HR-afdelingen er en almindelig afdeling i næsten alle virksomheder uanset hvilken branche de arbejder i.
HR eller menneskelige ressourcer er en uadskillelig del af enhver virksomhed, der spænder fra små til store virksomheder. Proceduren for at styre og erhverve dygtige medarbejdere er forbedret på en fremtrædende måde gennem årene. I dag er den på grund af kompleksiteten i denne afdeling også opdelt i flere underkategorier. Disse inkluderer primært rekruttering, ombordstigning og fastholdelse af medarbejdere.
Hvert formål betjenes af forskellige slags mennesker i denne afdeling. Der er rekrutterere, der tager de bedste medarbejdere til flere afdelinger. Fastholdelsesledernes hovedfunktion inkluderer oprettelsen af et sundt arbejdsmiljø i enhver organisation. Bortset fra at der er trænings- og udviklingsledere, der hjælper medarbejderne med at udvikle deres færdigheder. Derudover er der HR-generalister, der hjælper med alt, hvad der sker i HR-afdelingen.
Der er en række processer, der kan vise sig at være meget komplekse. I dette scenarie har enhver organisation brug for software, der kan hjælpe med at forenkle de HR-relaterede processer. Men for det er der flere ting, som man har brug for at vide.
Typer af HR-software:
I dag er der mange produkter på markedet lavet af et CRM-udviklingsfirma, der kan hjælpe HR-styring. HR-softwaren kan hjælpe virksomheder over hele verden med at spore og rapportere næsten alle slags processer, fra medarbejdere ombord til ledelse af deres præstationer. Der er hovedsageligt tre kategorier, hvor HR-softwaren kan kategoriseres fra nu af. De er kategoriseret ud fra deres funktionalitet. Den første er HRIS (Human Resource Information System), den anden er HCM (Human Capital Management), og den tredje er HRMS (Human Resource Management Systems). Alle disse har forskellige funktioner og formål. CRM-udviklingstjenester har ændret den måde, HR-afdelinger arbejdede på.
- De komplekse data, der er relateret til processen med rekruttering, performance management, fordele administration og lønningspor, spores af HRIS. To af de mest populære og vigtige HRIS-softwareløsninger er BambooHR og open source-softwaren OrangeHRM.
- HR-afdelingen kan bruge HCM-systemerne til at erhverve medarbejderne og derefter investere i deres overordnede udvikling gennem kvalitetsintegreringsprocessen, sporing af forestillinger og planlægning af lønningerne. Til evaluering og styring af personalets ydeevne er der en applikation ved navn Zugata, der tilbyder avancerede løsninger.
- HRMS-systemernes funktionalitet svarer til HCM-systemet. HRMS-systemerne beskæftiger sig primært med opgaver som lønningsliste, tid og ledelse af arbejdskraften. Der er nogle løsninger som Zenefits, der giver deres brugere nogle avancerede funktioner som ombord- og offboarding af medarbejdere og også alarmer, der er automatiserede.
Alle disse tre kan have nogle forskellige typer funktioner i sig, men i deres kerne tilbyder de den samme funktionalitet som deres brugere. Hvis vi ser på det generelt, så er HRIS den overordnede type, der inkluderer både HCM- og HRMS-systemer i sig selv. Når en virksomhed beslutter om den rigtige type HR-software, der skal bruges, betyder softwaretypen og navnet på softwaren ikke rigtig noget, hvad der virkelig betyder noget er de funktioner, der tilbydes af den.
Virksomhederne kan ansætte et brugerdefineret softwareudviklingsfirma for at få de funktioner, det ønsker i sin egen HR-applikation. Softwareudviklingstjenester er nu avancerede nok til at imødekomme alle virksomhedernes behov.
Forståelse af arbejdet med HRIS (Human Resource Information Systems):
Det er blevet nævnt i artiklen før, at HRIS har mest funktionalitet blandt alle de tre kategorier af HR-softwaren, fordi den har funktionerne og funktionerne i begge de to andre typer, nu er det tid til at vide om det i detaljer. Denne type software kaldes undertiden også "talent management" -softwaren, da de er i stand til at styre medarbejdernes fulde cirkel, og trinene i det vil blive beskrevet yderligere i artiklen.
