks hulpmiddelen om te voldoen aan de steeds veranderende zakelijke behoeften van elke moderne onderneming. Maar om een robuuste oplossing als deze te implementeren, heb je ook een robuuste implementatie nodig. Een gecertificeerd SharePoint-toepassingsontwikkelingsbedrijf kan u helpen uw doelstellingen voor contentbeheer met enorm gemak te bereiken.

Wat zijn de algemene regels en richtlijnen voor het gebruik van het SharePoint Enterprise Content Management (ECM)-systeem?

Laten we snel de algemene regels en nuttige richtlijnen voor ECM-oplossingen bespreken.

Het eerste en belangrijkste dat u moet doen, is voorkomen dat u inhoudstypen en sitekolommen in subsites declareert, maar in plaats daarvan de hoofdsite gebruikt voor het verzamelen van de site voor het opslaan van alle inhoudstypen en sitekolommen van een hiërarchie. U kunt dan de activa van de hoofdsite koppelen aan de subsites.

Vertrouw op de metadata in plaats van de mappen voor het definiëren van een hiërarchie van inhoud.
Vermijd de neiging om native velden te hernoemen, zoals het titelveld van items. U kunt als alternatief een aangepaste kolom met een aangepaste naam gebruiken.
Ga voor een remote provisioning-aanpak in plaats van de IA (Information Architecture) te voorzien. U mag Content Type Hub en andere IA-replicatie-opties gebruiken.
Als u SharePoint Online implementeert, is het raadzaam MS Flow te gebruiken voor het ontwerpen van bedrijfsprocessen in plaats van de workflow-engine of de workflowmanager.
Gebruik geen publicatiefuncties op de top van een teamsite. U kunt in plaats daarvan een moderne communicatiesite maken.
Vermijd het gebruik van de publicatiefuncties bovenop een teamsite, maak liever een "moderne" communicatiesite
Content Type Hub van SharePoint stelt u in staat om de inhoudstypen in een farm te publiceren. U kunt de hub voor inhoudstypen gebruiken voor het centraal beheren van de belangrijkste inhoudstypen die u wilt gebruiken in verschillende siteverzamelingen.

De belangrijkste uitdagingen hierbij zijn echter dat de replicatie van inhoudstypen niet onmiddellijk plaatsvindt voor de nieuw gemaakte siteverzamelingen of tijdens het bijwerken van de inhoudstypen in de hub. Replicatie kan geruime tijd duren, afhankelijk van de grootte van de Tenant en het gegevensvolume waaraan de activa van het inhoudstype hub zijn gekoppeld.

Na het aanmaken van een workflow-initiatieformulier en workflow-taakbewerkingsformulier in SharePoint ECM, is de volgende stap die uw Microsoft Technology Associate moet nemen het creëren van een sequentieel workflowproject en de codecomponenten van de workflow via Visual Studio.

Hieronder worden de voorwaarden van de procedure besproken:

Formulier Workflow-initiatie maken
Het formulier Workflow-taak maken

Belangrijk: Het is raadzaam dat u uw workflows maakt met behulp van een ontwikkelomgeving die lijkt op de omgeving van de locatie waar de code uiteindelijk wordt geïmplementeerd. Hoewel het niet eenvoudig en mogelijk is om een productieomgeving altijd volledig te repliceren via ontwikkelaarsbronnen, kunt u ervoor zorgen dat twee omgevingen minstens zo veel op elkaar lijken als u ze kunt maken. Door dit te doen, maakt u de ontwikkel-, test- en debugging-processen een stuk eenvoudiger. De werkstroomactiviteiten die specifiek zijn voor SharePoint Server 2010 vereisen bijvoorbeeld dat SharePoint Server en SharePoint Foundation zijn geïnstalleerd op een computer die wordt gebruikt voor het ontwikkelen van de werkstromen.

Voor het helemaal opnieuw maken van een SharePoint Server 2010-workflowproject:

Open de Visuele Studio.
Selecteer Nieuw en klik op Project in het menu Bestand.
Selecteer SharePoint-sjabloon onder Geïnstalleerde sjablonen in het dialoogvenster Nieuw project.
Kies de sjabloon Sequentiële workflow.
Geef een passende naam aan uw project en klik op OK.

