Stai lottando con contenuti non strutturati? Trovi difficile gestire documenti importanti e artefatti audio-video tra i reparti? Puoi trarre enormi vantaggi dall'avere un sistema di gestione dei contenuti aziendali come quello di SharePoint. Attiva SharePoint ECM (Enterprise Content Management) per l'archiviazione centralizzata dei tuoi contenuti aziendali e assicurati che nessun documento, video o grafica venga perso nel sistema. Conosciamo tutti quanto sorprendentemente SharePoint abbia contribuito a una migliore collaborazione tra reparti e organizzazioni in un ambiente cloud. Alcuni dei motivi più convincenti per cui le aziende devono optare per l'integrazione ECM di SharePoint includono:

SharePoint è poco costoso

SharePoint ECM offre una grande sicurezza

La catalogazione multimediale è automatica

Viene fornito con la gestione dei record integrata

Consente l'integrazione con più tipi di file

SharePoint offre un solido supporto di terze parti

Comprendere la necessità di un Enterprise Content Management

La necessità di ECM diventa pertinente oggi poiché sempre più aziende stanno cercando di eliminare la carta e digitalizzare i propri processi. Per questo, devono garantire che i loro dati e documenti siano organizzati, gestiti e archiviati in modo da rendere la ricerca e il recupero facili e sicuri. Può essere l'immagine di una ricevuta importante, un'e-mail importante, un foglio di calcolo dei numeri di vendita dell'ultimo mese o qualsiasi altro documento vitale dell'ufficio che desideri archiviare, proteggere e gestire. Mentre puoi scegliere tra molte altre soluzioni ECM disponibili oggi, ma se hai utilizzato SharePoint nella tua organizzazione, conosci già il motivo per cui SharePoint è così popolare tra le aziende moderne?

SharePoint è utilizzato immensamente per ECM (Enterprise Content Management) fin dalla sua prima versione. Al giorno d'oggi, con SharePoint online e 2013/16, sono disponibili diversi servizi, opzioni e funzionalità per la gestione dei contenuti e dell'ECM in SharePoint. Ecco una rapida occhiata alle funzionalità ECM di SharePoint.

SharePoint aiuta le aziende a semplificare la gestione dei contenuti aziendali che comprende i seguenti quattro componenti:

Gestione dei documenti: tutti i documenti sono gestiti bene grazie all'archiviazione centralizzata. I documenti vengono mantenuti al sicuro negli archivi di SharePoint per gli utenti. Possono trovare, recuperare e condividere i documenti in modo facile e veloce.
1. Gestione dei metadati: con questa funzionalità di SharePoint, le aziende possono creare facilmente gruppi e set di termini per semplificare una migliore gestione e organizzazione dei documenti nei repository di SharePoint.
2. Creazione condivisa di documenti: SharePoint consente la collaborazione sui documenti in tempo reale. Più utenti possono modificare facilmente un documento contemporaneamente, accelerando così la finalizzazione dei documenti e migliorando la produttività complessiva dei processi relativi ai documenti in un'organizzazione.
3. Controllo degli accessi: con più livelli di autorizzazione ("sola lettura", "controllo completo", ecc.) le aziende possono garantire che i propri documenti sensibili siano al sicuro e protetti da accessi non autorizzati.
4. Audit trail: puoi trovare tutte le informazioni sulle attività relative a un documento durante il suo ciclo di vita, ad esempio chi lo ha copiato, modificato o condiviso. In questo modo hai un migliore controllo dei documenti e di altri contenuti nel tuo ecosistema di SharePoint.

Gestione digitale delle risorse: SharePoint dispone di librerie di risorse multimediali completamente ottimizzate per la gestione di documenti, file AV (audio video), grafica e diversi tipi di file di contenuto. Queste raccolte offrono tipi specifici di contenuto con più funzionalità di metadati rispetto a qualsiasi altra raccolta documenti standard. Inoltre, offrono viste in miniatura per consultare e sfogliare rapidamente le risorse, pop-up che riproducono video dalla cartella del documento stessa. I lettori multimediali integrati di SharePoint consentono la riproduzione di file audio e video da una intranet, sito di pubblicazione, portale, siti del team, ecc.

Gestione dei record: questa funzione è utile per scopi legali e può servire come prova di obblighi e transazioni al momento della finalizzazione e non può più essere modificata.