1. Rekruttering:
Processen med rekruttering er meget kompleks, der er mange opgaver, der skal styres meget pænt, ellers kan der være problemer med kvaliteten. Opgaverne i rekrutteringsprocessen er at samle kravene til en potentiel kandidat til stillingen, placere en ledig stilling i jobbrædderne, derefter tage interviews med kandidaterne på listen og endelig beslutte, hvilken kandidat der er bedst og skal ansættes.
Så det er et eksempel at forstå, hvordan HR-softwaren kan hjælpe HR-lederne i rekrutteringsprocessen. Inden for en virksomhed ved navn Zenefits kan HR-lederne udfylde oplysningerne for stillingerne i jobbet og derefter skubbe disse jobstillinger videre til et populært websted for beskæftigelse / jobsøgning. Der er en applikation med navnet Workable, der gør ansættelsesprocessen meget let ved at give rekruttereren en mulighed for at spore ansættelsesstatus, planlægge interviews, evaluere kandidaterne med deres karakterark og derefter oprette rapporter med henblik på fremtidige overvejelser. Softwareudviklingstjenesterne har gjort HR-operationer meget håndterbare.
2. Ombordstigning:
Processen med ombordstigning er meget vigtig og delikat, de medarbejdere, der tilslutter sig en virksomhed, kan muligvis have problemer med at tilpasse sig arbejdsmiljøet. Processen med onboarding har et veldefineret sæt procedurer, der sigter mod at håndtere nogle almindelige problemer, der kan opstå, når den nye medarbejder tilpasser sig det nye miljø. I dag er denne proces ikke kun bundet af regler, den er blevet meget mere kreativ, end den nogensinde var. Medarbejderne i HR-afdelingen skal kæmpe for at gøre ombordstigningsprocessen sjov og også imødekommende ved at organisere nogle uformelle begivenheder som frokoster og middage, første fredag aften med deres kolleger osv.
Der er HR-værktøjer som Hibob, der kan realisere funktionerne i onboarding ved at oprette og udvikle opgaver, der derefter tildeles de ansvarlige medarbejdere. Medarbejderne kan vælge at bekræfte eller afvise disse opgaver / opgaver inden for deres system, de kan også markere dem som afsluttede og kan også modtage underretninger om de opgaver, der afventer, og om de nyopstillede opgaver.
3. Sporing af forestillingen:
Sporing af medarbejdernes præstationer er meget vigtigt for moderne virksomheder. Det er en af de vigtigste faktorer, der hjælper dem i deres samlede udviklingsproces. Hver virksomhed ønsker at forbedre sig selv og også deres individuelle medarbejdere. Sporing af præstationen for hver enkelt medarbejder kan hjælpe virksomheden med at finde ud af en strategi, der kan hjælpe dem med at øge effektiviteten hos medarbejderne og organisationen.
Læs bloggen - Tre smarte enheder til at omdanne din virksomhed
Overvågning eller sporing af medarbejdernes præstationer kan også hjælpe med at motivere dem. HR-afdelingen kan udvikle et system, hvor de giver en vurdering af de medarbejdere, der klarer sig godt i en bestemt periode. Dette system kan øge den samlede produktion eller tjenester i organisationen. Der er personlige udviklingsplaner til at spore medarbejdernes præstationer i en organisation, dette er i overensstemmelse med reglerne i den organisation. Præstationslister og personlige interviews bruges også, og målet med at gøre alt dette er at evaluere udviklingen eller fremskridt hos hver enkelt medarbejder.
De moderne organisationer er begyndt at bruge nye værktøjer til at spore deres medarbejderes præstationer. De implementerer muligvis funktioner som personlige dashboards, der viser det visuelle overblik over fremskridt, meddelelser om indsendelse af rapporterne og afkrydsningsfelter. Alt dette kan hjælpe med at overvåge medarbejdernes fremskridt. Der er applikationer som nemlig, der giver medarbejderne mulighed for at sætte mål for sig selv. Medarbejderne kan senere markere dem som færdige, når de er færdige. Disse moderne applikationer giver også HR-afdelingerne adgang til de ansatte, så de kan analysere deres præstationer.