Hiermee wordt de SharePoint Customization Wizard gestart.

Geef de werkstroom op die als farm-oplossing kan worden geïmplementeerd. Geef een geschikte naam aan uw workflow en specificeer of deze op siteniveau of op de lijst moet worden bestreken. Een werkstroom met een lijstbereik kan worden gebruikt voor een bepaalde bibliotheek of lijst, maar dit type werkstroom is beschikbaar voor de hele siteverzameling.

Om programmatisch toegang te krijgen tot het XML-schema dat staat voor de formulieren die u hebt gemaakt tijdens Workflow-initiatie en Workflow-taakformulier. U voegt dan het klasbestand toe dat eerder is gemaakt (tijdens de stap Workflow-initiatie). Ga naar de bestandslocatie waar u uw initiatieformulier.vb- of initiatieformulier.cs-bestand hebt gemaakt in het dialoogvenster Bestaand item toevoegen en klik vervolgens op "Toevoegen".

Werkstroomactiviteiten toevoegen en configureren

Nadat je je nieuwe Workflow-project hebt gemaakt, heb je het schema-referentieformulier toegevoegd, nu moet je beginnen met het ontwerpen van de workflow. Er zijn 5 activiteiten in de workflow, namelijk:

OnWorkflowActivated – Deze activiteit is voor het activeren van de workflow.

CreateTask - Maak een workflow-taak en wijs deze toe aan een gebruiker.

OnTaskChanged – Wordt uitgevoerd bij wijziging in een werkstroomtaak.

CompleteTask – De workflow is gemarkeerd als voltooid.

Voor het instellen van de activiteit OnWorkflowActivation moet u de eigenschap Invoked van de activiteit OnWorkflowActivated instellen. Merk op dat de eigenschap CorrelationToken in het eigenschappenvenster is ingesteld op workflowToken terwijl de eigenschap Path is ingesteld op workfloweigenschappen. Met deze werkstroomvariabelen kan de werkstroomengine gegevens naar de geschikte werkstroominstantie verzenden. De activering van de workflow-instantie resulteert in de initialisatie van het variabele object "workflow-eigenschappen". Dit omvat gemeenschappelijke eigenschappen in alle workflows, bijv. de workflow-ID (instantie-ID) en het lijstitem waarop de workflow-instantie wordt uitgevoerd. Het kan ook aangepaste eigenschappen bevatten die worden doorgegeven aan een aangepast-workflow-initiatieformulier. De variabele workflowProperties bevat in dit geval de initiatie-eigenschappen van het workflow-exemplaar.

Zorg ervoor dat het codebestand de juiste verwijzingen heeft. Indien de verwijzing ontbreekt, kunt u met behulp van stellingen het volgende toevoegen.

Voor het toevoegen van een CreateTask-activiteit, vanuit de Visual Studio-toolbox, in de SharePoint Foundation-sectie, moet u een Create Task-activiteit op het werkstroomontwerp-oppervlak slepen en deze vervolgens direct onder de onWorkflowActivated1-activiteit toevoegen. Vervolgens moet u de eigenschappen vanCreateTask-activiteit instellen. Bekijk het venster Eigenschappen terwijl u de CreateTask-activiteit selecteert. Typ taskToken voor de eigenschap CorrelationToken en maak de eigenschap Task for MethodInvoking. Onthoud dat de taskId, taskProps en taskToken de namen van de variabele zijn. Zorg ervoor dat uw code-bestand de juiste declaraties bevat. Visual Studio moet deze automatisch bouwen. Als ze er niet zijn, voeg ze dan toe.

Op dit punt wordt de taak gemaakt en toegewezen aan een gebruiker. U moet activiteiten toevoegen om ervoor te zorgen dat de workflow kan wachten op de voltooiing van de taak door de gebruiker. Om dit te doen, moet u dit toevoegen met behulp van activiteiten die de besturingselementen van de logische stroom voor de werkstroom vertegenwoordigen.

Nu moet je een While-activiteit naar het ontwerpoppervlak van de workflow slepen (uit de Visual Studio-toolbox) en deze toevoegen onder de activiteit createTask1. De While-activiteit activeert de lus van meerdere activiteiten erin totdat de voorwaarde die wordt geëvalueerd, wordt omgezet in de status true. Stel de While-activiteitseigenschappen en Voorwaarde in op Codevoorwaarde.