Il repository sicuro di SharePoint protegge i record grazie alla crittografia, all'autenticazione a due fattori, alla prevenzione della perdita di dati e ad altre funzionalità.
Le politiche di cancellazione e conservazione assicurano che i record possano essere conservati in base alle normative di conformità che delimitano un'azienda. Al termine di un periodo di tempo specificato, i file rilevanti vengono eliminati automaticamente.
L'eDiscovery Center di SharePoint è una raccolta di siti specializzati che consente l'identificazione e la consegna di informazioni elettroniche in modo rapido, semplice ed efficace. Le informazioni possono essere utilizzate come prova. Il Centro eDiscovery di SharePoint consente a un utente di cercare rapidamente il contenuto, applicare un blocco agli elementi e garantire la conservazione di una copia del contenuto mentre altri utenti possono ancora lavorarci. Inoltre, con l'aiuto di questo, un utente può esportare il contenuto e tenere traccia dello stato delle esportazioni e dei blocchi relativi a un determinato contenuto.

Gestione dei contenuti Web: con modelli riutilizzabili, SharePoint consente la creazione e la pubblicazione facili e veloci di contenuti Web. I layout di pagina AS sono riutilizzabili, diversi autori di contenuti possono mantenere la coerenza del marchio e della navigazione nei portali di SharePoint. È conveniente anche dal punto di vista della gestione e della distribuzione. La sua flessibilità rende SharePoint un'opzione conveniente per le aziende. SharePoint consente anche di creare siti extranet, Internet e intranet.

Fai il tuo primo passo verso SharePoint ECM

La gestione dei contenuti di SharePoint include un ricco set di strumenti per soddisfare le esigenze aziendali in continua evoluzione di qualsiasi azienda moderna. Ma per implementare una soluzione robusta come questa è necessaria anche un'implementazione robusta. Una società di sviluppo di applicazioni SharePoint certificata può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di gestione dei contenuti con estrema facilità.

Quali sono le regole e le linee guida generali per l'utilizzo del sistema SharePoint Enterprise Content Management (ECM)?

Discutiamo rapidamente le regole generali e le linee guida utili per le soluzioni ECM.

La prima e più importante cosa da fare è evitare di dichiarare i tipi di contenuto e le colonne del sito nei siti secondari, utilizzare invece il sito radice per la raccolta del sito per archiviare tutti i tipi di contenuto e le colonne del sito di una gerarchia. È quindi possibile associare le risorse dal sito principale ai siti secondari.

Affidati ai metadati invece che alle cartelle per definire una gerarchia di contenuti.
Evita l'urgenza di rinominare i campi nativi come il campo Titolo degli elementi. In alternativa, puoi utilizzare una colonna personalizzata con un nome personalizzato.
Scegli un approccio di provisioning remoto invece di fornire l'IA (Architettura delle informazioni). Puoi utilizzare Content Type Hub e altre opzioni di replica IA.
Se si distribuisce SharePoint Online, è consigliabile utilizzare MS Flow per la progettazione di processi aziendali anziché utilizzare il motore del flusso di lavoro o il gestore del flusso di lavoro.
Non utilizzare le funzionalità di pubblicazione nella parte superiore di un sito del team. Puoi invece creare un sito di comunicazione moderno.
Evita di utilizzare le funzionalità di pubblicazione su un sito del team, piuttosto crea un sito di comunicazione "moderno"
L'hub dei tipi di contenuto di SharePoint consente di pubblicare i tipi di contenuto in una farm. È possibile utilizzare l'hub dei tipi di contenuto per la gestione centralizzata dei tipi di contenuto chiave che si desidera utilizzare in varie raccolte siti.

Le sfide principali con questo, tuttavia, sono che la replica dei tipi di contenuto non è istantanea per le raccolte di siti appena create o durante l'aggiornamento dei tipi di contenuto nell'hub. La replica potrebbe richiedere un po' di tempo a seconda delle dimensioni del tenant e del volume di dati a cui sono associati gli asset dell'hub del tipo di contenuto.

Dopo aver creato il modulo di avvio del flusso di lavoro e il modulo di modifica dell'attività del flusso di lavoro in SharePoint ECM, il passaggio successivo che il Microsoft Technology Associate dovrà eseguire è creare un progetto di flusso di lavoro sequenziale e i componenti del codice del flusso di lavoro tramite Visual Studio.

