Wie hilft die Digitalisierung und KI den Anwaltskanzleien?

In der Phase, in der Vaishali Lotlikar die Rechtsabteilung von Wanbury Ltd im Jahr 2014 zu einem großen Teil ihrer Bestürzung zusammenfasste, würde das Auffinden eines bestimmten Vertrags oder das Erstellen eines rechtlichen Short eine Menge Akten und viele wertvolle Stunden und Geld in das Verfahren einfließen lassen. "Es gab viele Mitarbeiter in den Werbeabteilungen. Niemand hat wirklich verstanden, wo die Verträge aufbewahrt wurden, zusammen mit denen, die in jedem für Ihr eigenes Unternehmen zu sehen waren", erinnert sie sich.

Um den Betrieb zu rationalisieren, sammelte Lotlikar zusammen mit ihren Mitarbeitern alle diese Verträge, digitalisierte sie und legte sie in ein Dateiverwaltungssystem, nachdem sie mit Schlüsselwörtern kopiert wurden, sodass sie vom offiziellen Personal aus von den Servern des Unternehmens aus leicht erreichbar sind. Sie verwendeten eine technische Anwendung für diese Funktion, die von PracticeLeague Legaltech Pvt. Ltd. erfunden wurde. GmbH..

"Ich hatte ihre Technologien in Glenmark und USV eingesetzt", erklärt Lotlikar und fügt hinzu, dass die Vertrautheit ihr geholfen hat, Schritt zu halten. "Wenn unser globaler Geschäftsleiter die Einzelheiten eines Vertrags kennen möchte, werde ich diese Details innerhalb von Minuten in meinem Notizbuch finden - unabhängig davon, in welcher Stadt ich mich befinde."

Dies ist nur ein Beispielfall. Mit zunehmender Anzahl von Compliance- und anderen rechtlichen Bedingungen für Unternehmen in verschiedenen Sektoren sind Technologie-Tools, die die rechtliche Belastung verringern können, sehr gefragt.

Zum Beispiel experimentieren Khaitan und Co. heute lange Zeit mit Technologien, so der Chief Operating Officer Nilanjan Ghose. "Wir sind die ersten Anwaltskanzleien aus Indien, die Anwendungen für die Buchhaltung verwenden. Ungefähr 2007 haben wir begonnen, mit PracticeLeague zusammenzuarbeiten, um unsere Zeit- und Abrechnungsstrategie zu entwickeln, die für unsere Geschäftstätigkeit von zentraler Bedeutung sein wird."

Zu gegebener Zeit verwandelte sich die Gebührenalternative in das, was in Rechtskreisen heute als Practice Management Software (PMS) bekannt ist. Er kontrastiert es mit einer Enterprise Resource Planning-Anwendung, die von der Mehrheit der Unternehmen für die operative Leitung eingesetzt wird.

Um Khaitan und Co. zu helfen, unterstützte PMS eine Vielzahl von Verfahren, wie z. B. Abrechnung, Buchhaltung, Inkasso, Verwaltung und Personalwesen. Derzeit integriert das Unternehmen neue Module direkt in sich selbst, beispielsweise ein Anwesenheitsmodul.

Digitale Tools werden Anwaltskanzleien auch dabei helfen, ihre Größe oder ihren Umfang zu erweitern. Parimal Chanchani, Gründer und Manager von PracticeLeague, erklärt: "Einige unserer Kunden geben zu, dass es aufgrund der Technologie möglich ist, dass sie sich von einer Anwaltskanzlei mit 50 bis 60 Personen zu einer Anwaltskanzlei mit 500 bis 600 Personen entwickeln."

Obwohl es im Rechtsbereich viele Technologieanbieter gibt, wie LexisNexis, LegalSoft, Thomson Reuters (ProLaw), Jurisnet und Heaps, gibt Chanchani "fast 60 Prozent ihrer gesellschaftsrechtlichen Abteilungen und mehr als 40 führende Anwaltskanzleien aus Indien an "mit seinen Anwendungen.

"Sie können sich keinen Compliance-Workflow über Excel-Tabellen leisten. Derzeit wird alles automatisch", erklärt Chanchani. "Wir haben eine ganze, Cloud-basierte Alternative für Microsoft-Server (Azure Cloud). Kunden können einfach jedes Modul verwenden, das einfach an die Plattform angeschlossen wird."