Bij het instellen op Code Condition krijgt de workflow een indicatie dat er een aangepaste functie is gemaakt en moet worden gebruikt voor het verwerken van de while1-activiteit. Als de subeigenschap Voorwaarde is ingesteld op niet voltooid, geeft dit de methode aan die moet worden uitgevoerd. De methode moet een Booleaanse waarde teruggeven.

Om de OnTaskChanged-activiteit toe te voegen, moet u de OnTaskChanged-activiteit uit de Visual Studio-toolbox op het ontwerpoppervlak van de workflow slepen en deze vervolgens toevoegen aan de activiteitenlus van while1.

Stel de onTaskChanged1-activiteitseigenschappen in. Vouw de eigenschappenverzameling van After Properties uit. Breid nu de After Properties-collectie uit. Typ workflow1 voor de eigenschap Name en typ afterProps voor de eigenschap Path. Verken de collectie Before Properties en typ workflow1 voor de eigenschap name en beforeprops of de eigenschap path. Typ taskToken voor CorrelationToken en workflow1 voor CorrelationTokenPath. Typ onTaskChanged voor de eigenschap Invoked. Deze methode wordt aangeroepen bij de uitvoering van de onTaskChanged1activity.

Verken de eigenschappenverzameling TaskId en typ Workflow1 voor de eigenschap name en taskId voor de eigenschap Path.

Merk op dat de eigenschappen TaskId en CorrelationToken zijn ingesteld op variabelen die we in de createTask1-activiteit hebben gebruikt. Het doel van de instelling is om dezelfde taak te binden die de activiteit createTask1 had gemaakt. Het zorgt ervoor dat de workflow de wijzigingsgebeurtenis voor de juiste taak blijft ontvangen. Onthoud ook dat de beforeProps en afterProps objectvariabelen zijn. De variabelen afterProps zijn de taakeigenschappen na het optreden van de taakwijziging, terwijl beforeProps verwijst naar de taakeigenschappen voorafgaand aan het optreden van de taakwijzigingsgebeurtenis.

Geschikte variabele declaraties worden automatisch toegevoegd aan de workflow code door Visual Studio. Maar als ze niet automatisch worden gemaakt, kunt u ze toevoegen via codering.

Voeg codering toe voor de onTaskChanged-methode en voeg variabeledeclaratie toe aan de gedeeltelijke klasse van de werkstroom. Voeg code toe om de variabele isFinished in te stellen. Het taakbewerkingsformulier stuurt de informatie naar de workflow.

Voeg code toe aan de notFinished-methode.

Elke keer dat de taak wordt gewijzigd, roept de while1-activiteit deze methode aan om te bepalen of aan de voorwaarde is voldaan. Zolang de eigenschap Result van het object ConditionalEventArgs wordt geëvalueerd als waar, blijft de activiteit while1 wachten.

Voeg code toe die de eigenschap Result van het ConditionalEventArgs-object instelt.

Nu, elke keer dat de gebruiker de taak bewerkt, verwerkt de activiteit onTaskChanged1 de taak gewijzigde gebeurtenis. Het roept de methode onTaskChanged aan, die de taakeigenschappen onderzoekt en de variabele isFinished instelt om aan te geven of de gebruiker de taak als voltooid heeft gemarkeerd. De activiteit while1 roept vervolgens de methode notFinished aan, die het resultaat van de gebeurtenis instelt op het tegenovergestelde van de variabele isFinished. Als isFinished false retourneert, wordt het resultaat van de gebeurtenis ingesteld op true en blijft de activiteit while1 wachten op taakwijzigingen; als isFinished gelijk is aan true, wordt het resultaat van de gebeurtenis ingesteld op false en wordt de while1-activiteit voltooid en gaat de werkstroom verder naar de volgende activiteit.

Om een CompleteTask-activiteit toe te voegen, moet u een CompleteTask-activiteit van de Visual Studio-toolbox naar het ontwerpoppervlak van de workflow slepen en deze vervolgens toevoegen onder de while1-activiteit.