I prerequisiti della procedura sono discussi di seguito:

Crea modulo di avvio del flusso di lavoro
Crea il modulo dell'attività del flusso di lavoro

Importante: è consigliabile creare i flussi di lavoro con l'aiuto di un ambiente di sviluppo che assomigli all'ambiente della posizione in cui il codice verrà infine distribuito. Sebbene non sia sempre facile e possibile replicare completamente un ambiente di produzione tramite le risorse dello sviluppatore, è possibile garantire che due ambienti siano almeno tanto simili quanto è possibile renderli. In questo modo, renderai molto più semplici i processi di sviluppo, test e debug. Ad esempio, le attività del flusso di lavoro specifiche di SharePoint Server 2010 richiedono l'installazione di SharePoint Server e SharePoint Foundation su un computer utilizzato per lo sviluppo dei flussi di lavoro.

Per creare da zero un progetto del flusso di lavoro di SharePoint Server 2010:

Apri Visual Studio.
Seleziona Nuovo e fai clic su Progetto nel menu File.
Selezionare il modello di SharePoint in Modelli installati nella finestra di dialogo Nuovo progetto.
Scegli il modello di flusso di lavoro sequenziale.
Assegna un nome adatto al tuo progetto e fai clic su OK.

Verrà avviata la personalizzazione guidata di SharePoint.

Specificare il flusso di lavoro che può essere distribuito come soluzione farm. Assegna un nome adatto al tuo flusso di lavoro e specifica se deve essere definito come ambito a livello di sito o nell'elenco. Un flusso di lavoro con ambito elenco può essere utilizzato per una raccolta o un elenco specificati, ma questo tipo di flusso di lavoro è disponibile per l'intera raccolta siti.

Per accedere a livello di codice allo schema XML che rappresenta i moduli creati durante l'avvio del flusso di lavoro e il modulo dell'attività del flusso di lavoro. Verrà quindi aggiunto il file di classe creato in precedenza (durante la fase di avvio del flusso di lavoro). Accedi al percorso del file in cui hai creato il file di avvio form.vb o di avvio form.cs nella finestra di dialogo Aggiungi elemento esistente e quindi fai clic su "Aggiungi".

Aggiungi e configura le attività del flusso di lavoro

Dopo aver creato il tuo nuovo progetto Workflow, hai aggiunto il modulo di riferimento dello schema, ora devi iniziare a progettare il flusso di lavoro. Ci sono 5 attività nel flusso di lavoro, ovvero:

OnWorkflowActivated: questa attività serve per l'attivazione del flusso di lavoro.

CreateTask: crea un'attività del flusso di lavoro e assegnala a un utente.

OnTaskChanged: viene eseguito in caso di modifica in un'attività del flusso di lavoro.

CompleteTask: il flusso di lavoro è contrassegnato come completo.

Per impostare l'attività OnWorkflowActivation, è necessario impostare la proprietà Invoked dell'attività OnWorkflowActivated. Si noti che la proprietà CorrelationToken nella finestra delle proprietà è impostata su workflowToken mentre la proprietà Path è impostata sulle proprietà del flusso di lavoro. Queste variabili del flusso di lavoro consentono al motore del flusso di lavoro di inviare dati all'istanza del flusso di lavoro adatta. L'attivazione dell'istanza del flusso di lavoro determina l'inizializzazione dell'oggetto variabile “proprietà del flusso di lavoro”. Ciò include proprietà comuni a tutti i flussi di lavoro, ad esempio l'ID del flusso di lavoro (identificatore dell'istanza) e l'elemento dell'elenco su cui viene eseguita l'istanza del flusso di lavoro. Può anche includere proprietà personalizzate passate a un modulo di inizializzazione del flusso di lavoro personalizzato. La variabile workflowProperties, in questo caso, contiene le proprietà di avvio dell'istanza del flusso di lavoro.

Assicurati che il file di codice abbia i riferimenti corretti. Nel caso in cui manchi il riferimento, puoi aggiungere quanto segue con l'aiuto delle dichiarazioni.

Per aggiungere un'attività CreateTask, dalla casella degli strumenti di Visual Studio, nella sezione SharePoint Foundation, è necessario trascinare un'attività Create Task sulla superficie di progettazione del flusso di lavoro e quindi aggiungerla direttamente sotto l'attività onWorkflowActivated1. Successivamente è necessario impostare le proprietà dell'attività CreateTask. Visualizza la finestra delle proprietà mentre selezioni l'attività CreateTask. Digitare taskToken per la proprietà CorrelationToken e creare Task per la proprietà MethodInvoking. Ricorda, taskId, taskProps e taskToken sono i nomi della variabile. Assicurati che il tuo file di codice contenga le dichiarazioni corrette. Visual Studio deve compilarli automaticamente. Se non ci sono, aggiungili.