4. Forvaltning af fordelene:
Fordele er kompensationerne til medarbejderne indirekte, og de er forskellige på tværs af alle virksomheder. Nogle af de fordele, der gives til medarbejderne, er på grund af loven, som f.eks. Feriepakker, sygefravær og barselsorlov. Virksomhederne leverer fortrinsvis fordele til deres medarbejdere, fordi de ønsker at øge fastholdelsen. De ønsker at tilbyde konkurrencedygtige pakker til de ansatte, som de mener har det potentiale, de har brug for. Hvis der skal tages et eksempel på en medicinsk fordelspakke, er der fordele, der inkluderer tandpleje og synspleje. Desuden er forsikring for utilsigtet handicap og nogle fitnessrelaterede fordele inkluderet i den.
Læs bloggen - Avancerede værktøjer til din HR-afdeling for at rekruttere bedre kandidater
HR-softwaren, der bruges af virksomhederne, forsøger at automatisere fordelene så meget som muligt. Dette gøres ved at udvikle en ydelsesplan og tildele medarbejderne disse planer. Dette er den metode, der bruges af HR-styringssoftwaren Zenefits til at strømline fordelingsstyringen, dette eliminerer også behovet for et komplekst regneark.
5. Uddannelse:
Uddannelse og undervisning af medarbejdernes nye færdigheder er meget vigtig i dag. Tendenser ændrer sig meget hurtigt, også teknologierne. Medarbejderne har brug for at forbedre sig selv og også lære om alt nyt, der er relateret til deres arbejdsområde. Organisationerne underviser deres medarbejdere om de ting, de føler er vigtige for dem. Dette kan forbedre effektiviteten for den enkelte medarbejder og i sidste ende forbedre organisationens effektivitet. HR-chefens ansvar her er at organisere træningsbegivenheder for de ansatte. Styring af træningsprocessen kan også nogle gange blive udfordrende. Virksomhederne har specialister, og de har muligvis brug for forskellige uddannelsesstrategier. Dette gør HR-job til at organisere træningsbegivenheden lidt kompleks.
Ligesom Benefits Management med cloud computing-tjenester strømliner også HR-softwaren træningsprocesserne. Det gøres ved at gøre dem automatiske processer i stedet for at planlægge dem i et regneark. For eksempel skal HR-lederne udvikle træningsbegivenheder og invitere medarbejderne til dem. De skal sende underretninger om en kommende milepæl. De skal også evaluere medarbejdernes fremskridt gennem hele træningsprocessen.
6. Løn:
De fleste mennesker tror, at opgaverne i forbindelse med lønning alle håndteres af økonomiafdelingen. Der er stadig nogle opgaver relateret til lønningslisten, der håndteres af HR-afdelingen. HR-ledere er stadig nødt til at håndtere spørgsmål som at spore oplysningerne om lønningerne til de ansatte, antallet af ferier, de er gået til, antallet af sygefravær osv.
Lønfunktionerne i HR-softwaren gemmer oplysningerne om alle fordele og kompensationer. Det kan også generere en rapport om en medarbejderes indtjening i en bestemt tidsperiode. Der er applikationer som Gusto, der tilbyder sine brugere meddelelser om deres kommende lønningsliste. Det har også et instrumentbræt, der viser medarbejderne antallet af timer, de har arbejdet og priser. Dette giver HR-ledere mulighed for at tilføje bonusser, provisioner og refusioner til lønningslisten.
Problemer der sker med HR-værktøjer:
De eksisterende værktøjer fra HR-afdelinger giver masser af nyttige funktioner. Men der er stadig et par ulemper, der skal diskuteres
1. Talrige værktøjer:
Intet HR-værktøj kan gøre alle de ting, der skal udføres af HR-afdelingen. En organisation har brug for mange HR-værktøjer for at gøre alle processerne i HR-afdelingen automatiske. For eksempel har virksomheden brug for en applikation, der kan tage sig af onboarding og offboarding, så har de brug for en anden app, der kan tage sig af fordele, lønningsliste og uddannelse, og på denne måde har de brug for mange værktøjer for at gøre processen fuldt automatisk. Brug af disse mange værktøjer på samme tid kan øge forvirringen og kan også være frustrerende.