Stel nu gewoon de activiteitseigenschappen van CompleteTask in. Typ taskToken voor de eigenschap CorrelationToken. Typ Workflow1 voor de eigenschap CorrelationToken Path. Typ Workflow 1 voor de eigenschap Taak-ID-naam.

Hiermee is uw workflow klaar en hoeft u deze en de bijbehorende formulieren nu alleen nog maar te testen, te debuggen en te implementeren. Dit alles alleen of met behulp van uw beperkte middelen proberen kan een moeizame taak blijken te zijn met veel bugs en inefficiënties. Het is dus raadzaam om het aan de professionals over te laten. Uw SharePoint-ontwikkelingsserviceprovider zal dit voor u doen.

Wat nu?

Om ervoor te zorgen dat uw workflow beschikbaar is voor koppeling van documentbibliotheken, moet u de samenstelling van de workflow compileren, de workflow installeren en instellen als een functie, en de functie van de workflow op de geselecteerde site activeren. Als u klaar bent, kunt u beginnen met het debuggen van uw workflow. De Microsoft Azure oplossingen en SharePoint experts kunnen je hierbij helpen.

De Azure-cloudoplossingen zijn cloudcomputingoplossingen voor het bouwen, testen, implementeren en beheren van applicaties en services met behulp van door Microsoft beheerde datacenters.

Meer weten over ONZE diensten? Praat met onze adviseurs!

Conclusie

Documenten beheren, opslaan, ophalen en ophalen kan een complexe taak zijn voor veel bedrijven van alle soorten en maten. Als u uw inhoud goed kunt documenteren en beheren, kunt u uw bedrijfsprocessen stroomlijnen en zorgen voor betere en geïnformeerde besluitvorming. Rommelige inhoud kan leiden tot een complete puinhoop op uw kantoor, waardoor er verstoringen ontstaan tussen afdelingen als gevolg van slechte communicatie en gebrek aan adequate informatie voor besluitvorming.

Als u de inhoud handmatig probeert te beheren met behulp van spreadsheets, kunt u dingen laten werken, ondanks alle tijd, geld en inspanningen die u erin investeert. Dit is wanneer technologie je te hulp komt. Contentbeheer wordt eenvoudig met ECM. Om te voldoen aan de behoeften van enterprise content management, moet ECM echter rijk aan functies en flexibel zijn. Gelukkig is SharePoint precies de juiste optie omdat het deze eigenschappen heeft.

Veel bedrijven proberen kosten te besparen door het handmatig te houden, maar besteden daardoor uiteindelijk meer tijd, moeite en geld (aan resources) aan contentbeheer. Bovendien is het beheren van inhoud via traditionele methoden moeilijk en niet betrouwbaar. Aan de andere kant maakt SharePoint ECM het voor bedrijven totaal anders door slim contentbeheer.

Hoewel er tegenwoordig geen gebrek is aan ECM-oplossingen op de markt, vertrouwen veel bedrijven op SharePoint ECM vanwege de geweldige voordelen die het biedt, zoals verhoogde beveiliging van documenten, lagere kosten, automatische catalogisering van multimedia, integratie van meerdere bestandstypen, robuuste integratie van ondersteuning door derden, ingebouwd systeem voor recordbeheer, enz. SharePoint ECM kan u de rompslomp en stress van contentbeheer besparen die anders bij het proces komen kijken. Met beter beheerde en gemakkelijk toegankelijke inhoud kunt u er zeker van zijn dat de documenten en andere inhoud in uw kantoor veilig, beveiligd en gemakkelijk terug te vinden zijn.

Als u kiest voor ECM (Enterprise Content Management), is SharePoint de beste keuze voor het effectief beheren van digitale assets, webcontent, records en documenten. Als u dacht dat SharePoint ECM een complexe oplossing is die u niet aankunt vanwege de technische details die ermee gemoeid zijn, laat me u dan vertellen dat het heel eenvoudig is en dat u geen technologie-expert hoeft te zijn om het te gebruiken. SharePoint ECM instellen voor uw bedrijf kan een hele uitdaging zijn als u nieuw bent. Maar maak je geen zorgen, je kunt de hulp inroepen van SharePoint-, Azure- of asp.net-ontwikkelaarsservices .