A questo punto, l'attività viene creata e assegnata a un utente. È necessario aggiungere attività per consentire al flusso di lavoro di attendere il completamento dell'attività da parte dell'utente. Per fare ciò, è necessario aggiungerlo con l'aiuto di attività che rappresentano i controlli del flusso logico per il flusso di lavoro.

Ora è necessario trascinare un'attività While nell'area di progettazione del flusso di lavoro (dalla casella degli strumenti di Visual Studio) e aggiungerla sotto l'attività createTask1. L'attività While attiva il ciclo di più attività al suo interno finché la condizione da valutare non si risolve nello stato true. Impostare le proprietà dell'attività While e la proprietà Condition su Code Condition.

Impostandolo su Condizione codice, il flusso di lavoro riceve un'indicazione che una funzione personalizzata è stata creata e deve essere utilizzata per elaborare l'attività while1. Quando la sottoproprietà Condition è impostata su non Finished, indica il metodo che deve essere eseguito. Il metodo deve restituire un valore booleano.

Per aggiungere l'attività OnTaskChanged, è necessario trascinare l'attività OnTaskChanged dalla casella degli strumenti di Visual Studio nell'area di progettazione del flusso di lavoro e quindi aggiungerla nel ciclo di attività di while1.

Imposta le proprietà dell'attività onTaskChanged1. Espandere la raccolta di proprietà di After Properties. Ora espandi la raccolta After Properties. Digitare workflow1 per la proprietà Name e digitare afterProps per la proprietà Path. Esplora la raccolta Before Properties e digita workflow1 per la proprietà name e beforeprops o la proprietà path. Digitare taskToken per CorrelationToken e workflow1 per CorrelationTokenPath. Digitare onTaskChanged per la proprietà Invoked, questo metodo viene chiamato durante l'esecuzione dell'attività onTaskChanged1.

Esplora la raccolta di proprietà TaskId e digita Workflow1 per la proprietà name e taskId per la proprietà Path.

Si noti che le proprietà TaskId e CorrelationToken sono impostate sulle variabili utilizzate nell'attività createTask1. Lo scopo dell'impostazione è associare la stessa attività creata dall'attività createTask1. Assicura che il flusso di lavoro continui a ricevere l'evento di modifica per l'attività corretta. Inoltre, ricorda che beforeProps e afterProps sono variabili oggetto. Le variabili afterProps sono le proprietà dell'attività dopo il verificarsi della modifica dell'attività mentre beforeProps si riferisce alle proprietà dell'attività prima del verificarsi dell'evento di modifica dell'attività.

Le dichiarazioni di variabili appropriate vengono aggiunte automaticamente al codice del flusso di lavoro da Visual Studio. Ma, se non vengono creati automaticamente, puoi aggiungerli tramite la codifica.

Aggiungi la codifica per il metodo onTaskChanged e aggiungi la dichiarazione della variabile alla classe parziale del flusso di lavoro. Aggiungere il codice per l'impostazione della variabile isFinished. Il modulo di modifica dell'attività invia le informazioni al flusso di lavoro.

Aggiungi codice al metodo notFinished.

Ogni volta che l'attività viene modificata, l'attività while1 richiama questo metodo per determinare se la sua condizione è soddisfatta. Finché la proprietà Result dell'oggetto ConditionalEventArgs restituisce true, l'attività while1 continuerà ad attendere.

Aggiungere il codice che imposta la proprietà Result dell'oggetto ConditionalEventArgs.

Ora, ogni volta che l'utente modifica l'attività, l'attività onTaskChanged1 gestisce l'evento di modifica dell'attività. Richiama il metodo onTaskChanged, che esamina le proprietà dell'attività e imposta la variabile isFinished per indicare se l'utente ha contrassegnato l'attività come completata. L'attività while1 richiama quindi il metodo notFinished, che imposta il risultato dell'evento sull'opposto della variabile isFinished. Se isFinished restituisce false, il risultato dell'evento viene impostato su true e l'attività while1 resta in attesa di modifiche all'attività; se isFinished è uguale a true, il risultato dell'evento viene impostato su false e l'attività while1 viene completata e il flusso di lavoro continua con l'attività successiva.