Rolle der künstlichen Intelligenz (KI)

PracticeLeague hat auch damit begonnen, AI in seine eigene Software einzubetten. Dafür wurde Watson aufgegriffen - eine KI-Anwendung, die von International Business Machines Corp. hergestellt wird. Praveen Kulkarni, Leiter Technologisches Design und Lieferung in PracticeLeague, gibt an, dass Watson implementiert wird, wenn ein Kunde erneut prüfen möchte, ob ein Vertrag an ihn geliefert wurde unter seinen Anbietern.

Wenn sich ein Unternehmen beispielsweise als Anbieter eines Pharmaunternehmens erweisen möchte, muss es grundsätzlich viele Dokumente einreichen. Auf der Grundlage dieser Einträge wird das Pharmaunternehmen viele Aufzeichnungen zurücksenden, um zu signalisieren, dass es sich um eine Geheimhaltungsvereinbarung oder eine Anbieterregistrierungsvereinbarung handelt. Bei einer manuellen Durchführung müsste eine Person aus der Rechtsabteilung das wesentliche Material (in den eingereichten Akten) zusammen mit "Entwurf und Neugestaltung der Vereinbarung, die einige Stunden erfordern würde" abholen.

Mit der Document Assembly von PracticeLeague wird eine Internetverbindung an den Anbieter gesendet. "Nachdem die erforderlichen Dokumente über die Verbindung hochgeladen wurden, beginnt die Anwendung, Fragen wie die Klasse eines Anbieters, Zahlungsbestimmungen usw. zu stellen. Nachdem diese Fragen beantwortet wurden, wird ein bereitwilliger Vertrag von der Maschine mechanisch an Ihre Rechtsabteilung weitergeleitet prüfen und akzeptieren ", sagt Kulkarni.

Auf der anderen Seite, wenn der Pharmaunternehmen eine Untersuchung oder Zusammenfassung seiner zahlreichen Dateien verlangt, die er bei den Anbietern selbst erhält, werden die Dateien von beiden Parteien ausgetauscht, beispielsweise wenn er sich dafür registriert. PracticeLeague verwendet Watson. Laut Kulkarni "extrahiert Watson bestimmte Teile" ihrer Vereinbarung als Instanz, Vertragsform, Verpflichtungen oder Befugnisse oder als Eventualklausel. "Anstatt die Details manuell auszuwählen, werden sie auf dem Display der Person angezeigt, die sie überprüft", fügt er hinzu.

Nehmen wir im Gegenteil an, die Maschine hat ein bestimmtes Detail nicht erkannt? Für solche Bedingungen hat PracticeLeague eine Schnittstelle generiert, über die der Analyst mehr Informationen in die Maschine zurückspeisen kann, sodass genau das gleiche nur von Watson in einem anderen Moment ausgewählt werden kann. "Die KI wird mit zunehmender Anzahl von Informationen besser", sagt Kulkarni.

Wanbury und auch Khaitan und Co. sollen dennoch mit der Verwendung des KI-Instruments beginnen, aber die Funktion KI bei der Verbesserung der Prozesseffizienz realisieren. "Obwohl ich das KI-Tool nicht verwendet habe, könnte es sich wiederholende Aufgaben von autorisierten Fachleuten automatisieren und die wahrscheinlichen Alternativen angeben, die in einer rechtlichen Situation zu erhalten sind", erklärt Lotlikar aus Wanbury. Sie fügt jedoch hinzu, dass aus rechtlicher Sicht "Ansätze, die an Menschen gedacht werden, ebenfalls wichtig sein können und nicht in eine Methode eingespeist werden können".

"KI wird uns in kürzeren Durchlaufzeiten helfen, zum Beispiel bei der Due Diligence von Verträgen", erklärt Ghose von Khaitan and Co. Weiter. Bestimmt durch das Erfordernis menschlichen Eingreifens, fügt er hinzu: "Zum Beispiel könnten bestimmte Wörter falsch geschrieben werden." und folglich für das System nicht lesbar sind, oder bestimmte Klauseln können anders übersetzt werden. Sie benötigen also jemanden, der die Anweisungen manuell erlebt. "

Derzeit arbeitet PracticeLeague mit Google und Amazon zusammen, um ihre KI-Technologien in seine Alternative zu integrieren, und beabsichtigt dann, auch mit Microsoft zusammenzuarbeiten.