Der er stadig nogle applikationer, der fungerer som en schweizisk kniv til HR-afdelingerne. Nogle applikationer kan dække den fulde cyklus af talentadministration, fra rekrutteringsprocessen til ombordstigning og fastholdelse. Disse applikationer er ret effektive for organisationer. Et brugerdefineret softwareudviklingsfirma kan lave en personlig applikation til organisationerne. På denne måde behøver de ikke bruge mange værktøjer.
2. Alle HR-værktøjer kan ikke engagere medarbejderne med HR-lederen:
Dette er en af de største ulemper ved at bruge HR-software. Der er noget HR-software, der ikke rigtig kan forbinde medarbejderne med HR-lederne, og det skaber et kommunikationsgab. I dag er der nogle HR-applikationer, der er i stand til at engagere ikke kun specialisterne i HR-afdelingen, men også økonomiledere og medarbejdere. Spørgsmålet kan opstå, hvorfor er det vigtigt at engagere medarbejderne i HR-softwaren?
For det første er størstedelen af de nye medarbejdere årtusinder, og de demonstrerer en avanceret tilgang til arbejdsprocessen. Disse nye medarbejdere er ikke kun interesserede i at få løn, de vil også lære nye færdigheder og vil være vigtige for deres organisationer. For det andet har internet- og sociale netværkssider gjort det meget let for folk at få viden om alt, hvad de vil have. Dette er grunden til, at CRM Development Company bør fokusere på at udvikle et produkt, der kan give både medarbejdere og HR-ledere mulighed for at engagere sig.
3. Dårlig brugergrænseflade:
For det meste er brugergrænsefladen og brugeroplevelsen af denne software dårligt designet. Brugerne har svært ved at bruge de tilgængelige funktioner, og de går ofte vild. Applikationens struktur er kompleks, og det er derfor, brugerne ikke har adgang til alle funktionerne i applikationen. Dette er grunden til, at de fleste brugere er skuffede over HR-softwaren. Der er applikationer, der stadig ikke fungerer problemfrit på mobile enheder. Der er noget software, der ikke engang har en mobilversion. I denne moderne æra har virksomheder brug for en HR-applikation, der har sin mobile version. CRM-udviklingstjenesterne skal holde sig opdateret med de nyeste teknologier. Forældede teknologier giver ikke virksomheder nogen fordele i dag.
Omkostningerne forbundet med at opbygge en HR-applikation
Der er mange faktorer involveret, der bestemmer omkostningerne ved enhver applikation relateret til personaleafdelingen. Funktionerne, der påvirker omkostningerne, er:
- Rekrutteringsmodul: Forventede omkostninger er $ 25.900 - $ 2900
- Onboarding-modul: Forventede omkostninger er $ 22.700- $ 25.200
- Sporing af ydeevne: Forventede omkostninger er $ 11.600 - $ 13.000
- Forvaltning af fordele: Forventede omkostninger er $ 11.600 - $ 13.000
- Træningsmodul: Forventede omkostninger er $ 13.000 - $ 14.400
- Lønmodul: Forventede omkostninger er $ 23.300- $ 25900
Afsluttende ord
HR-softwaren kan hjælpe organisationer med at opnå stor succes. Organisationerne kan også overveje SaaS-applikationsudvikling til deres HR-applikation. SaaS applikationsudvikling kan hjælpe organisationer på flere måder end en native platformbaseret applikation. Cloud Computing Services forbedres i meget hurtigt tempo. Små organisationer, der ikke har råd til en personlig applikation, kan bruge cloud-HR-applikationerne til deres drift ved at betale abonnementsgebyrerne. HR-software tager meget tid og penge at udvikle. Så små organisationer foretrækker cloud computing-tjenester.