Per aggiungere un'attività CompleteTask, è necessario trascinare un'attività CompleteTask dalla casella degli strumenti di Visual Studio nell'area di progettazione del flusso di lavoro e quindi aggiungerla nell'attività while1.

Ora basta impostare le proprietà dell'attività CompleteTask. Digitare taskToken per la proprietà CorrelationToken. Digitare Workflow1 per la proprietà CorrelationToken Path. Digitare Flusso di lavoro 1 per la proprietà Nome ID attività.

Con questo, il tuo flusso di lavoro è terminato e ora devi solo testarlo, eseguire il debug e distribuirlo e i moduli di accompagnamento. Tentare tutto questo da soli o con l'aiuto delle tue risorse limitate può rivelarsi un compito scrupoloso con molti bug e inefficienze. Quindi, è consigliabile lasciarlo ai professionisti. Il tuo fornitore di servizi di sviluppo SharePoint lo farà per te.

E dopo?

Per garantire che il flusso di lavoro sia disponibile per l'associazione delle raccolte documenti, è necessario compilare l'assemblaggio del flusso di lavoro, installare e configurare il flusso di lavoro come Funzionalità, attivare la funzionalità del flusso di lavoro nel sito selezionato. Una volta terminato, puoi iniziare a eseguire il debug del tuo flusso di lavoro. Le soluzioni Microsoft Azure e gli esperti di SharePoint possono aiutarti in questo.

Le soluzioni cloud di Azure sono soluzioni di cloud computing per creare, testare, distribuire e gestire applicazioni e servizi con l'aiuto di data center gestiti da Microsoft.

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Conclusione

Gestire i documenti, archiviarli, recuperarli e recuperarli può essere un compito complesso per molte aziende di tutti i tipi e dimensioni. Se sei in grado di documentare e gestire bene i tuoi contenuti, puoi semplificare i processi aziendali e garantire un processo decisionale migliore e informato. Il contenuto disordinato può causare un completo disordine nel tuo ufficio, creando disturbo tra i reparti a causa della scarsa comunicazione e della mancanza di informazioni adeguate per il processo decisionale.

Cercare di gestire manualmente il contenuto con l'aiuto di fogli di calcolo può far funzionare le cose, nonostante tutto il tempo, i soldi e gli sforzi che ci investi. Questo è quando la tecnologia viene in tuo soccorso. La gestione dei contenuti diventa facile con ECM. Tuttavia, per soddisfare le esigenze di gestione dei contenuti aziendali, l'ECM deve essere ricco di funzionalità e flessibile. Per fortuna, SharePoint è l'opzione giusta perché ha queste qualità.

Molte aziende cercano di risparmiare sui costi mantenendolo manuale, ma così facendo finiscono per spendere più tempo, sforzi e denaro (sulle risorse) per la gestione dei contenuti. Inoltre, gestire i contenuti attraverso i metodi tradizionali è difficile e poco affidabile. D'altra parte, SharePoint ECM rende le cose totalmente diverse per le aziende attraverso una gestione intelligente dei contenuti.

Anche se oggi sul mercato non mancano le soluzioni ECM, molte aziende si affidano a SharePoint ECM per gli incredibili vantaggi che offre, come maggiore sicurezza dei documenti, costi inferiori, catalogazione automatica dei file multimediali, integrazione di più tipi di file, solida integrazione di supporto di terze parti, sistema integrato per la gestione dei record, ecc. SharePoint ECM può salvarti dal fastidio e dallo stress della gestione dei contenuti che è altrimenti coinvolto nel processo. Con contenuti gestiti meglio e facilmente accessibili, puoi essere certo che i documenti e altri contenuti nel tuo ufficio siano al sicuro, protetti e facilmente recuperabili.

Se scegli ECM (Enterprise Content Management), SharePoint è la scelta migliore per gestire in modo efficace risorse digitali, contenuti web, record e documenti. Se pensavi che SharePoint ECM sia una soluzione complessa che non puoi gestire a causa dei tecnicismi coinvolti in essa, lascia che ti dica che è davvero molto semplice e non è necessario essere un esperto di tecnologia per utilizzarla. Configurazione di SharePoint ECM per la tua attività potrebbe essere una vera sfida se sei nuovo. Ma non preoccuparti, puoi avvalerti dell'aiuto dei provider di servizi di sviluppo SharePoint, Azure o asp.net.